خلاصه ای از نحوی تهیه وارائه گزارش

آغاز كار

در گزارش معمولاً توسط فرد يا افرادي اطلاعات معيني جمع‌آوري مي‌شود، در اغلب موارد، دستوري براي تهيه آن داده‌ مي‌شود، اما فرد با انگيزه معمولاً مايل است تجربيات و يافته‌هاي خود را گزارش نمايد. گزارش‌ها در ساده‌ترين شكل خود، نوشتاري هستند، هر چند گزارش‌هاي گفتاري يا صورت‌هاي مختلفي همچون فيلم، عكس، اسلايد، لوح فشرده و ... نيز تهيه مي‌شوند. اصلي‌ترين بخش‌هاي يك گزارش شامل موارد زير است:

1- موضوع يا مسأله گزارشي 2- نويسنده يا نويسندگان‌ / تهيه‌كنندگان 3- هدف يا هدف‌ها

4- ساختار 5- مخاطب يا مخاطبين

فردي كه گزارشي را تهيه مي‌كند حتماً داراي هدفي است كه مهمترين آن ايجاد ارتباط مؤثر از طريق ارايه‌ اطلاعات معلمان به مخاطب است. يك گزارش خوب بايد عكس‌العمل مخاطب را برانگيزد، متقاعد كننده باشد و تمركز در عمل به‌وجود آورد. گزارش مي‌تواند به صورت‌هاي مختلفي از جمله گزارش عملكرد، گزارش آماري، گزارش پيشرفت برنامه، گزارش اداري - مالي، گزارش ارزشيابي و گزارش خبري تهيه و ارايه شود. نوشتن گزارش كاري نيازمند صبر و حوصله است نه كاري مشكل. چنانچه بتوان از روش علمي و منظم استفاده كرد، دستيابي به گزارش مطلوب دور از ذهن نخواهد بود. در تهيه و نوشتن گزارش سه مرحله را مي‌توان با جزييات بيشتر مورد بررسي قرار داد:

مرحله اول: قبل از نوشتن

مهمترين چيزي كه در اين مرحله بايد مورد نظر باشد، علت نوشتن است. چرا و در باره چه چيزي مي‌خواهيد بنويسيد. براي پاسخ گفتن به اين سؤال سه عنصر نويسنده، مخاطب و منابع را بايد بررسي كرد. به عنوان عنصر اول – نويسنده- شما در جايگاهي قرار گرفته‌ايد كه قصد داريد گزارشي از يافته‌ها يا تجربيات يا عملكرد خويش را بنويسيد. ممكن است به شما دستور داده شده باشد كه از فعاليت‌هاي سازماني خود گزارشي تهيه كنيد. اينكه چرا شما انتخاب شده‌ايد در پاسخ به اينكه چرا مي‌ خواهيد گزارش بنويسيد، بسيار مهم است. حال به موضوع گزارشي كه مي‌خواهيد بنويسيد، فكر كنيد. تفكر و تدبر در موضوع و درك صحيح از آنچه از شما خواسته‌اند يا خودتان علاقه‌مند به ارايه آن هستيد، بسيار با اهميت است. داشتن اصطلاحات و مفاهيم اساسي بين شما و مخاطب و رسيدن به يك درك مشترك از مفاهيم در اين مرحله حتماً انجام شود. در قسمت بعد بايد به هدف گزارش بپردازيد. گزارش‌ها بايد واقعيت‌ها را نشان دهند و در صورت امكان راه‌حل‌‌ها را پيشنهاد كنند و با انتقال پيام خود به مخاطب ارتباط سازنده‌اي را ايجاد كنند. اين مهم به‌دست نخواهد آمد مگر آنكه درك مناسبي از هدف گزارش بدست آيد.

مخاطب گزارش چه كسي يا كساني هستند؟ درك مناسب و مؤثر گزارش از سوي مخاطب، حياتي است. در هنگام نوشتن همواره بايد مخاطب را در نظر داشت در غير اين‌صورت ارتباط درست برقرار نخواهد شد. شناخت مخاطب، ساماندهي مناسب اطلاعات گوناگون را فراهم مي‌كند زيرا است اطلاعات فراواني ارايه شوند اما مخاطبان متفاوت در سطوح مختلفي به اطلاعات نياز داشته باشند. شناخت مخاطب به انتخاب زبان گزارش هم كمك خواهد كرد، بديهي است نوشتن براي افراد متخصص با عادي متفاوت خواهد بود.

