شيوه نامه ي نگارش نامه هاي رسمي و اداري

 

مقدمه

 نامه ها از مهم ترين وسايل ايجاد ارتباط ميان انسان ها هستند كه از ديرباز مورد استفاده افراد بشر بوده و همچنان در اين زمينه نقش مهمي برعهده دارند.  نامه ها و مكاتبات به طور كلي دو نوع هستند :

الف-  نامه هاي رسمي و اداري

ب- نامه هاي خصوصي و دوستانه

           نامه هاي رسمي و اداري عبارتند از :

-        نامه هاي اداري

-         پيام هاي تبريك ، تسليت ، دعوت ، تشكر و ...

           در جزوه حاضر تلاش كرده ايم همكاران عزيز را تا آنجا كه امكان دارد با طرز درست نوشتن نامه هاي رسمي و اداري آشنا كنيم .

           نوشته ي حاضر شامل چند بخش است :

1-   تعريف نامه هاي رسمي و اداري

2-   آشنايي با انواع ويرايش ها ( ويرايش فني ، ويرايش ساختاري و ويرايش تخصصي )

3-   نمونه اي از يك نامه رسمي و اداري .

4-    منابع نوشته

 

 

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

          نامه هاي رسمي و اداري

            نامه هاي رسمي و اداري نامه هايي هستند كه فردي كه در اداره يا يا سازماني به كار اشتغال دارد براي شخص ديگري كه در همان اداره يا سازمان يا سازمان ديگري كار مي كند مي نويسد.

كلمات مخصوص نامه هاي رسمي و اداري

              براي نوشتن اين گونه نامه ها از كلمات خاصي استفاده مي كنيم : متقاضي ، مدارك پيوست و

اقدام لازم .

قسمتهاي مختلف نامه هاي رسمي و اداري

1)    سرآغاز  (  ذكر نام خداوند )

2) تاريخ   ( كه در سمت چپ بالاي نامه نوشته مي شود ).

3)  موضوع نامه  ( تقاضاي مرخصي / تقاضاي انتقال / و ... )

4) عنوان  ( چون مديريت محترم .... / سازمان محترم .../ اداره ي محترم ...)

5) كلمات احترام ( با عرض سلام / احتراماً / مستدعي است / خواهشمند است / سپاسگزارم...)

6)  متن نامه

7) امضا

نكاتي كه هنگام نوشتن نامه هاي رسمي و اداري بايد به آنها توجه كنيم

1)    نامه خلاصه ، صريح و بي ابهام باشد. از نوشتن تعارفات بيهوده ، درددل و ... پرهيز كنيد .

2)    در شروع و پايان نامه از كلمات احترام آميز استفاده كنيد اما چرب زباني و تملق در آن روا نيست.

3)    اگر ادعا و شكايتي در نامه طرح كرده ايد، بايد اسناد و مدارك لازم را با نامه همراه كنيد.

4)     كاغذ بايد تميز، مقاوم و در اندازه اي معين ( معمولاً  21 × 15  يا  30  × 21  ) باشد.

5)  نامه ي اداري بايد بدون خط خوردگي باشد و حتماً پاك نويس شود. ( رعايت نشانه گذاري، بند
 ( پاراگراف و حاشيه گذاري ضروري است) .

6)    گذاشتن تاريخ نامه ( در گوشه ي سمت چپ بالا) و امضا ( در گوشه ي سمت چپ پايين لازم است.

7)     ذكر نام و نشاني كامل و در صورت لزوم شغل و محل كار يا تلفن تماس ضروري است.

8)     سعي كنيد از نامه اي كه مي فرستيد ، تصوير ( فتوكپي) تهيه كنيد يا هنگام تحويل آن ، رسيد دريافت داريد.


ويراش فني

منظور از ويرايش فني آراستگي ظاهري و نظم و ترتيب داشتن نوشته است . يكي از كارهايي كه در اين ويرايش انجام مي گيرد رعايت علايم نگارش است :

با شناخت علايم نگارشي و كاربرد آن ها ، از اين پس سعي كنيد درست بنويسيد و درست بخوانيد. براي نشانه گذاري نوشته هاي خود مي توانيد از جدول زير استفاده كنيد.

