ارسال و دريافت فكس

قابليت فكس در ويندوز به طور پيش فرض غير فعال است و لازم است براي استفاده از اين امكان آن را فعال نماييد. براي اين كار مراحل زير را انجام دهيد:

1ـ در كنترل پنل بر روي گزينه Printers and Faxes  دوبار كليك نماييد.

2ـ در پنجره Printer and Faxes در پنل سمت چپ روي Setup Faxing كليك كنيد.

3ـ با ابن عمل پس از چند لحظه پيغامي ظاهر مي شود كه از شما سي دي ويندوز XP را مي خواهد. سي دي ويندوز XP را داخل درايو گذاشته و  مراحل نصب را دنبال نماييد.

پيكربندي فكس

1ـ پنجره   Printer and Faxes را باز كرده و در پنل سمت چپ بر روي Install a local Fax Printer كليك نماييد.

2ـ گزينه Send Fax فعال مي شود . در پنل سمت راست بر روي گزينه Fax دوبار كليلك كنيد تا پنجره Fax Configuration Wizard باز شود .اطلاعات خواسته شده را تكميل و Next نماييد.

3ـ مطابق شكل 1 در پنجره بعدي مودم نصب شده سيستم را انتخاب و پارامترهاي مختلف را تنظيم نماييد. نكات مهم در اين قسمت:

• مي توان تعيين نمود سيستم فقط فكس را ارسال يا دريافت نمايد.

• در صورتيكه دريافت فكس فعال گردد مي توان تعيين نمود كه سيستم اتوماتيك در حالت دريافت فكس رفته يا توسط كاربر دريافت فكس آغاز گردد.

شكل 1

4ـ در صفحه بعد يك نام مشخص براي TSID در نظر بگيريد.

5ـ در پنجره بعد نيز يك نام براي CSID انتخاب و تايپ نماييد.

6ـ در پنجره Routing Option مطابق شكل 2 مسير ذخيره شدن فكس ها را مشخص كنيد و در صورتيكه بخواهيد فكس بعد از دريافت چاپ شود ، قسمت Print it On  را انتخاب نماييد.

شكل 2

نكته : در صورتيكه نياز به تغييراتي در  مراحل فوق داشته باشيد مي توانيد مجددا با دوبار كليك كردن روي Fax در پنجره Printer and Faxes و انتخاب گزينه Configure Fax از منوي Tools تغييرات لازم را انجام دهيد.

به اين نكته  نيز دقت داشته باشيد كه فرستادن و دريافت فكس مستلزم اين است كه كامپيوتر شما روشن و حداقل در حالت Stand By قرار داشته باشد.

نحوه ارسال فكس

براي ارسال فكس كافيست در پنجره Fax Console ، از منوي  File، گزينه Send a Fax را انتخاب كنيد. در هر مرحله ، ويزارد برنامه به شما براي ارسال فكس كمك خواهد كرد. به شكل 3 و4 و 5 و6 توجه نماييد.

شكل 3

شكل 4

شكل 5

شكل 6

دريافت فكس

به منظور دريافت فكس در پنجره Fax Console ، از منوي  File، گزينه  Receive a fax now را انتخاب كنيد. اما قبل از آن لازم به ذكر است كه مي توان سيستم را بگونه اي تنظيم نمود كه بعد از به صدا در آمدن صداي زنگ تلفن ، سيستم  اتوماتيك به حالت دريافت فكس برود و همچنين مي توان حالت دريافت فكس را بصورت دستي نيز تنظيم كرد ( به شكل 1 توجه نماييد ) . براي تنظيم نحوه دريافت در قسمت Tools ، گزينه Configure Fax را انتخاب نماييد.

فعال و غيرفعال كردن فكس

براي اينكار وارد قسمت Printers and Faxes شويد ، روي Fax كليك راست كنيد و گزينه Properties را انتخاب كنيد. از قسمت Devices با توجه به شكل 7 و 8  مي توانيد ارسال و دريافت فكس را فعال يا غيرفعال نماييد.

شكل 7

شكل 8

كاربرد عملي

حال نوبت به استفاده عملي از فكس رسيده است. يك متن كه قرار است براي كسي فكس نماييد را در MS Word تايپ نماييد. پس از اتمام تايپ از همان روش استانداردي كه براي چاپ فايل استفاده مي شود يعني از منوي File گزينه چاپ را انتخاب كرده و مطابق شكل 9 گزينه Fax را انتخاب كنيد و مراحل را با وارد كردن نام و شماره فكس گيرنده ادامه دهيد.

