بررسی سیستم کنترل اموال در ایران - قسمت دوم
ساز و کارهای کنترل اموال در سازمان‌های دولتی
اموال دولتی به انحاء‌مختلف به سازمان‌ها و موسسات وارد می‌شود؛از قبیل، خرید مستقیم، واگذاری از سازمان مرجع، اهدائی، امانتی، تولید داخلی و ... که اینها نمونه‌هایی از اشکال ورود کالا به سازمان‌های دولتی است.
قانون برای کنترل و نگهداری حساب اموال، در هر یک از کانال‌های ورودی فوق در جریان ذخیره‌سازی و استفاده پیش‌بینی‌های لازم را کرده و ارائه طریق نموده است. در اینجا چند نمونه از این عملیات کنترلی، به اختصار تشریح می‌شود:
الف ـ کنترل خرید اموال: بر اساس قانون، هر گرنه خرید کالاها، در سازمان‌های دولتی باید بر اساس بودجه پیش‌بینی شده و مراعات مراحل تشخیص، تامین اعتبار،تعهد، تسجیل، حواله، درخواست وجه و پرداخت برابر مقررات صورت گیرد. بدین ترتیب، خرید اموال در خلال یک سال بودجه‌ای به خودی خود در محدوده بودجه مصوب و برنامه آن قرار می‌گیرد. به عبارت دیگر،منبع تامین مالی دستگاه‌های مذکور در خصوص تحصیل یا احداث دارایی‌های ثابت عمومی، فقط وجوه حاصل از اعتبارات مصوب و تخصیص یافته بودجه سالانه دولت است.
علاوه بر این، روش‌ها و مراحل تعریف شده، توسط قانون محاسبات عمومی و آیین نامه معاملات دولتی برای خرید و تحصیل اموال و کالاها، تا حد زیادی موجب کنترل خود به خودی آنها می‌شود.
ب‌ـ کنترل اموال در انبار: همان طور که قبلا اشاره شد، سیستم اموال دولتی قائل به تفکبک انباردار از جمعدار نیست به طوری که هر دو امین اموال خوانده می‌شوند. با وجود این عملا در دستگاه‌های دولتی این تفکیک صورت گرفته به گونه‌ای که انبارها تحت نظر اداره تدارکات یا اداره کالا و اموال تحت اختیار جمعداران زیر نظر اداره اموال قرار دارند. به هر حال، هر دو از ارکان معاونت اداری و مالی یا معاونت پشتیبانی هستند.
کنترل و نگهداری حساب موجودی‌ها در انبار دستگاه‌های دولتی از زمان تحویل کالا به انبار شروع و تا خروج آن از طریق گردش و مبادله اسناد که مبتنی بر دستورالعمل‌ها و آیین‌نامه‌های قانونی هستند انجام می‌پذیرد. به طوری که هر یک از فعالیتهای اساسی انبار؛ نظیر، دریافت کالاها، ثبت اموال و تحویل و صدور اموال تابع مقررات مصوب می‌باشد:
بر طبق ماده 32 آیین نامه معاملات دولتی، تحویل مورد معامله باید به صورت زیر انجام شود:
الف ـ در مورد معاملات جزیی به وسیله و مسئولیت انبار دار یا تحویل گیرنده حسب مورد.
ب ـ در کورد معاملات متوسط به وسیله و مسئولیت انباردار یا تحویل گیرنده و نماینده قسمت تقاضا کننده
ج ـ در مورد معاملات عمده به وسیله و مسئولیت انباردار یا تحویل گیرنده و نماینده قسمت تقاضا کننده و نماینده دیگری که در مرکز از طرف وزارتخانه یا موسسه دولتی و در شهرستان‌ها از طرف دستگاه مناقصه گزار تعیین می‌شود. علاوه بر این، تنظیم صورتمجلس، در خصوص تحویل مورد معامله در موارد مندرج در بند ب و ج این ماده ضروری است.
