مدیریت آموزشی

آموزش مدیران با الگوی شایستگی

چکیده:

مدیران همواره نقش مهم و حیاتی در سازمانها ایفا می‌کنند. اثر مدیران برجسته در کسب درآمد، سود و موفقیت سازمانی،امروزه بخوبی در بسیاری از سازمانهای موفق بارز و آشکار است. از سوی دیگر پاسخ سریع به تهدیدها و فرصتهای عصر حاضر، مدیر را بعنوان منبعی حیاتی در حل مسائل در سازمانها مطرح ساخته که بر این اساس نیاز سازمانها به مدیران شایسته بیش از پیش آشکار شده است. پس سرمایه گذاری در امر آموزش و توسعه مدیران امری ضروری است.

یکی از رویکردهای نوینی که در زمینه آموزش مدیران مطرح شده است، کاربرد شایستگی ها جهت طراحی برنامه‌های توسعه مدیریت است. در این مقاله سعی می شود، به ارائه مفهوم شایستگی مدیران و فرایند سه مرحله‌ای طراحی برنامه های آموزشی بر اساس آن پرداخته شود.

مفهوم شایستگی مدیران

با بررسی ادبیات موضوع مربوط به شایستگی‌ها و بررسی تعاریفی که در مورد شایستگی ارائه شده است، اولین چیزی که بخوبی مشخص می‌شود، فقدان تعریف واحد و اصطلاح شناسی مشخص و معین در مورد شایستگی و معنا و مفهوم آن است. مرور تعاریف زیر که عمدتاً توسط صاحبنظران برجسته این حوزه ارائه شده است، می‌تواند تا حدی بیانگر این قضیه باشد.

فرهنگ آکسفورد(2003) شایستگی را بعنوان قدرت، توانایی و ظرفیت انجام دادن یک وظیفه تعریف می‌کند.

کیو (1993) شایستگی را بعنـوان نتیجه به کاربردن دانش و مهـــــارت بطور مناسب تعریف می‌کند. بعبارتی دیگر شایستگی = مهارت + دانش.

موسسه نشنال پارک سرویس امپلویز (2004) شایستگی را مجموعه‌ای از دانش، مهارت و تواناییها در یک شغل خاص می‌داند که به شخص اجازه می‌دهد که به موفقیت در انجام وظایف دست یابد. همانطور که مشاهده می‌شود، این تعریف مولفه توانایی را نیز به مولفه‌های شایستگی افزوده است.

فیلپوت و همکاران (2002) شایستگی را بعنوان ترکیبی از مهارتها، دانش و نگرشهای مورد نیاز برای انجام یک نقش بگونه‌ای اثر بخش، تعریف می‌کند.

در این تعریف مولفه نگرشها بجای تواناییها آمده است. در تعریفی دیگر، مولفه انگیزه به جای این دو به تعریف افزوده شده است. تعریف‌ هانستین (2000) از این نوع تعریف است:

شایستگی عموماً بعنوان مجموعه رفتارها یا فعالیت‌های مرتبط، انواع دانش، مهارتها و انگیزه‌هاست که پیش نیازهای رفتاری، فنی و انگیزشی برای عملکرد موفقیت‌آمیز در یک نقش یا شغل مشخص است.

در زیر نمونه‌های دیگری از این تعاریف آمده است:

شایستگی عبارتست از هرگونه دانش، مهارت یا ویژگی شخصی که یک فرد را قادر می‌سازد تا عملکرد موفقیت‌آمیز به نمایش بگذارد. (دولت ساسکاچوان، 1998(.