نرم افزار Talk Works Pro يكي از محصولات شركت سيمنتك است كه به دليل كارآيي بالا به طور گسترده توسط كاربران مورد استفاده قرار گرفته است. از مزاياي اين نرم افزار مي توان به نكات زير اشاره كرد:

1 ـ امكان ارسال و دريافت فكس بصورت دستي و خودكار با تنظيمات متنوع و پشتيباني زبان فارسي.

2 ـ تنظيم و راه اندازي منشي تلفني با پيام دلخواه و ضبط پيام ها بطور خودكار.

3 ـ امكان تبادل فايل ها بين دو كامپيوتر با فرمت باينري.

سيستم ارسال و دريافت و همچنين بخش Answering آن بسيار ساده و راحت است و نيازي به توضيحات خاصي ندارد. در ادامه ابتدا به بخش ارسال فكس و سپس به نحوه دريافت و در انتها نيز به سيستم Answering مي پردازيم.

شکل 1

• ارسال فكس :

پس از نصب نرم افزار ،برنامه يك پرينتر مجازي براي دريافت و ارسال در سيستم نصب مي كند.نصب اين پرينتر بسيار مهم است كه در ادامه به مورد استفاده آن اشاره خواهيم كرد.

ارسال فكس به دو روش امكان پذير است. بسته به اينكه بخواهيد فكس را بطور مستقيم از داخل خود نرم افزار و يا از محيط نرم افزارهاي ديگر( مانند MS Office ) ارسال كنيد مي توان روش مورد نظر را انتخاب كرد. بهترين حالت براي ارسال فكس ، ارسال از طريق نرم افزار هاي جانبي مانند MS Word مي باشد.

شکل2

شکل3

• ارسال فكس از طريق نرم افزار :

 در منوي Send گزينه Fax Send New را انتخاب كنيد تا پنجره اي مطابق شكل 1 باز شود. نام طرف مقابل ، شماره فكس و نام شركت را وارد و بر روي Next كليك نماييد.مطابق شكل 2 بايد نوع Cover ( صفحه اي كه متن تايپ شده در آن فكس مي شود ) موضوع . متن فكس را وارد و سپس Next كنيد.

در صفحه بعد، در صورتيكه بخواهيد مي توانيد يك فايل متني ( از نوع txt، doc ، ppt و ... ) را به متن اضافه كنيد. با انجام اين مراحل ، مقدمات ارسال فراهم مي گردد و صفحه اي مطابق شكل 3 باز مي شود. در صورتيكه بخواهيد فكس در زمان مشخصي ارسال شود بايد بر روي كليد Delivery كليك و موارد آن را تنظيم نماييددر غير اينصورت بر روي Finish كليك كنيد.پس از تائيد سيستم ، بطور خودكار شماره گيري كرده و فكس ارسال خواهد شد.

• ارسال از برنامه Word :

ابتدا متن مورد نظر را در برنامه Word تايپ و سپس در قسمت File بر روي گزينه Print كليلك نماييد.مطابق شكل 4 در قسمت Printer ، گزينه WinFax را انتخاب و Ok كنيد. مطابق آنچه كه در مرحله قبل گفتيم ، موارد را پر ( شكل 5) و در آخر بر روي Send كليك نماييد تا فكس ارسال گردد (توجه داشته باشيد كه اغلب براي اين روش از Cover Page  استفاده نمي شود) .

• ارسال فكس بصورت گروهي :

 امكان جالب اين نرم افزار ارسال فكس بصورت گروهي مي باشد.براي اين كار حتما بايد محتويات Phonebook را از قبل  پر كرده باشيد.به عنوان مثال بايد در دفترچه تلفن ، نام و شماره فكس افراد و يا شركت ها را وارد شده باشد.

براي ارسال فكس بصورت گروهي مي توانيد از يكي از دو روش قبل استفاده كنيد فقط توجه داشته باشيد كه در منوي صفحه Send مطابق شكل 6 از قسمت Address Book ليست گروهي را كه مي خواهيد براي آنها ايميل ارسال كنيد را با موس گرفته به قسمت Recipient منتقل كنيدو سپس بر روي Send كليك نماييد.

• دريافت فكس :

دريافت فكس به هر دو روش دستي و خودكار امكان پذير است. اما ابتدا بايد Setup برنامه براي سيستم دريافت تنظيم گردد.در روش اتوماتيك ، نرم افزار پس از سه يا چهار زنگ ( البته تعداد زنگ بستگي به تنظيمات دارد ) بطور اتوماتيك فكس را دريافت مي كند اما در روش دستي ( Manually Receive ) كاربر حتما بايد اقدام به دريافت كند در غير اينصورت نرم افزار به هيچ عنوان واكنشي نسبت به اين عمل نشان نمي دهد.

