کتاب اداره امور بایگانی
فهرست مطالب
پيشگفتار 15
بخش اول : اسناد و مدارك اداري
فصل اول : تعريف اصطلاحات
هدف و وظيفه مديريت اسناد. 20
اصول بنيادي مديريت اسناد. 20
تعريف اصطلاحات... 21
مديريت اسناد. 21
آرشيو ملي.. 21
اسناد جاري.. 21
اسناد نيمه‌جاري.. 21
مركز اسناد راكد. 21
تنظيم اسناد. 21
كد يا علامت رمز. 21
سند (مدرك) 22
فصل دوم : آشنايي با بايگاني
تعريف بايگاني.. 28
اهميت بايگاني.. 28
اهداف بايگاني.. 28
محل مناسب بايگاني.. 29
انواع بايگاني.. 30
1) بايگاني جاري.. 30
2) بايگاني نيمه‌جاري.. 30
3) بايگاني راكد. 30
اداره امور بايگاني.. 30
الف) نظام متمركز بايگاني.. 30
ب) نظام غيرمتمركز. 31
ج) نظام پراكنده 31
وظايف بخش بايگاني.. 32
ويژگي‌هاي تخصصي، شخصيتي و رفتاري مسئولان بايگاني و دفتري.. 32
فصل سوم: روش‌هاي طبقه‌بندي اسناد
تعريف طبقه‌بندي از نظر بايگاني.. 37
چرخه حيات اسناد. 38
اصول بايگاني.. 39
اصل آسان بودن.. 39
اصل قابليت اجرا 39
اصل قابليت انعطاف.. 39
اصل دقت و سرعت... 39
اصل افراد با صلاحيت... 39
اصل نظم و اصولي و منطقي.. 39
منطقي‌ترين نوع طبقه‌بندي مربوط به بايگاني.. 40
روش‌هاي تنظيم پرونده‌هاي اسمي.. 40
روش الفبايي ساده 40
ترتيب ثبت اسامي روي پوشه‌ها و دفاتر راهنما 40
روش شماره‌اي مسلسل.. 42
روش حرف و عدد. 43
روش شماره رمز الفبايي.. 44
روش موضوعي.. 47
روش تاريخي.. 47
بخش دوم: توانايي بايگاني مكاتبات اداري
فصل اول : بايگاني انواع نامه
نامه اداري.. 53
يادداشت اداري.. 54
انواع نامه اداري.. 54
نامه‌هاي وارده 54
نامه‌هاي صادره 54
نامه‌هاي محرمانه. 54
نحوه ثبت و نگاهداري «اسناد طبقه‌بندي شده». 56
لوازم و وسايل بايگاني.. 56
پوشه. 56
كلاسور 57
كارتن بايگاني.. 57
قفسه‌هاي بايگاني.. 57
ماشين دوخت... 57
ماشين منگنه. 57
زونكن.. 57
آشنايي با دفاتر بايگاني.. 58
دفتر اندكس بايگاني.. 58
دفتر ثبت پرونده 58
دفتر آمار بايگاني.. 59
انواع مهر‌هاي اداري.. 60
الف) مهر ورود. 60
ب) مهر برگ شماري.. 60
ج) مهر وزارت... 61
د) مهر اندكس.... 61
هـ) مهر پلمپ اسناد. 61
و) مهر بايگاني شده 61
فصل دوم: بايگاني اسناد و مدارك
حفاظت اسناد و مدارك... 66
جمع‌آوري اسناد و مدارك، آمار و ارقام جهت بايگاني.. 66
بايگاني فني.. 67
مدرك فني.. 68
شرح وظايف مسئول بايگاني فني.. 68
خصوصيات بايگان فني.. 68
مأموريت... 69
بايگاني اسناد مأموريت‌ها 69
گزارشات... 69
بايگاني اسناد گزارشات... 69
دستورالعمل‌ها 70
كاربرد و فايده دستورالعمل.. 70
انواع دستورالعمل.. 70
بايگاني دستورالعمل‌ها 70
بايگاني نقشه‌ها 71
تعريف نقشه و نقشه‌برداري.. 71
بايگاني نقشه‌هاي فني.. 71
اهميت خريد در سازمان‌ها 73