شایستگی ویژگی‌ قابل اندازه‌گیری یک شخص است که با عملکرد اثر‌بخش در شغل، سازمان و فرهنگ خاص مرتبط است. (هی‌گروپ، 2001)

اصطلاح شایستگی برای توصیف مجموعه‌ای از رفتارها که ترکیب واحدی از دانش، مهارت، تواناییها و انگیزه‌ها رامنعکس می‌کند و با عملکرد در یک نقش سازمانی مرتبط است، بکار می‌رود. بعنوان مثال شایستگی گوش دادن که معمولا در مدل‌های شایستگی وجود دارد. شامل رفتارهایی از قبیل تماس چشمی، تکان دادن سر، تصدیق شفاهی، تعبیر صحیح و... است. اینکه یک فرد چطور شایستگی گوش دادن را بطور مناسب بکار ببرد، به داشتن دانش درباره گوش دادن، مهارت درباره رفتارهای گوش دادن و انگیزه برای گوش دادن وابسته است.

شکل (1) این امر را بصورت نمایی نشان می‌دهد. این شکل برگرفته از موسسه اسکانور (2003) و صورت کامل شده آن است.

البته ارائه این شکل به معنی رسیدن به یک توافق و اجماع نظر نیست، بلکه به گونه‌ای جمع آوری و حاصل نظرات افراد مختلف است. در تایید این مسئله توافق نداشتن صاحب‌نظران در زمینه تعریف شایستگی‌ها پژوهشی توسط زمک در سال 1982 انجام شد. وی با چندین متخصص در حوزه آموزش مصاحبه کرد تا آنچه شایستگی را می‌سازد با دقت تعیین کند و پس از نجام مصاحبه‌ها او نتیجه گرفت؛ هیچ توافق روشنی و واحدی درباره آنچه شایستگی‌ها را می‌سازد وجود ندارد.

نکته دیگر در زمینه تعریف شایستگی‌، آنکه معمولا دو تعریف مرتبط در زمینه شایستگی ارائه می‌شود. اولی نشانگر توانایی یک فرد برای انجام کار‌های مربوط به شغل بگونه‌ای اثر بخش است و تعریف دوم عبارت است از آنچه یک فرد برای عملکرد اثر بخش نیاز دارد. این دو تعریف خیلی به یکدیگر نزدیک هستند اما متفاوت اند. دومی در بردارنده آن چیزی است که برای موفقیت در یک شغل لازم است، در حالی که اولی با آنچه که یک فرد بعنوان یک کار مهم در شغل خود، انجام می‌دهد ارتباط دارد. (مایر، 2003) معنای دوم معنای واقعی شایستگی است و در این مطالعه نیز همین معنا مد نظر است تعریف شایستگی‌های مدیریتی نیز مشابه همین تعاریف است نمونه ای از تعاریف شایستگی‌ها مدیریتی در زير آمده است:

شایستگی‌های مدیریتی متشکل از مجموعه‌ای از دانش، مهارتها و تواناییها و انگیزه‌ها است به منظور اینکه مدیر بتواند وظایف محوله را بخوبی انجام دهد. (مرکز مشاوره جی‌جی‌ان، 2004).

حال که مفهوم شایستگی و شایستگی‌های‌ مدیریتی آشکار شد به بیان فرایند طراحی برنامه های آموزش مدیران پرداخته می‌شود.

فرایند طراحی برنامه های آموزش مدیران

فرایند طراحی برنامه های آموزشی توسعه مدیریت مبتنی بر شایستگی ،شامل سه مرحله اساسی است که عبارتند از: تعیین مدل شایستگی ها،تشخیص نیازهای آموزشی و شناسایی و اجرای برنامه های توسعه مدیریت .

ویلیام بیهام در اثر خود تحت عنوان «توسعه سیستم های منابع انسانی مبتنی بر شایستگی» (2002) از این سه گام جهت طراحی برنامه های توسعه ای یاد می کند.

اولین و مهمترین گام در طراحی برنامه های توسعه مدیریت بر اساس این رویکرد تعیین مدل شایستگی مدیران است. در واقع این مرحله حکم سنگ زیرین برنامه های توسعه را دارد.براین اساس در ادامه به تشریح مراحل تعیین مدل شایستگی پرداخته می شود.