بر اساس ماده 33 آیین نامه اموال دولتی، برای کالاهای تحویل شده در تمام موارد باید قبض انبار صادر و به امضای انباردار برسد و در مواردی که کالا در خارج از انبار تحویل می‌گردد و به انبار وارد نمی‌شود، تحویل گیرنده کالا باید به جای انباردار تکالیف مربوطه را انجام دهد به این صورت که رسید یا صورتمجلس مربوط حسب مورد مبنای صدور قبض انبار و حواله انبار قرار خواهد گرفت.
ج ـ کنترل اموال در حین کاربری: همان طور که قبلا اشاره شد، نگهداری حساب اموال و تغییر و تحولات احتمالی در آنها به عهده امنای اموال یا جمعداران است که تحت نظر ذیحساب‌ها فعالیت میکنند. همانند سیستم‌ها و روش‌های کنترلی در انبار، در حین مصرف نیز فعالیتهای کنترلی به شرح ذیل انجام می‌شود:
1ـ شماره‌گذاری اموال: اختصاص و الصاق شماره و بر چسب برای کالاها و اموال غیر مصرفی یکی از وظایف اساسی جمعداران و امنای اموال به شمار می‌رود. بر اساس ماده 9 آیین نامه اموال دولتی امین اموال مکلف است برای هر یک از اموال غیر مصرفی تحت ابوابجمعی خود شماره‌ای اختصاص دهد و در اموالی که الصاق برچسب به آنها میسر است، برچسب لازم به شماره تخصیصی تهیه و به مال الصاق نماید.
2ـ ثبت و نگهداری حساب اموال: امین اموال موظف است مشخصات کلیه اموال دولتی تحت ابوابجمعی خود در دفاتری که نمونه آنها از طرف وزارت امور اقتصادی و دارایی تعیین می‌شود ثبت و حساب آنها را نگهداری نماید. کلیه این دفاتر باید قبل از ثبت مشخصات اموال در آنها به طور زنجیره‌ای شماره‌گذاری و پلمب شود و در اولین صفحه هر دفتر تعداد صفحات آن و نام واحد مربوطه قید و مراتب با درج نام و نام خانوادگی و تاریخ به امضای ذیحساب یا فرد مجاز از طرف او و امین اموال مربوطه برسد و به وسیله ذیحسابی مهمور شود.
همچنین در ماده 10 آیین نامه اموال دولتی تاکید شده است که امین اموال مکلف است سیاهه اموال رسیده و فرستاده واحد ابوابجمعی خود را در دفاتر اموال برابر نمونه‌هایی که از طرف اداره کل اموال دولتی ابلاغ خواهد شد به ترتیب شماره اختصاص داده شده به مال ثبت نمایدو در هر نیمه از سال صورتحساب اموال غیر مصرفی رسیده و فرستاده خود را در سه نسخه تنظیم و به ضمیمه مدارک ، پس از گواهی ذیحساب به اداره کل اموال دولتی و وزارتخانه یا سازمان متبوع ارسال نماید.
این تذکر لازم است که ثبت و ضبط حساب اموال، تنها منحصر به اموال غیر مصرفی نیست، بلکه جمعدار اموال مکلف است اموال مصرفی رسیده و فرستاده خود را در دفاتر، ثبت و صورت موجودی آخر سال را مانند آنچه ذکر شد، به مراجع ذیربط ارسال نماید.
3ـ صورت برداری از اموال: یکی از وظایف جمعداران، صورت برداری از اموال تحت ابوابجمعی خود می‌باشد. بدین ترتیب که امین اموال موظف است، اموال موجود در هر اطاق یا محل را صورت برداری و به یکی از کارکنان که از طرف رئیس اداره مربوطه معرفی و مورد اعتماد جمعدار است تحویل نماید و یک نسخه از آن را در اطاق یا محل نصب نماید. این عمل در ابتدای هر سال با رسیدگی‌های لازم از طرف جمعدار تجدید می‌گردد.