جدول نشانه گذاري

رديف

نشانه

نام

موارد استفاده

1

0

نقطه

1-در پايان همه ي جمله ها به جز جمله هاي پرسشي و تعجبي: هوا ابري است. شايد درك اين مسئله دشوار باشد.

2-پس از هر حرفي كه به صورت نشانه ي اختصار به كار رفته باشد: ابن سينا متولد سال 428 هـ . ش

2

،

ويرگول

1)ميان عبارت:

او با تلاش بسيار صادقانه، به مقصود رسيد.                             2)پس از منادا:  خدايا، مرا عفو كن.

3) هرجا كلمه يا عبارتي به عنوان توضيح ، در ضمن جمله يا عبارتي ديگر آورده شود:

سهراب سپهري ، شاعر معاصر، به نقاشي  علاقه ي فراوان داشت.

همان جا ، زير آن درخت ، نشسته بودم.

4) بين چند كلمه كه اسناد واحدي باشد:

فردوسي ، مولوي، سعدي و حافظ از بزرگان شعر فارسي هستند.

5) بين دو كلمه كه ممكن است خواننده آن ها را با كسره ي اضافه بخواند:

پدر، حسن را سرزنش كرد.

6) ميان جمله هاي غير مستقل كه در مجموع جمله ي كاملي را تشكيل مي دهند:  اگر شب ها همه قدر بودي، شب قدر بي قدر بودي.

3

:

دو نقطه

1)قبل از نقل قول:

صاحب نظران آموزشي مي گويند : شرط درست نوشتن، درست فهميدن است.

2)هنگام برشمردن اجزاي يك چيز:

آثار جلال آل احمد عبارت اند از: خسي در ميقات ، مدير مدرسه ، سه تار و ...

3)  جلوي كلماتي كه مي خواهيم آن ها را معني كنيم : نغز : دل كش

4

؟

علامت سئوال

1)در پايان جمله پرسشي:                                                         آيا تاكنون كتاب گلستان سعدي را خوانده اي ؟

2) براي نشان دادن مفهوم ترديديا استهزا:

وفات حافظ در 721 (؟)  اتفاق افتاد.                                                         او نابغه (؟ ) است.

5

!

 علامت تعجب يا خطاب

1)       در پايان جمله ي تعجبي، تاكيدي، عاطفي :                                               عجب روزگاري است!

2) پس از اصوات:  هان! اي دل عبرت بين.

6

((   ))

گيومه

1)سخني كه به طور مستقيم از جايي يا كسي نقل مي شود:

پيامبرفرمودند((:  طلب دانش بر هر مسلماني واجب است)).

2)       اسامي و عناوين و اصطلاحات علمي يا فني ( فقط بار اول ).

(( صور خيال )) از اجزاي اصلي شعر است.

7

؛

نقطه ويرگول

1)براي جداكردن جمله هايي كه از جهت ساختمان و مفهوم مستقل به نظر مي رسند.

ولي در يك عبارت طولاني ، با يك ديگر بستگي معنايي دارند.

دانش آموز بايد درس بخواند؛ منظم باشد و به سخنان معلم گوش فرا دهد.

2)در بيان توضيح و مثال پيش از كلمه هاي ((مثلاً ))، (( فرضاً))، ((يعني )) و ...:

هنگام نگارش بايد خوب ديد؛ يعني، دقت داشت و هوشياربود.


جدول نشانه گذاري

رديف

نشانه

نام

موارد استفاده

8

ــ

خط فاصله

1) در مكالمه ي بين اشخاص داستان ها يا نمايش نامه ها يا ذكر مكالمات تلفني، در ابتداي جمله و از سر سطر به جاي نام گوينده :

- كجا بودي ؟

- كتاب خانه .

- چه كتابي انتخاب كردي ؟

- خدمات متقابل اسلام و ايران

2) هنگامي كه دو كلمه بر روي هم دو جنبه ي مختلف از يك منظور را نشان دهند:

مباحث اجتماعي – رواني گاه بسيار به هم پيوند مي خورند.