1) تعیین مدل شایستگی مدیران

در بررسی که از ادبیات موضوع صورت گرفت، یک متدولوژی اصلی شناسایی شد که بیشتر مورد تایید قرار گرفته است. در اینجا سعی می‌شود بطور مختصر این متدولوژی و گامهای اساسی آن بیان شود.

این رویکرد دارای پنج گام اساسی است که بطور مختصر در زیر به آنها پرداخته می‌شود. قابل ذکر است که این رویکرد مورد قبول بسیاری از صاحبنظران است و در واقع، آنها در ارائه روش شناسی خود، روشهای مشابه این ارائه کرده‌اند از جمله می‌توان به کلارک (1991)، شرمن (2002)، ای وی کامپر فرم (2002) اشاره کرد.

الف - بررسی ادبیات موضوع و مستندات داخلی: در اینجا پژوهشی بمنظور شناسایی مدلهای داخلی موجود و مدلهای خارجی که ممکن است برای نقشهای مختلف وجود داشته باشد، انجام می‌شود. در واقع در این مرحله تا حد امکان به بررسی آرای صاحبنظران مختلف از سالهای دور تا عصر حاضر پرداخته و نظرات آنها در مورد شایستگی مدیریتی استخراج می‌شود. این امر می‌تواند دو مزیت عمده داشته باشد:

اول آنکه به فهرست جامعی از شایستگی دست خواهیم یافت. هنگامی که شایستگی‌ را از دید صاحبنظران مختلف از گذشته تا حال حاضر بررسی کنیم، احتمال اینکه بعدها در ادامه کار، مفهومی از شایستگی شناسایی شود که در فهرست تهیه شده از نظرات صاحبنظران دیده نشده باشد، اندک است. در واقع انجام این کار موجب تهیه فهرست جامع شایستگی‌ها می‌شود.

دوم اینکه هنگامی که، شایستگی‌ها را از دید صاحبنظران مختلف بررسی می‌کنیم، می‌توانیم، پی‌ببریم که کدام شایستگی بیشتر مورد نظر صاحبنظران است. به اینگونه که می‌توانیم تعداد فراوانی هر شایستگی را شناسایی کرده و از این طریق شایستگی‌های مورد تاکید را استخراج کنیم.

ب - مصاحبه با افراد موفق و برجسته در سازمان: این مرحله در واقع شامل مصاحبه با افرادی است که دارای عملکرد عالی هستند. این کار به منظور شناسایی دانش، مهارت و توانایی آنها که موجب برجسته شدن آنها و تمایزشان از بقیه سازمان‌ شده است، انجام می‌شود. قسمت عمده این مرحله به متوسل شدن به نمونه‌های عملکرد اثر بخش و غیر اثر بخش اختصاص می‌یابد که بعداً به منظور نشان دادن ‌شایستگی‌ها در عمل و زندگی واقعی بکار می‌رود. اجرای این مرحله می‌تواند دربردارنده دو مزیت باشد:

اول آنکه می‌توانیم به ارزیابی فهرست تهیه شده در مرحله قبل بپردازیم. بدینگونه که از طریق مصاحبه با افراد شاخص، به فهرستی از شایستگی‌ها دست می یابیم. در اینجا دو حالت ممکن است وجود داشته باشد. یا اینکه شایستگی‌های استخراج شده دقیقا همان شایستگی‌هایی است که از منظر صاحبنظران تهیه شده است و یا اینکه شایستگی‌های جدید شناسایی می‌شود که در فهرست تهیه شده از منظر صاحبنظران نیامده است که در این صورت می‌توانیم با افزودن آن به فهرست به جامع‌تر کردن و تکمیل فهرست شایستگی‌های مدیران بپردازیم. پیش آمدن هر یک از این دو حالت در بردارنده مزیتهای خاص خود است.

