موارد مهم در انبار گردانی

                                                تهيه مقدمات شمارش
  به منظور فراهم نمودن مقدمات شمارش و انجام آن به نحو مطلوب ، بدون وفقه و منطبق با اصول و ضوابط ، علاوه بر آماده سازي فرمها و تهيه ابزار و وسائل انجام كار ، انجام اقدامات و همچنين موارد زيرتوسط افراد يا فسمتهاي ذيربط ضروري مي باشد:
 ۱-۱-اقدامات مسئول انبار (مهم)
الف – موجوديها بايد مرتب و به شكلي قرار داده شود كه به آساني  قابل رؤيت وشمارش بوده بطوريكه محتاج بررسيهاي پيچيده و طولاني نباشد و حتي الامكان كليه اقلامي كه داراي ماهيت مشابه مي باشند دريك محل نگهداري شود.در صورتيكه جمع آوري و نگهداري اقلام مشابه دريك محل مقدور نباشد بايد قبل از شروع شمارش محلهاي استقرار اين گونه اقلام طي صورتي ، مشخص و در اختيار هماهنگ كننده وحسابرس ناظر قرار گيرد تا از طريق سرپرست شمارش انبار به گروههاي مربوط تسليم گردد.
ب- قبل از آغاز عمليات شمارش ، برگه هاي شمارش كه مشخصات اقلام در آنها درج گرديده ، بايستي توسط مسئول انبار روي اقلام مربوط الصاق شود. 
پ- اقلام ناباب ، ضايعات و اقلام راكد يا بدون مصرف و همچنين موجوديهاي اماني ديگران نزد شركت حتي الامكان بايد جدا از ساير موجوديها قرار داده شوندو صورت اين گونه اقلام نيز بايستي به هماهنگ كننده و نماينده  حسابرسي تسليم گردد
ت - آخرين شماره برگه هاي رسيد انبار ، حواله انبار ، برگشت به انبار وساير مدارك بايستي قبل از شروع شمارش به هماهنگ كننده و نماينده  حسابرسي گزارش شود تا مبناي كنترل نقل و انتقالات موجوديها .مربرط به دوره ما لي قرار گيرد.
ث - صورت كليه اقلامي كه براي آنها مجوز خروج از انبار صادر شده ولي هنوز اجناس مزبور تحويل نگرديده اند ، بايستي به هماهنگ ¬كننده و نماينده  حسابرسي داده شود تا اين گونه اقلام در تعيين دقيق موجوديهاي متعلق به شركت منظور گردد.
ج - در حين انبار گرداني، انبار دار موطف به راهنمائي و پاسخگويي موارد شمارش بوده و نبايست هيچگونه دخالتي در امر شمارش نمايد.
د - از كليه اقلام متعلق به شركت كه به صورت اماني نزد ديگران نگهداري ميشود  صورتي تهيه دراختيار هماهنگ كننده و حسابرس ناظر قرار مي گيرد.
۲-۱- اقدامات ساير واحدها
 الف ـ مسئولين تداركات و فروش شركت حتي الامكان بايد برنامه خريد و فروش را طوري تنظيم كنند كه از تاريخ شروع انبار گرداني، جنسي به انبار وارد و يا از انبار صادر نگردد تا از ايجاد وقفه در امر شمارش جلوگيري شود.
ب ـ واحدها بايستي ترتيبي دهندتاتمام احتياجات آنان در طول دوره شمارش ، قبل از آغاز عمليات شمارش از انبار تحويل گرفته شود.
ج ـ واحدها موظفند كليه اقلام اضافي را قبل از انبارگرداني به انبار ا نتقال دهند.

3-۱-اقدامات امور مالي
كليه كارتهاي موجودي انبار و كارتهاي حسابداري انبار حتي¬الامكان بايستي قبل از آغاز شمارش بهنگام شود وهمچنين كليه تگها روز قبل از شمارش در اختيار مسئول ا نبار قرار گيرد.