3) به معني (( تا )) و (( به )) براي بيان فواصل زماني و مكاني

قطار تهران – مشهد حركت كرد.

گروه سني 7-13 سال مي توانند اين كتاب را بخوانند.

4) براي جداكردن عبارت معترضه :

حضرت علي – عليه السلام – فرمود...

5) هرگاه كلمه اي در آخر سطر نگنجد، با قراردادن يك خط فاصله بقيه ي آن را در سطر بعد مي نويسيم:

در نگارش هايي كه جنبه ي ادبي دارند استفاده از احساس و عاطفه ، صور- خيال، صميميت،
 شيوه ها ي مهم پرورش مطلب هستند.

9

...

سه نقطه

1)براي نشان دادن جملات و كلمات محذوف:

كنايه ، استعاره ، مجاز، تشخيص و ... جنبه هايي از صور خيال را تشكيل مي دهند.

2)سخن ناتمام :

شما... شما ... زبانم لال ...

3)براي نشان دادن كشش هجا در گفتار:

سقفهر.... ي ريخت . آها... ي حسين ، كجايي ؟

4)افتادگي كلمه يا كلماتي از يك نسخه ي خطي:

اول چيزي كه نگاه كنند روز قيامت نماز بود. اگر تمام باشد و به شرط بود بپذيرند و ديگر ...

چنان كه باشد بپذيرند.

10

[ ]

قلاب

1)مطالبي كه جزاصل كلام نباشد:

معلم:  خوشحالم كه اعلام كنم كلاس شما بين ساير كلاس هاي مدرسه بالاترين نمره را كسب كرده است . [ ابراز احساسات دانش آموزان كلاس  ]

2)در تصحيح متون كلمات الحاقي يا توضيحات احتمالي در قلاب گذاشته مي شود:

گفت:  من مردي طرارم،  [ تو ] اين زر به من امانت دادي ...

3)       دستورهاي اجرايي در نمايش نامه ها:

حسين [ با نيش خند ] فكر مي كنيد اين كار به صلاح شما باشد؟

11

( )

كمانك (پرانتز)

1)معني و معادل يك كلمه :

زندگي نامه ( بيوگرافي ) و حسب حال ( اتو بيوگرافي )  دو حوزه ي مهم نگارشي هستند.

2) توضيح بيشتر :

بناي واقع گرايي ( همان رئاليسم در مكاتب ادبي غربي ) بر حقيقت گويي است.

4)       ذكر تاريخ ، شهرت ، تخلص ، نام سابق و...

ابن سينا ( 370- 428 هـ ) از نوابغ شرق و جامع علوم گوناگون بود.

 

 


 

جدول نشانه گذاري

 

رديف

نشانه

نام

موارد استفاده

12

/

مميز ( خط مورب)

1)براي جداكردن روز ، ماه، سال:

خواهشمند است در تاريخ 24/1/86  در محل مدرسه حضور به هم رسانيد.

2) براي جدا كردن مصرع هاي يك بيت: آي آدم ها/ يك نفر دارد كه دست و پاي دائم مي زنددر آب

13

*

ستاره

1)براي توضيح يك كلمه در پاورقي

2) در آغاز يك سطر به نشانه ي شروع مطلب جديد

14

پيكان

براي نشان دادن نتيجه ي تركيب چند جزء يا تجزيه ي يك كلمه :

(( از پا افتادن )) از چند بخش تشكيل شده است          از ( حرف اضافه ) + پا ( اسم ) + افتادن
( مصدر )

15

"

ايضاً

 علامت جملات و كلمات مشابه :

كتاب (( زبان فارسي )) سال اول دبيرستان

"       "           "   دوم  "

16

{}

آكلاد

(دو ابرو )

براي نشان دادن انشعاب :

                                                                                ساده

اسم ها از نظر ساخت چهار دسته اند:                       مشتق

                                                                             مركب

                                                                              مشتق - مركب

17

=

تساوي

براي نشان دادن تساوي ميان دو مطلب :

آمدم كه تو را ببينم = براي ديدن تو آمدم.