دوم اینکه می‌توانیم تا حدی به بومی کردن شایستگی‌ها بپردازیم، بدین صورت که شایستگی‌های مورد نظر در سازمان خاص مشخص می‌شود.

همانطور که در ابتدای این بخش نیز مطرح شد، شرمن و دیگران (2002) نیز از ارائه دهندگان این متدولوژی هستند. اما آنها در این مرحله بخش دیگری را نیز به متدولوژی خود می‌افزایند و آن اجرای مصاحبه با متخصصان در حوزه شایستگی‌ها و بررسی شایستگی از نظر آنهاست. این امر نیز می‌تواند در واقع هر دو مزیتی را که در بالا ذکر شد، در بر داشته باشد.

ج- تهیه فهرست اولیه شایستگی‌ها: طی انجام دادن مرحله اول و دوم، فهرستی از شایستگی‌ها بدست می‌آید که در واقع لیست اولیه شایستگی‌هاست. توصیه می‌شود، در این مرحله به تعریف شایستگی‌ها نیز پرداخته شود. بدینصورت که هر یک از شایستگی‌ها در حد یک یا دو خط و ترجیحاً بصورت مصدری تعریف شود تا منظور و مقصود از شایستگی مشخص شود. این کار می‌تواند در مرحله بعدی که اعتبار یابی شایستگی‌هاست. بسیار کمک کند.

د- اعتبار یابی شایستگی‌ها: لیست شایستگی‌هایی که در مرحله قبل بدست می‌آید، درواقع فهرست خام شایستگی‌ها است. به همین دلیل بایستی به اعتباریابی آن پرداخته شود. در واقع هدف از اعتبار یابی دست یافتن به موارد زیر است:

اول آنکه شایستگی‌های مطرح شده بعنوان شایستگی‌های عام مطرح است و کمتر صاحبنظران به تقسیم‌بندی آنها براساس سطوح مدیریت پرداخته‌اند. به عبارتی دیگر همانطور که در مدیریت، سطوح مختلف داریم (که عمدتاً به سه سطح ارشد و میانی و عملیاتی تقسیم می‌ شود) هر یک از مدیران این سطوح بی‌شک بایستی دارای شایستگی‌های خاصی باشند که با سطوح دیگر تفاوت دارد. در اعتباریابی به مشخص ساختن شایستگی‌های مربوط به هر سطح پرداخته می‌شود.

دوم آنکه شایستگی‌ها از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت است. بعبارتی دیگر همه مدیران میانی در همه سازمانها نیازمند شایستگی‌های یکسانی نیستند. قطعاً شایستگی‌ها مورد نیاز یک مدیر میانی در شرکت خدماتی متفاوت با شایستگی‌های مورد نیاز یک مدیر در همان سطح در شرکت صنعتی است. پس در اعتبار‌یابی به مشخص ساختن شایستگی‌ها از این لحاظ پرداخته می‌شود.

سوم پس از اینکه شایستگی‌های مدیران سازمان خاص و در سطوح مختلف مشخص شد. نکته دیگری که باقی می‌ماند، این است که یک مدیر به همه شایستگی‌های مطرح شده در سطح مدیریتی خود به یک اندازه نیاز ندارد. بعبارتی دیگر ممکن است برای یک مدیر ارشد در یک سازمان سیاسی فهرستی از مهارتها از جمله ارتباطات، مدیریت بحران، مدیریت اعتماد، تصمیم‌گیری، حل مساله و ... ذکر شده باشد. آیا این مدیر به همین مهارتها به یک اندازه نیاز دارد؟ یا اینکه برخی از آنها مهمترند؟ بنابراین بایستی در اعتبار یابی به مشخص کردن این امر یعنی وزن دهی به شایستگی های مختلف نیز پرداخته شود.

حال که اهداف انجام اعتبار یابی مشخص شد، به بیان روشهای مختلف اعتباریابی شایستگی‌ها می‌پردازیم.