                                        نکات قابل توجه در تهيه دستورالعمل انبارگرداني

1- نکاتي که بايد قبل از شمارش از طرف مسئولين شرکت مورد توجه قرار گيرد :

1-1- انتخاب شخصي مسئول بعنوان هم آهنگ کننده انبار گرداني ، اين شخص سرپرستي عمليات شمارش را بعهده خواهد گرفت .
2-1- دستور العمل تهيه شده توسط هم آهنگ کننده کاملا مورد بررسي قرار خواهد گرفت و در صورت وجود اشکال و قبل از شروع عمليات شمارش بايد با مسئولين شرکت و موسسه حسابرسي تماس حاصل شود
.3-1- روزها و ساعات شمارش انبار بايد مشخص گردد و به قسمتهاي مختلف بصورت کتبي اطلاع داده شود که انبار در روزهاي تعيين شده تعطيل خواهد بود ، لذا لازم است جهت برآورد احتياجات خود قبل از روزهاي تعيين شده به انبار مراجعه نمايند ( متذکر مي شود ، هرگاه در حين انبار گرداني بنابر ضرورت احتياج به نقل و انتقال موجوديها باشد ، بايستي کليه نقل و انتقالات تحت نظارت حسابرسان انجام گيرد )
4-1- گروههاي شمارش بايد با ذکر اسامي قبلا تعيين و آموزش کافي داده شوند . لازم است به آنان تذکر داده شود تا در حين عمليات اگر به مسئله اي برخورد نمودند بايد با هماهنگ کننده موجودي برداري تماس حاصل نمايند .
5-1- هم آهنگ کننده موجودي برداري قبلا انبار يا انبار ها را مورد بازديد قرار دهد و مطمئن گردد که :
1-5-1- اقلام به شکلي چيده شده باشد تا شمارش به آساني انجام پذير باشد .
2-5-1- موجوديهايي که به آساني شناخته نمي شوند با کمک مسئولين انبار و نوشتن شماره صحيح يا شرح کامل ، مشخص شوند .
3-5-1- اقلام ناباب ، اسقاط و همچنين اجناس بدون استفاده از ساير اقلام جدا شده باشند .
4-5-1- براي آنکه موجوديهاي اماني ( اجناس ديگران نزد شرکت ) در شمارش موجوديهاي شرکت به حساب نيايند بايد از ساير موجوديها جدا و مشخص چيده شوند .
5-5-1- نام و ساير مشخصات اجناس بطور واضح نوشته شده و بر روي قفسه اجناس يا خود اجناس نصب يا گذارده شده باشد .
6-1- براي آسانتر شدن امر شمارش بايد برگه هاي شمارش در دونسخه تنظيم و از پيش آماده و شماره گذاري شده باشد . هم آهنگ کننده موجودي برداري مسئول کنترل صدور اين برگه ها بوده و لازم است که حساب تعداد برگه هاي صادر شده ( تسليم شده ) به شمارش کنندگان را نگهدارد . براي کنترل دقيق برگه ها لازم است برگه هاي باطل شده ( به هر دليل ) همراه با برگه هاي استفاده شده به هم آهنگ کننده تسليم گردد .
7-1 – پيش از اجراي موجودي برداري آخرين شماره مدارک ثبت گردش موجوديها مانند صدور کالا ، رسيد کالا و غيره به هم آهنگ کننده موجودي برداري گزارش گردد .
8-1- مشخصات و تعداد ( مقدار) اجناس موجود در قسمت دريافت کالا به هم آهنگ کننده موجودي برداري اطلاع شود تا ايجاد بدهي براي شرکت قابل کنترل باشد .
9-1- تسليم گزارش اجناس موجودي در قسمت صدور کالا نيز مانند بند فوق بايد به هم آهنگ کننده موجودي برداري اطلاع داده شود تا اطمينان حاصل شود ، براي اين دسته از اجناس فاکتور صادر گرديده است يا جزو موجوديها به حساب آمده است .
10-1- براي جلوگيري از شمارش مجدد و يا شمارش نشدن قسمتي از موجوديها لازم است در مدت زمان موجودي برداري جابجايي اجناس بين قسمتهاي مختلف تا آنجا که ممکن است انجام نشود .