اهداف بخش خريد. 73
پنج اصل مورد توجه در خريد عاقلانه و رقابتي.. 73
انواع سيستم‌هاي خريد. 73
زمان مناسب خريد. 73
تعريف كالا. 74
پيش فاكتور 74
مزاياي خريد داخلي.. 74
مراحل خريد. 74
مزاياي خريد خارجي.. 74
گردش كار خريد خارجي.. 75
شيوه‌هاي پرداخت بهاي كالاها و خدمات به فروشندگان خارجي.. 75
نكات مورد توجه در عقد قراردادها 75
مراحل و نحوه بايگاني اسناد و مدارك انبار 76
نحوه بايگاني اسناد مالي.. 78
نحوه بايگاني اسناد پرداخت... 79
نحوه بايگاني اسناد خريد در امور مالي.. 79
بخش سوم: آشنايي با پرونده و كدگذاري آن دركامپيوتر
فصل اول : تشكيل پرونده اداري
تعريف پرونده 85
1ـ پرونده‌هاي موضوعي.. 86
انواع پرونده‌هاي موضوعي.. 86
2ـ پرونده‌هاي اسمي.. 86
انواع پرونده‌هاي اسمي.. 86
اصول تشكيل دهنده پرونده 87
محافظ پرونده 88
تحويل پروند‌ها به مقامات مافوق.. 89
بايگاني راكد. 89
اطلاعات لازم براي تسجيل راكد بودن پرونده‌ها 91
تشكيلات مركز بايگاني راكد. 91
چگونه مي‌توان از مركز بايگاني راكد استفاده كرد؟. 91
انتقال سوابق غيرجاري.. 92
پرونده‌هاي عمومي اداري.. 92
پرونده‌هاي خاص و تخصصي.. 92
روش‌هاي دريافت و نگهداري و مراجعه و امحاء 92
روش امحا 94
آيين نامه تشخيص اوراق زائد و ترتيب امحاي آن.. 95
دستورالعمل اجرايي آيين نامه تشخيص اوراق زائد. 99
فصل دوم: بايگاني نرم‌افزاري، كامپيوتر و استفاده از آن در تنظيم اطلاعات
مشكلات سيستم دستي و گردش كاغذي سازمان.. 116
فوايد الكترونيكي كردن سازمان.. 117
بايگاني پيشرفته و سيستمي.. 117
كدگذاري در بايگاني.. 118
الف) كد عددي.. 118
ب) كد حروف الفبا 118
ج) كد مركب (تركيبي از حروف و اعداد) 118
د) كد بعنوان رنگ... 119
كامپيوتر و استفاده از آن در تنظيم اطلاعات... 119
مراحل و نحوه استفاده از كامپيوتر. 120
موارد استفاده از كامپيوتر در امور اداري و استخدامي.. 120
موارد استفاده از كامپيوتر در دبيرخانه و بايگاني.. 121
بايگاني.. 122
روش Paperless. 122
ثبت مشخصه نامه‌ها در كامپيوتر. 123
الف) نامه‌هاي وارده 123
ب) ثبت نامه‌هاي صادره 124
گزارش‌ها و آمار سيستم.. 124
الف) گزارش‌هاي نامه وارده 124
ب) گزارش‌هاي نامه صادره 124
مراحل بررسي و ارائه طرح سيستم مكانيزه دبيرخانه. 125
بخش چهارم : توانايي گزارش محل اسناد پرونده‌ها به واحد‌هاي مربوطه
فصل اول : ارتبـاط
ارتباط چيست؟. 131
اركان يا عناصر ارتباط.. 132
انواع ارتباط.. 132
گونه‌هاي ارتباط در سازمان.. 133
شرح وظايف واحد امور اداري.. 135
شرح وظايف واحد كارگزيني.. 136
شرح وظايف واحد امور مالي.. 136
فصل دوم: گزارش‌كـار
تعريف گزارش.... 139
تعريف گزارش‌نويسي.. 140
فرم گزارش و انواع آن.. 140