یکی از اصلی‌ترین روشها، روش اعتباریابی محتواست:

فهرست اولیه شایستگی‌ها تبدیل به فرمت پرسشنامه می‌شود و پرسشنامه روی نمونه آماری مشخص اجرا می‌شود. پرسش در این زمینه است که کدام شایستگی‌ها برای عملکرد موفقیت‌آمیز در آن سازمان ضروری و چقدر ضروری هستند. هر پرسش شونده ای می‌تواند نظر خود را روی پیوستاری از «اصلا ضروری نیست تا کاملاً ضروری» بیان کند. پس از جمع‌آوری پرسشنامه‌ها نتایج از لحاظ آماری تجزیه و تحلیل می‌شود تا اعتبار هر شایستگی بدست آید. این یک عمل و روش پذیرفته شده برای دفاع از مدل شایستگی است.

ه- تهیه مدل شایستگی: پس از اعتباریابی شایستگی‌ها، شایستگی‌های مورد نظر و معتبر شناسایی و سپس به تهیه مدل شایستگی برای سطوح مختلف پرداخته می‌شود. این مدل اساس و پایه آموزش قرار می‌گیرد.

2)تشخیص نیاز های آموزشی مدیران

در مرحله قبل بر اساس مدل شایستگی تهیه شده، شایستگی های مورد نیاز هر سطح از مدیران مشخص می شود. در واقع شایستگی های مدیران به منزله وضعیت مطلوبی است که مدیران بایستی بدان برسند و فاصله آن با وضعیت موجود آنها نیاز آموزشی آنهاست. بر این اساس به منظور تشخیص نیاز های آموزشی مدیران بایستی به ارزیابی آنها در برابر شایستگی ها پرداخت.این امر مشخص می سازد که هر فرد در مقایسه با شایستگی های مدیریتی مورد نیاز در کجا قرار دارد.برای این ارزیابی می توان از روشهای مختلفی استفاده کرد که بیهام و مایر(2000)سه روش عمده را بیان می کنند که عبارتند:

_ ارزشیابی توسط مدیر با تجربه دارای تدبیر

_ ارزیابی فشرده توسط کانونهای ارزیابی

_ ارزیابی از چند دیدگاه که توسط همکاران و زیردستان انجام می شود.(بازخورد 360 درجه‌ای)

مزیت اصلی استفاده از این روش جهت تعیین نیاز آموزشی مدیران این است که برنامه های آموزشی را تنها در اختیار کسانی می گذارد که به آن نیاز دارند.اگر برنامه ای که برای رشد و پیشرفت افراد برگزار می‌شود به شغل فعلی یا آتی آنها ارتباط نداشته باشد، ارزشی در بر نخواهد داشت.استفاده نا مناسب از منابع آموزشی هم موجب اتلاف وقت مدیران و در نتیجه تحمیل هزینه هایی برای سازمان می شود - زیرا مدیران مدتی از وقت کاری خود را در جایی غیر از محل کار خود می گذرانند - و هم موجب تحمیل هزینه های مالی بر سازمان می شود - زیرا سازمان می توانست از پولی که صرف این برنامه ها کرده در جای دیگر خیلی بهتر استفاده کند- (بیهام و مایر،2000)

3)شناسایی و اجرای برنامه های توسعه مدیریت

در واقع این مرحله در بردارنده سه گام اصلی است:

_ شناسایی فرصتهای توسعه مدیریت(کارگاه آموزشی، مربیگری،مونیتورینگ و..)

