وظایف کمیته روابط عمومی در همایش ها

می تواند ابزار مناسبی برای دست یابی به اهداف مورد نظر هر گرد همایی باشد . به نظر می رسد کمیته روابط عمومی همایش  با تقسیم به کار گروههای ذیل می تواند منسجم تر و بهتر در انجام وظیفه محوله کوشا باشد .

الف. کار گروه ارتباط رسانه ای <?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" />

ب .""""" تبلیغات

ج.  """"" سمعی وبصری

د . کارگروه اینترنت

ه.  """"" انتشارات

و .  """"" سنجش و ارزیابی

الف . کارگروه ارتباط رسانه ای :

1.         تهبه و تدوین اخبار ، اطلاعیه ها و تنظیم و اجرای سیاستهای خبری...

2.         ارتباط با رسانه های گروهی و هماهنگی با خبرنگاران برای پوشش خبری مناسب اخبار همایش

3.         ارسال دعوتنامه مراسم افتتاحیه و اختتامیه برای رسانه های جمعی

4.         تهیه و ارسال اخبار همایش به رسانه های جمعی و پیگیری انعکاس مناسب اخبار همایش در رسانه ها

5.         ارسال فراخوان مقالات برای درج در رسانه های جمعی

6.          تهیه و چاپ گزارش همایش قبل و بعد از برگزاری همایش در قالب گزارش آگهی ( رپرتاژ) در رسانه ها  

7.         برگزاری مصاحبه مطبوعاتی دبیر همایش برای بیان موضوعات همایش

8.          هماهنگی به منظور حضور دبیر هماییش در استودیوی خبر صدا و سیما

9.         تهیه و تدوین بولتن جراید که اخبار همایش را انعکاس داده اند

 

ب. کار گروه تبلیغات :

1. اجرای امور خطاطی ، طراحی و گرافیک ، پارچه نویسی ، بنر و تهیه تیزر تلویزیونی و تراکت تبلیغاتی و خیر مقدم و..

2.تهیه و توزیع اقلام تبلیغاتی ( خودکار ، فولدر ، کیف ، بروشور و ... )

3.تبیلغات داخل و خارج سالن و تزیین سالن و فضا سازی های مورد نیاز و تهیه لیبل معرفی سخنرانان و اعضای پانل 

4. برنامه ریزی برای بازدید از مراکز دیدنی شهر و استان محل برگزاری همایش

 5. تهیه ارم و لوگوی همایش و طراحی سربرگ a4, a5  همایش

6. طراحی دعوت نامه افتتاحیه و اختتامیه همایش

7. تهیه شعار همایش

8. طراحی کارتهای شناسایی عوامل اجرایی همایش

9. تهیه و چاپ بروشور اطلاعات مورد نیاز شرکت کنندگان و نقشه و کروکی شهر و مکان برگزاری همایش

10. تهیه نماد و پرچم سازمانهای مشارکت کننده در همایش

ج. کار گروه سمعی و بصری :

1. مستندسازی همایش  و تهیه و تدوین فیلم و عکس مراحل برگزاری همایش

2.اجرای تمام امور عکاسی و فیلمبرداری و سمعی و بصری و صوتی و تصویری همایش

3. تهیه سرود جمهوری اسلامی ، سرودها و کلیپهای مورد نیاز

4. تهیه میکروفونهای مورد نیاز

5. تهیه تجهیزات مورد نیاز برای ارائه مقالات نظیر اپک ، اورهد ، اسلاید ، ویدیو پروژکتور و ....

د . کار گروه اینترنت :

1. ایجاد وب سایت و وبلاگ ویژه همایش

2.قراردادن اخبار همایش در شبکه اینترنت به منظور اطلاع رسانی به علاقه مندان

3.قراردادن لینک همایش در وب سایت سازمانهای مشارکت کننده

4.استخراج و جمع آوری مطالب مرتبط با همایش از اینترنت

5.راه اندازی خبرنامه الکترونیکی همایش و ارسال اخرین اخبار از طریق پست الکترونیکی برای متقاضیان

ه. کار گروه انتشارات :

1. تکثیر مدارک و مستندات مورد نیاز همایش

2.تهیه و تدوین خبرنامه و مجموعه مقالات

3. چاپ پوستر همایش

4.تکثیر فراخوان مقالات ( تهیه توسط کمیته علمی و اجرایی )

و. کار گروه سنجش و ارزیابی :

1. تهیه و تدوین فرم نظرسنجی به منظور ارزیابی شرکت کنندگان از موضوعات همایش

2. جمع بندی فرمهای نظر سنجی و ارائه آن به مقامات ذیربط

3. جمع اوری نظرات ، پیشنهادها ، خاطرات ، دیدگاهها و ...