مراحل گزارش‌نويسي.. 141
تنظيم انواع گزارش از فعاليت‌هاي مختلف... 143
فرم گزارش بازديد. 143
نمونه گزارش پيشرفت كار و فعاليت‌هاي انجام شده 144
نمونه فرم گزارش بررسي مشكلات فني.. 144
نمونه فرم گزارش حادثه. 144
بخش پنجم: محيط كار
فصل اول : عوامل مؤثر محيط كار
مقدمه. 151
تعريف بهداشت حرفه‌اي.. 152
اهداف بهداشت حرفه‌اي.. 152
عوامل زيان‌آور محيط كار 152
عوامل زيان‌آور فيزيكي.. 152
عوامل زيان‌آور شيميايي.. 154
عوامل زيان‌آور بيولوژيكي.. 156
نياز فيزيولوژيكي.. 156
فصل دوم: آشنايي با آيين‌نامه‌هاي اداري
تعریف بخشنامه. 162
تعریف اطلاعیه. 162
قانون.. 162
آیین‌نامه. 162
تصویب‌نامه. 162
تقاضانامه. 163
پيش‌نويس.... 163
مينوت... 163
دستور 163
پيوست... 163
ضميمه. 163
قانون کار 163
قرارداد کار و شرایط اساسی انعقاد آن 164
تعلیق قرارداد کار 166
خاتمه قرارداد کار 166
شرایط کار 167
حق السعی.. 167
مدت... 168
تعطیلات و مرخصی ها 169
شرایط کار زنان.. 171
فصل سوم: حفاظت ايمني و بهداشت كار
حادثه. 175
1) شرايط فيزيكي محيط كار 176
2) ميزان مخاطرات ناشي از كار 176
ايمني فردي.. 177
انواع لوازم ايمني.. 177
آشنايي با انواع وسايل آتش خاموش كن.. 178
انواع خاموش كننده 178
برنامه‌هاي بهداشتي شغلي.. 178
شناخت بيماري‌هاي شغلي.. 179
نظافت عمومي كارگاه‌ها 179
آموزش مسائل بهداشتي.. 179
كنترل پزشكي.. 179
وضع قوانين و تدوين آيين‌نامه‌ها 179
انواع كمك‌هاي اوليه و اصول انجام آن‌ها 180
مراقبت از بيماران قلبي.. 180
مراقبت از بيماران با ضربه مغزي.. 180
ساير توصيه‌هاي ايمني.. 181
مطالب مشابه :
کتاب اداره امور بایگانی
نمونه فرم گزارش بررسي مشكلات فني 144. نمونه فرم گزارش حادثه. 144. بخش پنجم:
نمونه فرم گزارش عملکرد دانش آموزان
نمونه فرم گزارش عملکرد دانش سازمان آموزش فني و حرفه اي
پروانه اکتشاف. بهره برداری. مسول فنی معدن
يك نمونه فرم گونه خدمات و تسهيلات به دارنده پروانه عمليات معدني مستلزم ارائه گزارش فني
نمونه فرم گزارش کار روزانه کارگاه های کامپیوتر
نمونه فرم گزارش کار است ازنمونه فرم گزارش کار فوق تهیه فني حرفه اي
نمونه فرم اصلاحی گزارش حسابرسی مالیاتی در اجرای بند (د) ماده ۲۷۲ قانون مالیاتهای مستقیم
نمونه فرم اصلاحی گزارش پرسش وپاسخ فني به پیوست فرم اصلاح شده گزارش حسابرسی
نحوه تنظیم گزارش کاراموزی
ميزان بهره گيري از امكانات موجود جهت ارتقاء توانايي علمي و فني فرم گزارش نمونه شكل
نمونه فرم اصلاحي گزارش حسابرسي مالياتي در اجراي بند (د) ماده 272 ق.م.م.
نمونه فرم اصلاحي گزارش حسابرسي مالياتي در اجراي بند (د) پژوهشگاه مركز اطلاعات فني
برچسب :
نمونه فرم گزارش فني