4ـ کنترل جابه‌جایی‌ها و نقل و انتقالات اموال: نقل و انتقال اموال بین واحدهای سازمان بدون انجام تشریفات و طی مراحل قانونی ممنوع است و باید متصدی اموال هر واحد سازمان و بالاخره رئیس اموال در این مورد نظارت و مراقبت به عمل آورد. در صورتی که نقل و انتقال بعضی از اموال و اثاثیه بین واحدهای سازمانی ضرورت پیدا می‌کند از برگ مخصوص به نام تذکاریه انتقال استفاده خواهد شد. به هر حال، این گونه نقل و انتقال‌ها باید با موافقت روسای واحدهای مربوطه و اطلاع رئیس اداره اموال صورت پذیرد و در موارد قابل اهمیت توافق اداره اموال مرکزی سازمان را جلب شود.
نقل و انتقال بین سازمانی اموال، شامل انتقال بلاعوض، امانی، فروش و واگذاری با رعایت قوانین و مقررات مربوطه بلامانع است. تشخیص مازاد بر نیاز یا اسقاطی بودن اموال بر عهده بالاترین مقام دستگاه اجرایی ذیربط می‌باشد.
فروش اموال منقول مصرفی و در حکم مصرفی اضافه بر نیاز با رعایت مقررات و اطلاع ذیحساب مربوط مجاز می‌باشد و وجوه حاصل از آن باید به حساب درآمد عمومی کشور واریز شود.
نارسایی‌های سیستم اموال دولتی در ایران
علی‌رغم، ویژگی‌ها و مزایایی که سیستم کنونی کنترل اموال در ایران دارد، متاسفانه این سیستم هنوز هم به طور کامل پاسخگوی نیازهای کنترلی دستگاه‌ها نبوده، به نحوی که میزان موفقیت آن در حفظ و نگهداری سوابق ملی و اجرایی دقیق مفاد قانون و آیین‌نامه‌های مربوط قابل تردید و بررسی است. برخی از نارسایی‌های سیستم کنونی به شرح زیر می‌باشد:
1ـ عدم انعکاس حساب اموال در حساب‌های ماهانه یا سالانه موسسه: در شرکت‌ها و برخی از نهاد‌های عمومی غیر دولتی که فعالیت بازرگانی دارند، اموال دولتی تحت عناوین دارایی‌های جاری و ثابت (عمدتا ثابت) در دفاتر حسابداری و صورت‌های مالی منعکس و شامل کسور استهلاک سالیانه نیز می‌شوند؛ بنابراین کنترل آنها از نظر ارزش، کیفیت و کمیت آسان‌تر می‌باشد. لکن در دستگاه‌های دولتی ( وزارتخانه‌ها و موسسات دولتی) به علت عدم نمایش اموال دولتی در حساب‌های ماهانه و یا سالانه و عدم کسر استهلاک قانونی، کنترل اموال، حتی برای خود دستگاه، از نظر موجود بودن و نحوه استفاده ایجاد مشکل می‌نماید.
2ـ سیستم ثبت یک طرفه: در حسابداری شرکت‌ها و موسسات انتفاعی،مبادلات و عملیات مالی به صورت دو طرفه ثبت می‌شود. یعنی هر معامله در یک یا چند حساب به عنوان بستانکار ثبت می‌شود؛ به طوری که همیشه جمع اقلام بدهکار با جمع اقلام بستانکار مساوی استیعنی هر معامله‌ای حداقل در یک حساب به عنوان بدهکار و در یک حساب دیگر به عنوان بستانکار ثبت می‌گردد.