 


 

ويرايش ساختاري ( زباني  )

           منظور از ويرايش ساختاري شناسايي كاربردهاي خلاف دستور و زبان و يا تعبير هاي نامناسب و ناروا در نوشته و گذاشتن شكل درست آنها به جاي اشكال نادرست است .

           ويرايش ساختاري ( زباني  ) در چند فصل مختلف بررسي مي كنيم. مهمترين عنوان هاي اين فصول عبارتند از : 1- جمع           2- مذكر مونث    3- حشو          4- موارد ديگر

 

1- جمع

1- جمع بستن كلمه فارسي با علامت جمع عربي (( ات،  ون  وين   )) غلط است :

نادرست

درست

توضيح

آزمايشات

آزمايش ها

 

 دستورات

 دستورها

 

فرمايشات

فرمايش ها – فرموده ها

 

 پيشنهادات

پيشنهادها

 

 سفارشات

سفارش ها

 

دهات

روستاها – ده ها

 

 شيلات

 

شيل ، كلمه گيلكي است به معني سدي از چوب كه در عرض رودخانه مي بندند تا ماهيان پشت آن جمع شوند و صيدشان كنند .

 اگر چه شيلات خيلي مصطلح است به جاي ان
(( آبزيان  )) يا امور آبزيان پيشنهاد مي گردد.

گزارشات

گزارش ها

 

 باغات

باغ ها

 

 گرايشات

 گرايش ها

 

 ايلات

 ايل ها

 

 گمركات

 

براي هر شهرستان يا استان مي توان گفت : گمرك براي كل كشور : ادارات گمرك

بازرسين

بازرسان

 

داوطلبين

 داوطلبان

 

 


 

2- جمع بستن هيچ كلمه اي با (( يات )) صحيح نيست.

ننويسيم

بنويسيم

عمليات

كارها ( در مورد امور نظامي :  حمله )

غزليات

 غزل ها

 عرقيات

 عرق ها -  انواع عرق

 كشفيات

 اكتشافات

 

3-افزودن پسوند (( جات )) در آخر هيچ كلمه اي جايز نيست چه فارسي باشد چه عربي ، چه به عنوان پسوند جمع بيايد چه به قول بعضي ، به منزله پسوند نوع و جنس .

ننويسيم

بنويسيم

اداره جات

اداره ها- ادارات

 كارخانجات

 كارخانه ها

 حواله جات – حوالجات

 حواله ها

دسته جات – دستجات

دسته ها

 نوشته جات

 نوشته ها

ترشيجات

ترشي ها – انواع ترشي

 سبزيجات

 سبزي ها -  انواع سبزي

ميوه جات

 ميوه ها- انواع ميوه

مرباجات

مرباها- انواع مربا

 شيريني جات

شيريني ها- انواع شيريني

طلاجات

 انواع زيورطلا

 عتيقه جات

عتيقه ها

ادويه جات

 ادويه – انواع ادويه

 


 

 

4- دوباره جمع بستن جمعهاي عربي ، غلط است .

ننويسيم

بنويسيم

كسورات

كسور

وجوهات

وجوه

 امورات

امور

 رسومات

 رسوم

شؤونات

شؤون

 نذورات

تذور

 حبوبات

حبوب

اسنادها

 اسناد

 مدارك ها

مدارك

 اطراف ها

 اطراف

اعمال ها

 اعمال

افراها

 افراد

 حوادث ها

حوادث

مراسم ها

 مراسم

اخبارها

 اخبار

 آمالها

آمال

 

5-  جمع بستن كلمه هاي غير عربي به صورت مكسر غلط است:

 

غلط

صحيح

اساتيد

استادان

 فرامين

فرمانها

ميادين

 ميدانها

 دهاقين

دهقانان- دهقانها

بساتين

بستانها

 افاغنه

افغانان- افغانها

 اكراد

كردان- كردها

 ارامنه

 ارمنيان- ارمنيها

 بنادر

 بندرها

 دروايش

 درويشها

 


 

2- مذكر و مونث

يكي از قواعد و اصول زبان عربي، مطابقت دادن صفت با موصوف در جنسيت است يعني براي موصوف مذكر، صفت مذكر مي آورند و براي موصوف مونث ، صفت مونث

مثل : مكه معظمه – معاصي كبيره – زاويه منفجر اما وقتي كه موصوف يا صفت فارسي باشند آوردن علامت تانيث ( ه) در آخر صفت جايز نيست . حتي اگر موصوف ، موثت باشد.