منابع تهيه گزارش نيز با اهميت هستند. نوع مواد و مطالب مورد نياز، محل پيدا كردن آنها اندازه و ميزان نياز، نحوه گردآوري آنها، مهارت‌هاي مورد نياز براي آزمايش‌هاي و در نهايت شيوه طبقه بندي كردن، همه از عوامل مهمي هستند كه در اين قسمت بايد مورد توجه قرار گيرند. برقراري نظم و قاعده در جمع‌آوري و ثبت اطلاعات مانع در هم ريختگي و اتلاف وقت در اين مرحله است. بنابراين به نظر مي‌رسد داشتن يك طرح گزارش مي‌تواند بسيار مهم باشد. در طرح گزارش مي‌توان نقشه تهيه و تدوين و ارايه گزارش را ترسيم نمود و به تعبير ديگر همه آنچه را كه در هنگام تهيه و ثبت گزارش بايد انجام شود، در نظر گرفت. چنانچه بتوانيم به دسته‌بندي مناسب در اين زمينه دست پيدا كنيم نيمي از راه تهيه گزارش را طي كرده‌ايم. سؤال‌هاي زير مي‌تواند راهگشاي اين بخش باشد:

1- مسأله يا موضوع گزارش چيست؟ 2- ابعاد آن كدامند؟

3- منابع مورد نياز براي گردآوري اطلاعات در كجا و در اختيار چه كساني قرار دارند؟

4- منابع چگونه به‌دست خواهد آمد؟

5- اطلاعات جمع‌آوري شده چگونه تفسير خواهند شد؟ 6- نتيجه‌گيري و يا پيشنهادهاي شما كدامند؟

در هنگام گردآوري اطلاعات بايد مهارت‌ كافي در به‌كارگيري حواس بينايي و شنوايي داشته باشيد، هر چند استفاده از ابزارهاي مختلف از جمله قلم و كاغذ، دفترچه يادداشت بايد جزيي جدا نشدني از شما باشد. پرسشنامه، فهرست بازبيني، دوربين عكاسي، ضبط صوت و ... نيز توصيه مي‌شود. از روش كيفي (همچون مصاحبه‌هاي عميق فردي و گروهي، بحث گروهي و ...) و روش كمي (استفاده از مقادير آماري و داده‌هاي ثبتي و ...) مي‌توان براي جمع‌آوري اطلاعات استفاده كرد.

مرحله دوم: هنگام نوشتن

سه نكته اساسي را در اين مرحله بايد در نظر گرفت، اول ساختار ، دوم زبان و سوم چگونگي ارايه گزارش. هر گزارش بسته به نوع و هدف آن داراي ساختار معيني است. گزارش‌هاي علمي و تحقيقي با گزارش‌هاي موردي و اداري به لحاظ ساختار متفاوتند، هر چند مي‌توان اساس آنها را يكي دانست و عناصر زير را در همگي مورد توجه قرار داد:

1- عنوان 2 - فهرست 3 – چكيده 4- مقدمه 5- روش گردآوري اطلاعات

6- يافته ها/ نتايج 7- پيشنهادها و توصيه‌ها 8- مأخذ (در صورت لزوم)

در عنوان، موضوع گزارش ذكر مي‌شود و به‌دنبال آن نام نويسنده يا نويسندگان و در صورت نياز نام سازمان يا نهاد مربوطه ذكر مي‌شود و سپس فهرست مطالب (در صورت طولاني بودن گزارش) آورده مي‌شود. چكيده گزارش، مختصري از همه آنچه در گزارش آمده است ، خواهد بود و توصيه مي‌شود بين 150 تا حداكثر 300 كلمه باشد. در قسمت مقدمه، زمينه و اهميت كلي موضوع، دامنه و وسعت آن و هدف از تهيه گزارش و كاربردهاي احتمالي آن به صورت منظم نوشته مي‌شود . روش گردآوري اطلاعات را نيز مي‌توان در همين مقدمه ذكر كرد. در قسمت نتايج كه اصلي‌ترين بخش گزارش است، يافته‌ها را به صورت منظم بايد توضيح داد. عكس‌ها و تصاوير و مدارك مستند را نيز در همين قسمت مي‌توان قرار داد. انتخاب مناسب عكس‌ها و مدارك مستند، جلب توجه مخاطب را به‌دنبال خواهد داشت، اما نبايد اين قسمت را بيش از اندازه طولاني نمود، تمركز بر يافته‌هاي اصلي مي‌تواند از اين امر جلوگيري نمايد. در قسمت پايان گزارش، بايد توصيه‌ها و پيشنهادهاي ناشي از يافته‌هاي گزارشي را ارايه نمود. اين مواد بايد شامل راه حل‌هايي براي بهتر شدن وضعيت يا حل مشكل يا مسأله گزارش ارايه كند . توصيه‌ها بايد با هدف در رابطه باشند و بسيار روشن و صريح بيان ‌شوند. بهتر است هر توصيه را جداگانه نوشت تا هركدام به تصميم خاصي يا عمل مشخصي منجر شوند. سپاسگزاري از افرادي‌كه به نوعي نويسنده را در تهيه گزارش ياري كرده‌اند، و سپس در صورت لزوم مأخذ آورده مي‌شود. چنانچه مدارك خاصي مد نظر باشد در پايان گزارشي الصاق خواهد شد.