 2- مواردي که بايد طي شمارش مورد توجه قرار گيرند :
1-2- موجودي برداري  بوسيله گروههاي دو نفري انجام شود . يک فرد عمل شمارش را انجام داده و فرد ديگر ضمن تائيد شمارش آنرا ثبت نمايد . تا آنجا که امکان دارد يکي از افراد گروه دو نفري بايد بگونه اي انتخاب گردد که با موجوديها آشنا بوده و به آساني بتواند نوع و مشخصات موجوديها را با مشخصات ثبت شده تطبيق داده و در صورتيکه مشخصات بر روي اجناس نصب نشده باشد بتواند مشخصات و نوع اجناس را تشخيص دهد .
1-1-2- چنانچه موجوديهايي بر اساس وزن ثبت مي شوند ، اطمينان حاصل شود تا وسايل لازم براي توزين موجوديها در دسترس باشد .
2-2- ترجيحا ، موجوديها دو بار و هر بار وسيله يک گروه دو نفري متفاوت شمارش گردد .
3-2- براي جلوگيري از دوباره شمارش شدن يا شمارش نشدن پاره اي از موجوديها ، شمارش بايستي به شکل اصولي انجام پذيرد مثلا موجوديها را رديف به رديف ( از ابتدا تا انتها ) شمارش نموده و اجناس شمارش شده را با علامت گذاري مشخص نمايند .
4-2- امضاء تمام برگه هاي شمارش و هرگونه اصلاح در آنها وسيله هر دو گروه شمارش کننده ضروري است .
5-2- موجوديهاي معيوب ، فاسد ، کم مصرف و غير استاندارد بايد با ذکر مورد در برگه ها ثبت گردد .
6-2- بطور نمونه بايد محتويات تعدادي از موجوديهاي سربسته توسط گروههاي شمارش کننده مورد شمارش قرار گيرد .
                                 
3- مواردي که بايد پس از پايان موجودي برداري مورد نظر قرار گيرد :
1-3- کليه برگه هاي شمارش ( شامل برگه هاي استفاده شده ، باطل شده و استفاده نشده ) براي هم آهنگ کننده موجودي برداري براي کسب اطمينان از استفاده درست و بجا از تمام برگه هاي شمارش ارسال شوند .
2-3- چنانچه نتيجه شمارش توسط دوگروه اختلافي را نشان دهد يا نتيجه شمارش با مدارک دائمي موجوديها اختلاف داشته باشد ، شمارش دوباره آنها با حضور هر دو گروه شمارش کننده و حسابرسان براي مشخص نمودن عدد نهايي و درست لازم مي باشد .
3-3- پس از خاتمه شمارش ، چنانچه هرگونه اصلاحي در برگه هاي شمارش لازم باشد بايد هرگونه اقدام با آگاهي حسابرسان و تائيد هم آهنگ کننده موجودي برداري باشد .
4-3- بايد نتيجه بدست آمده با مدارک دائمي ( در صورتيکه وجود داشته باشند ) و حساب کنترل در دفاتر مقايسه شوند .
5-3- بررسي مغايرات و اصلاح مدارک پس از تائيد هم آهنگ کننده موجوي برداري امکان پذير خواهد بود .
6-3- برگه هاي شمارش و صورت جلسات بايد بوسيله کليه مسئولين ( شمارش کنندگان ، هم آهنگ کننده موجودي برداري و حسابرس داخلي ) امضاء شود .
7-3- يک نسخه از دو نسخه مورد استفاده بايد بلافاصله براي حسابرسان ارسال شود .