در کشورهایی که اصول و استانداردهای اعلام شده GASB را مراعات میکنند. دارایی‌های ثابت خریداری شده، یکبار در حساب مستقل تامین کننده وجوه به حساب هزینه منظور می‌شود و همزمان با یک ثبت دوطرفه، بهای تمام شده دارایی ثابت را در دفتر روزنامه، گروه حساب دارایی‌های ثابت عمومی، منعکس میکنند. لکن در ایران نگهداری حساب اموال منقول و غیر منقول ( دارایی‌های ثابت) وزارتخانه‌ها و موسسات دولتی با استفاده از دفترهای آماری ساده و به روش ثبت یک طرفه صورت می‌گیرد. بدین ترتیب که بهای تمام شده دارایی‌های ثابت خریداری شده از محل منابع به حساب هزینه‌ها منظور و با استفاده از سیستم ثبت دو طرفه در دفتر روزنامه حساب مستقل تامین کننده وجه ثبت می‌شود و از سوی دیگر، مشخصات اموال منقول و غیر منقول خریداری شده، بدون ذکر بهای تمام شده خرید، در دفاتر آماری اموال که بر اساس سیستم ثبت یکطرفه طراحی شده است منعکس می‌گردد.
بدیهی است، که عدم استفاده از سیستم ثبت دو طرفه برای نگهداری حساب دارایی‌های ثابت، کیفیت کنترل اموال دولتی و نظارت بر آنها را کاهش می‌دهد. لذا با توجه به مزایای سیستم ثبت دوطرفه به نظر می‌رسد، سیستم حسابداری و کنترل اموال دولتی در ایران از کفایت لازم برخوردار نیست.
3ـ روش تعیین ارزش اموال: بر اساس استانداردهای GASB دارایی‌های ثابت باید به قیمت تمام شده ( به ارزش برآورد شده) در حساب‌ها ثبت شوند. دارایی‌های ثابت اهدائی نیز بر اساس ارزش برآورد شده عادلانه در زمان اهدا در حساب‌ها منعکس می‌گردند. در نظام حسابداری دولتی ایران، از آنجا که از گروه حساب دارایی‌های ثابت برای انعکاس این دارایی‌ها استفاده نمی‌شود. لذا تعیین ارزش دارایی‌های ثابت کاربرد ندارد.
4ـ تفکیک سیستم حسابداری مالی از سیستم نگهداری حساب اموال: سیستم نگهداری حساب اموال غیر مصرفی و دارایی‌های ثابت وزارتخانه‌ها و موسسات دولتی، که تابع مقررات فصل پنجم قانون محاسبات عمومی کشور است و نظارت و متمرکز حساب آنها طبق قانون بر عهده وزارت امور اقتصادی و دارایی قرار دارد. جدا از سیستم حسابداری بین دارایی‌های ثابت خریداری و هزینه تمام شده آنها در سیستم حسابداری موجود نیست.
بر طبق آیین نامه اموال دولتی مشخصات کامل اموال غیر مصرفی وزارتخانه‌ها و موسسات دولتی در دفترهای اموال و به صورت آماری ثبت می‌شود و گزارش مربوط به اموال خریداری شده و اموالی که بنا به دلایلی از جریان استفاده خارج می‌شود، به وسیله امنای اموال تهیه و به اداره کل اموال دولتی ارسال می‌شود.
5ـ عدم وجود احکام روشن در مورد حوادث : در قوانین و مقررات موجود احکام روشنی در خصوص تعیین تکلیف اموال سرقت شده، مفقود شده و از بین رفته که طبق ضوابط در اختیار کارکنان مربوط می‌باشد، وجود ندارد و معلوم نیست که قیمت اموال (مانند اتومبیل) اگر در خارج اداره به سرقت رود به چه میزان و چگونه وصول شود و اگر در اختیار دارنده مقصر نباشد آیا خسارت دولت جبران شود یا خیر؟
نتیجه‌گیری
سیستم کنترل اموال دولتی عبارت است از: مجموعه رویه‌ها، روش‌ها، فعالیت‌ها و عناصری که از بدو ورود و تحت تملک درآمدن اموال، تا خروج آنها از سازمان و حذف اسناد و مدارک مربوطه، رسیدگی، کنترل و ثبت و ضبط تغییرات در موجودی اموال را میسر می‌سازد. این سیستم در کنار سیستم داخلی اموال در سازمان ( امنای اموال)، مجلس شورای اسلامی (دیوان محاسبات)، دستگاه قضاییه (اداره کل بازرسی کشور)، دستگاه اجرائی ( شبکه ذیحسابی و ...) را نیز در بر می‌گیرد.