شکل 4

• دريافت خودكار:

 از منوي Tools گزينه Setup و سپس  Setup Program را انتخاب كنيد.

در قسمت Receive اطلاعات مربوط به مودم و تعداد زنگ هاي دريافت شده براي پاسخ دادن را تكميل كنيد( شكل 7)  و سپس به صفحه اصلي برنامه برگرديد. درToolbar بر روي Receive كليك و گزينه Automatic Receive را انتخاب كنيد.

• دريافت دستي :

براي دريافت فكس بصورت دستي پس از شنيدن بوق فكس از طرف مقابل ، در  Toolbar بر روي Receive كليك و گزينه Manual Receive را انتخاب كنيد .

• منشي تلفني : 

همانند دريافت فكس، براي راه اندازي منشي تلفني نيز بايد تنظيمات بخش  Receive مانند مودم و  تعداد زنگ انجام شده باشند. در بخش Receive بر روي گزينه Voice Answer كليك كنيد و گزينه… Stop Message After را بر روي 20  ثانيه تنظيم كنيد. اين گزينه به اين معنا ست كه نرم افزار پس از 20 ثانيه عمل ضبط صدا را قطع كند كه عملا هم كسي بيشتر از يك دقيقه پيام نمي گذارد.

شکل 5

شکل 6

• ضبط صدا :

يكي از موارد لازم براي بخش منشي تلفني ، پيغامي (  Greeting) است كه دستگاه به شخص تماس گيرنده مي دهد . نرم افزار يك سري پيام هاي آماده با موضوعات مختلف ( شركت در تعطيلات تابستاني به سر مي برد و يا پاسخگويي فعلا مقدور نمي باشد و ... )  دارد ولي به هيچكدام از پيام ها فارسي نيستند مجبور هستيد كه پيام مورد نظر خود را از طريق ميكروفون  ضبط كنيد براي اين كار موارد زير را  انجام دهيد:

در منوي Tools گزينهMachine Answering را انتخاب كنيد. صفحه دستگاه پيام گير ظاهر مي شود ( شكل 8 ) .

براي انتخاب پيامي كه بايد پس از برقراري تماس پخش شود، بر روي كليد Greeting كليك كنيد.در پنجره Greeting بر روي  Custom كليك نماييد.در پنجره Select Greeting مطابق شكل 9 بر روي علامت Rec كليك كنيد . پيام خود را از طريق ميكروفون ضبط و بر روي كليد Stop كليك نماييد.براي ذخيره پيام بر روي كليدي كه كنار Rec قرار دارد كليك و سپس آن را به يك نام  دلخواه ذخيره كنيد پنجره آن را ببنديد.بر روي Import كليك و فايلي كه ذخيره كرده بوديد را Open و در آخر بر روي Add to Prerecorded كليك و Ok كنيد.با اين عمل پيام ضبط شده شما ، به عنوان پيام اصلي قرار مي گيرد.

• دريافت و پخش پيام :

براي دريافت خودكار پيام و حتي فكس بر روي Menu ( شكل 8 ) كليك و گزينه Automatic Receive  را انتخاب نماييد.

نرم افزار پس از دريافت پيام ، تعداد پيام هاي جديد را نمايش مي دهد و مي توانيد آنها را گوش كنيد.

سخن پاياني

سوالي كه ممكن است در اينجا مطرح شود اينست كه براي دريافت اتوماتيك فكس و سيستم پيام گير ، كامپيوتر حتما بايد 24 ساعته روشن باشد و اين مورد ممكن است به كامپيوتر ضرر برساند و هزينه مصرف برق هم زياد شود.اما لازم است كه بدانيد روشن ماندن مداوم كامپيوتر ضررش كمتر از روشن و خاموش كردن پي در پي آن مي باشد. شوك ناشي از روشن شدن كامپيوتر ضرر بسيار بيشتري نسبت به روشن ماندن  طولاني مدت دارد. راه حل آن هم ساده است :

1ـ مانيتور را در مواقعي كه با كامپيوتر كار نداريد ( بيشتر از يك ساعت ) حتما خاموش كنيد.

2ـ تنظيمات Power Management را به گونه اي تنظيم كنيد تا سيستم بعد از مدت معيني به حالت Standby برود.

شکل 7

شکل 8

شکل 9