_ توسعه شایستگی های مدیریتی(اجرای برنامه های شناسایی شده)

_ ارزیابی مجدد شایستگی های مدیریتی (به منظور تعیین میزان بهبود)(بسپک ،2003)

پس از مشخص شدن نیازهای آموزشی مدیران، در این مرحله بایستی فرصتهای آموزشی مناسب جهت پاسخگویی به این نیازها را پیش بینی و اجرا کرد. مهمترین تفاوت میان برنامه های توسعه مدیریت مبتنی بر شایستگی با برنامه‌های آموزشی دیگردر همین برنامه های توسعه ای است. در برنامه های آموزشی سنتی که معمولآ بصورت سخنرانی نیز برگزار می شود آنچه که بیشتر اتفاق می افتد، انتقال دانش است. در حالی که در رویکرد توسعه مبتنی بر شایستگی انتقال دانش جزء کوچکی از برنامه های آموزشی است. زیرا همانطور که بیان شد شایستگی علاوه بر دانش شامل توانایی ، مهارت ، نگرش و انگیزه نیز هست. در این برنامه های توسعه ای سعی برآن است که فرد شایستگی را در عمل یاد بگیرد. بر این اساس پس از ارائه دانش به تمرین شایستگی پرداخته می شود. بدین منظور از روشهای سناریو نویسی ،بررسی موردی و ایفای نقش استفاده می شود.

از جمله مهمترین روشهایی که جهت آموزش شایستگی ها وجود دارد، روشی است که توسط وتن و کامرون(1998) ارائه شده است .آنها دراثر خود تحت عنوان «توسعه مهارتهای مدیریت» این روش را در چهار مرحله توصیف می کنند که عبارتند از: سنجش اولیه مهارت ، یادگیری مهارت ، تمرین مهارت ،سنجش ثانویه مهارت.

در گام اول با ارائه یک تست به فراگیران سعی بر آن است که وضعیت فعلی فراگیران از نظر مهارت مورد نظر شناسایی شود. در گام دوم به ارائه مطالب در زمینه مهارت مورد نظر پرداخته می شود و سعی بر آن است که از این راه مهارت یاد گرفته شود.در مرحله بعد بمنظور اینکه فراگیران بتوانند مهارت را در عمل بکارگیرند، به تمرین آن پرداخته می شود. بدین منظور ازطریق بیان سناریوهای مختلف و ایفای نقش سعی برآن است که فراگیران به تمرین مهارت بپردازند. در نهایت مجددآ به سنجش مهارت پرداخته می شودتا میزان پیشرفت فراگیران مشخص شود.

قطعاً گرفتن بازخورد از طریق ارزشیابی تکوینی و در پایان دوره می تواند زمینه بهبود مستمر برنامه های توسعه مدیریت را فراهم کند.

نتیجه گیری

بکارگیری شایستگی ها جهت طراحی آموزش مدیران رویکرد نوینی است که در دهه 1970 ظهور کرد و در سالهای بعد توسعه و گسترش یافت. منظور از شایستگی دانش،توانایی،مهارت،نگرش و انگیزه جهت انجام موفقیت آمیز کارهاست. برای طراحی برنامه های توسعه مدیریت مبتنی بر شایستگی بایستی سه مرحله اساسی را طی کرد که عبارتند از تهیه مدل شایستگی،تشخیص نیازهای آموزشی و پیش بینی و اجرای برنامه های توسعه ای. در فاز اول، هدف تهیه مدل شایستگی برای سطوح مختلف مدیریت است که بتوان در مرحله بعد با ارزیابی مدیران با آن به نیازهای آموزشی و پس از آن به برنامه های توسعه ای مناسب دست یافت .عمده مزیت بکارگیری این رویکرد از یک سو تشخیص دقیقتر نیازهای آموزشی مدیران و افزایش کارایی آموزشها و از سوی دیگر کاربردی بودن آموزشها و پرهیز از انتقال دانش صرف است.

مدیریت آموزشی

مطالب مشابه :

انواع روشهای تحقیق

مدیریت

مدیریت دانش

تحقیق در مورد مدیریت فناوری اطلاعات

تحقیق مدیریت استراتژیک

مدیریت آموزشی

مذاکره

روشهای تحقیق در مدیریت

چند تحقیق در رابطه با مدیریت آموزشی