در گزارش، برقراري ارتباط از راه كاربرد زبان صورت مي‌پذيرد. يك نويسنده بايد به بهترين شكل و با ساده‌ترين و رايج‌ترين زبان به برقراري ارتباط صحيح بپردازد. استفاده از قالب مناسب و ريختن كلمات و جملات در آن حاكي از نحوه تفكر فرد و آرامش ذهني اوست. بنابراين تمركز بر روي هدف‌گزاري مي‌تواند بسيار مفيد باشد. استفاده از واژه‌اي كه در تعريف آنها با مخاطب، يكسان فكر مي‌كنيد، بسيار مهم است. گاه در استفاده از افعال زياده‌روي صورت مي‌گيرد كه بايد همچون استفاده مكرر از افعال مجهول خودداري شوند. ضمن اينكه سعي‌ شود تا سرحد امكان از لغات بيگانه استفاده ننماييد. از به‌كار بردن غلط‌هاي رايج هم پرهيز كنيد. عبارت‌هاي طولاني را به جملات يا كلمات كوتاه و مختصر تبديل كنيد و براي جلوگيري از طولاني شدن پاراگراف سعي كنيد از جملات كوتاه استفاده نماييد.

ظاهر گزارش اولين محل برخورد نگاه مخاطب با كار شماست، بنابراين در صورتي كه به ظاهر گزارش خود اهميت دهيد، حتماً در جلب توجه مخاطب گام برداشته‌ايد . حجم نوشته، فاصله بين خطوط، نوع تايپ فضاي صفحه‌ را به دقت طراحي كنيد. اگر عنوان‌هاي فرعي داريد در شماره‌گذاري و نحوه تنظيم آنها دقت كنيد تا مخاطب بتواند به بخش‌هاي مختلف به راحتي دسترسي داشته باشد.

مرحله سوم: پس از نوشتن

خواندن چند باره متن نوشته شده را همگان توصيه كرده‌اند. نظر خواهي از دوستان با قرار دادن متن در اختيار آنان و درخواست نقد و بررسي نوشته بسيار مؤثر است. سپس موارد ذكر شده را اصلاح و بازنگري كنيد. در اين مرحله مي ‌توان از برخي سؤالات، همچون سؤالاتي كه در قسمت طرح گزارش اشاره شد بهره ببريد. رعايت ملاحظات اقدامي در اين حوزه هستند. اطلاعات مربوط به دانش آموزان، والدين، مردم و افراد شركت كننده در برنامه‌هايي گزارش مي‌كنيد همه بايد محرمانه باشند و در صورت اجازه و تمايل آنان مي‌تواند منتشر شود.

نكته آخر، مستند ساختن گزارش است. براي مستند ساختن يك گزارش بايد مدارك مورد استفاده در تهيه گزارش را بدان پيوست نماييد. اين پيوست‌ها مي‌تواند از فهرست كتب مورد استفاده تا عكس‌ها، تصاوير‌، شرح دستگاههاي مورد استفاده و نوارهاي ضبط صوت يا تصوير ويدئويي، فيلم و ... باشد. اميدوارم اين مختصر توانسته باشد، فضايي را براي تدوين گزارش تجربيات شما در زمينه آموزش و پرورش كودكان استثنايي، براي استفاده ساير معلمان، والدين، استادان و مديران اين حوزه فراهم نمايد.

خلاصه ای از نحوی تهیه وارائه گزارش

مطالب مشابه :

گزارش شناخت دوره توجیهی بدو خدمت کارکنان قسمت (4)

گزارش شناخت دوره توجیهی بدو خدمت کارکنان قسمت (1)

گزارش شناخت

گزارش نویسی

نمونه هایی از مقاله های درس بررسی و شناخت انرژی های نو (Renewable Energy Studying and Understanding)

خلاصه ای از نحوی تهیه وارائه گزارش