شكل مصطلح

صورت صحيح

خانم مديره – همسر مربوطه – خواهرمحترمه

دختر محجبه- همشيره مكرمه – بانوي فاضله

زن مطلقه

خانم مدير – همسر مربوط- خواهر محترم

دختر با حجاب – همشيره مكرم – بانوي فاضل

زن طلاق داده شده

دبير مربوطه – كارشناس مربوطه –
واحد مربوطه-

دبير مربوط- كارشناس مربوط – واحد مربوط

نامه مورخه – نامه وارده – نامه صادره

نامة مورخ –  نامة وارشده – نامة صادرشده

گناه صغيره – گناه كبيره – گناهان كبيره

گناه صغيره – گناه كبيره – گناهان كبير

گزارش واصله – بدهي معوقه

گزارش رسيده – بدهي معوق

 قرارداد منعقده – دهه مباركه

قراردادمنعقدشده – دهة مبارك

انسان اوليه – ميوه ممنوعه -  خانه مخروبه

انسان نخستين- ميوة ممنوع- خانة مخروب

كاغذ باطله – كمكهاي اوليه- اتومبيل مسروقه

كاغذ باطل – كمكهاي ابتدايي ( نخستين ) – اتومبيل سرقت شده

شناسنامه صادره – حكم صادره – راي صادره

شناسنامة صادرشده –حكم صادرشده – راي صادر شده

ولي اگر بتوان براي همين دسته از تركيب ها نيز صفت بدون هاء تانيث آورد صحيح تر و شيواتر است.

همچنان كه تا پنجاه سال پيش مواد مخدره مي گفتند و امروز : مواد مخدر

صحيح

صحيح تر

سورة مباركه – آية شريفه

قوة مقننه – قوة مجريه – قوة قضائيه

سوره مبارك – آية شريف

قوة قانونگذاري- قوة اجرايي – قوة قضايي

 مواد منفجره – موادمحترقه

 موادانفجاري – موادآتشزا

مطالب مندرجه

 مطالب مندرج

 

 

 


مطالب مشابه :


شيوه نامه ي نگارش نامه هاي رسمي و اداري

شيوه نامه ي نگارش نامه هاي رسمي و اداري گروه مالی و اداری نامه های اداری




شيوه نگارش نامه اداري در روابط عمومي

شيوه نگارش نامه اداري در روابط عمومي. نگارش اصولي نامه های اداری نقش بسيار مهمي در بيان درست




آیین نگارش و نامه نگاری اداری

نامه نگاری اداری با عرض سلام خوشحال میشم متن نامه های اداری در زمینه های




آیین نگارش مکاتبات اداری

مقدمه : شیوه نگارش ویا فن نویسندگی که معمولاً نامه های خصوصی واداری وحتی کتب ومقالات را شامل




جزوه آموزش مکاتبات اداری- مدرس: سیدرضا نیری

باسمه تعالی آمـوزش نگارش اداری مقدمه: نگارش نامه های اداری از دیرباز به عنوان مجاری مهم




شیوه نگارش نامه اداری

شیوه نگارش نامه اداری شيوه نگارش ويا فن نويسندگي که معمولاً نامه هاي نوشته های




نامه های اداری

نامه های اداری شیوه نگارش نامه اداری شيوه نگارش ويا فن نويسندگي که معمولاً نامه هاي




آیین نگارش نامه های اداری ،اصطلاحات و واژه‌هاي پر کاربرد در نامه نگاری اداری

آیین نگارش نامه های اداری ،اصطلاحات و واژه‌هاي پر کاربرد در نامه نگاری اداری: آشنايي




دانلود کتاب شیوه های نگارش نامه های اداری

دانلود کتاب شیوه های نگارش نامه های اداری روش نوشتن نامه های




آیین نگارش نامه های اداری

آیین نگارش نامه های اداری. مراحل تهيه نامه‏ هاى ادارى .




برچسب :