سیستم اموال دولتی در ایران، سابقه ممتد و طولانی، تقریبا چهل ساله دارد و آئین نامه اموال دولتی ایران، حاکم بر اعمال و رویه‌های آن است. ایجاد شرایطی برای متمرکز ساتن حساب‌ها، ارتباط دادن سیستم داخلی با شبکه ذیحسابی کشور و در نتیجه دولت، پیش‌بینی سازوکارهای کنترلی در طول چرخه زندگی کالاها و اموال در سازمان، وجود مراکز کنترلی متعدد، از جمله ویژگی‌های منحصر به فرد این سیستم هستند که اعمال آنها در سازمان ، سیستم کنترل داخلی ویژه‌ای را به وجود آورده است که ضمن حفظ و نگهداری سوابق ملی، از حیف و میل آنها جلوگیری می‌نماید.
در کنار ویژگی‌های مذکور،عدم ثبت دو طرفه عدم انعکاس حساب اموال در حساب‌های ادواری و تفکیک آنها از سیستم حسابداری مالی و عدم وجود یک روش مناسب و استاندارد برای تعیین ارزش اموال و همچنین عدم وجود احکام صریح در مورد حوادث و خسارات از جمله نقاط ضعف این سیستم هستند.
گستردگی دستگاه‌های دولتی، تنوع و حجم زیاد اموال و دارایی‌های دولتی، حجم زیاد جابه‌جایی‌ها و تغییرات در اموال و ویژگی‌های فناوری نوین؛ از جمله عمواملی هستند که ضرورت بازنگری سیستم اموال دولتی را ایجاب می‌نماید. در طراحی این سیستم باید دانش سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت (MIS ) سیستم کنترل موجودی و غیره باید مورد توجه قرار گیرد.
تهیه و تدوین: احمد ایزدی یزدان آبادی
بررسی سیستم کنترل اموال در ایران - قسمت اول
مطالب مشابه :
دفاتر پليس + ۱۰ تحقق دولت الكترونيك در ناجا
پایگاه مستقل خبری همدان نیوز - دفاتر پليس + ۱۰ تحقق دولت الكترونيك در ناجا - همدان پایتخت
شهادت ۵ مامور ناجا در آذربايجان‌غربي
پایگاه مستقل خبری همدان نیوز - شهادت ۵ مامور ناجا در آذربايجان‌غربي - همدان پایتخت تاریخ و
پايگاه نوژه راننده پايه يك استخدام مي‌كند
پایگاه مستقل خبری همدان به گزارش مديريت گزينش و استخدام معاونت نيروي انساني ناجا، اين
همدان؛ شهر بی قانون در اجاره بهای مسکن
جدیدترین اخبار روز - همدان؛ شهر بی قانون در اجاره بهای مسکن - جدیدترین اخبار روز ایران و جهان
روایت فرمانده ناجا از فعالیت شبکه‌های ماهواره‌ای علیه ایران
هفته نامه فریاد قلم میاندوآب - روایت فرمانده ناجا از فعالیت شبکه‌های ماهواره‌ای علیه
ناجا مجموعه بزرگ اقامتي_تفريحي نرگس را در کيش مي‌سازد
ناجا مجموعه بزرگ اقامتي_تفريحي نرگس را در » خاطره سفر به همدان تا همیشه در ذهنم نقش خواهد
بررسی سیستم کنترل اموال در ایران - قسمت دوم
نظارت مالی همدان - بررسی سیستم کنترل اموال در ایران - قسمت دوم - قوانين و مقررات مرتبط با
منتظرالمهدی: اظهارات آجرلو خلاف واقعیت و توهم آلود است...
پاس و الوند - منتظرالمهدی: اظهارات آجرلو خلاف واقعیت و توهم آلود است - اخبار فوتبال همدان
برچسب :
ناجا همدان