4. تهیه پیام از یک مقام مسوول کشوری برای قرائت در مراسم افتتاحیه و اختتامیه

نکات مهم در برگزاری مطلوب همایش که باید توسط کمیته روابط عمومی لحاظ شود

1.     اگر زمان گردهمایی با برخی وقایع مهم ملی و مذهبی ( نظیر دهه مبارکه فجر ، ماه محرم و.... ) تلاقی پیدا کند انعکاس اخبار همایش تحت الشعاع این وقایع قرار خواهد گرفت . 

2.         ارسال کلیه مصوبات و صورتجلسات سایر کمیته ها به کمیته روابط عمومی الزامی است.

3.         مراسم افتتاحیه و اختتامیه بهتر است به صورت ذیل هماهنگ شود :

الف . مراسم افتتاحیه : پخش سرود ، قرایت قران کریم ، سخنرانی و خیر مقدم دبیر یا رییس  همایش ، قرایت پیام از یک شخصیت کشوری ، سخنرانی مقام مسوول استانی یا کشوری

ب. اختتامیه : سرود ، قران ، جمع بندی و ارائه نتایج توسط دبیر علمی همایش ، قرائت قطع نامه ، اهدای هدایا و تقدیر از اعضای ستاد اجرایی و برگزاری کنندگان ، تهیه عکس یادگاری

تبصره : تعیین قاری و مجری بر عهده کمیته روابط عمومی همایش می باشد .

4. تامین امکانات مورد نیاز رسانه ها ( تسهیلات حمل و نقل و اختصاص چند خط مستقیم تلفن و فاکس ) اثر مستقیم بر انعکاس اخبار همایش دارد .

5.  بودجه و تجهیزات مورد نیاز کمیته روابط عمومی باید به دقت و توسط اعضای کمیته تخمین زده شده و به کمیته پشتیبانی و مالی اعلام شود.

6. مدیر روابط عمومی سازمان برگزار کننده در همایشهایی که با مشارکت چندین سازمان و نهاد برگزار می شود بهتر است به عنوان دبیر و یا مسوول کمیته روابط عمومی انتخاب شود .

از مدیران محترم روابط عمومی و صاحبنظران علوم ارتباطات و روابط عمومی تقاضا می کنم نظرات ، پیشنهادها و انتقادات خویش را به منظور تکمیل این مقاله از طریق پست الکترونیکی [email protected]به اینجانب اعلام نمایند.


مطالب مشابه :


گزارش سومین همایش جوان و انتظار 12 تیرماه 91

معرفی جوانان برتر شهرستان - گزارش سومین همایش جوان و انتظار 12 تیرماه 91 - هرگز ناامید نشو .




یا لطیف.جلسه مجازی هم اندیشی و تقسیم وظایف برای جشن قرانی ورودی های بهمن

هدفهای همایش: خودش داشته باشد وهمچنین فرم نظرسنجی در مورد برنامه و یا شایدم فرم




فرم نظرسنجی

سومین همایش تجلیل از برترینهای علمی منطقه مسجد باب الحوائج سال دانلود فرم نظرسنجی بصورت pdf.




فرم نظر سنجی

رایانه کاردانش فنی و نظرى استان کرمان - فرم نظر سنجی - - رایانه کاردانش فنی و نظرى استان کرمان




نظرسنجی شماره1- دی 1390

پزشکی بالینی - نظرسنجی شماره1- دی 1390 - برای اطلاع از آخرین همایش های پزشکی می توانید پیگیر




فرم نظرسنجی در مورد تغییر نام رشته

وبلاگ گروهی کتابداران ایران - فرم نظرسنجی در مورد تغییر نام رشته - سمینارها و همایش های




مزايا و معایب نظرسنجي الكترونيك

همایش روابط عمومی، رسایی، جذابیت ، ارسال فرم نظرسنجی در قالب خبرنامه:




وظایف کمیته روابط عمومی در همایش ها

تهیه و تدوین فرم نظرسنجی به منظور ارزیابی نکات مهم در برگزاری مطلوب همایش که باید توسط




نظرسنجی اینترنتی

همایش روابط درمرسوم ترین نوع نظرسنجی اینترنتی ، فرم نظرسنجی در صفحه اول یا یک صفحه




دانلود فرم داوری اقدام پژوهی

مشاوره - دانلود فرم داوری اقدام پژوهی - ایران کنفرانس مرجع همایش و کنفرانس داخل و




برچسب :