نامه اداری

  • نمونه نامه های اداری

            اندازه و ابعاد نامه های اداری       نامه با قطع کوچک در لابه لای صفحات پرونده پوشیده می ماند و نامه با قطع بزرگ از پوشه استاندارد خارج می شود. گردش پیاپی  ، کاغذهای نازک را از بین می برد . استفاده از اندازه های استاندارد مانع از ضایعات هنگام برش کاغذ می شود و سبب می گردد کاغذها با نوع متداول سایر کشورها هماهنگی یابد.در بخشنامه نخست وزیری در سال 1349 ابعاد و اندازه های ذیل را به عنوان استاندارد ابلاغ کرده اند: قطع     ( A3      ( 297-420  برای جدول ها  /    نمودارها    /  صورت های مالی بزرگ قطع (210-297)   A4      مخصوص نامه های بیش از 5 سطر کوچک قطع (148-210) A5      مخصوص نامه های کمتر از 5 سطر کوچکتر    قطع (  105-148) A6      بدون سر لوحه برای مبادله یاد داشت اداری     برای حفظ شکل هماهنگ نامه ها و آسانی بایگانی آنها در پوشه - بدون آنکه کلمات حاشیه در زیر فنر پوشه پنهان بماند - باید در نوشتن نامه ، فاصله حواشی را - در اولین صفحه قطع بزرگ - به شرح زیر مراعات کرد: 4  سانتی متر از بالای صفحه تا عنوان   /    2 سانتی متر از عنوان تا اولین سطر متن   /  3/5 سانتی متر از سمت راست حاشیه تا سطر اول     /    2/5 سانتی متر از سمت راست حاشیه تا سطر دوم   / 1/5   سانتی متر از سمت راست حاشیه تا سطر دوم   /2/5   سانتی متر حاشیه پایین صفحه تا آخرین سطر نامه برای دستورها و یاد داشتهای درخواستی، در پایین صفحه فاصله معین منظور می شود. نامه های داخلی   نامه هایی که در داخل یک سازمان بین واحد های مختلف مبادله می شود.                       الف) واحد بالا به واحد پایین -------- ابلاغ پیام / دستور / خط مشی/ ایجاد هماهنگی ب) واحد پایین به واحد بالا--------- تقاضا / گزارش پ) هم عرض ----------- تقاضا ت) واحد به کارمند---------احکام ماموریت / ترفیع /تشویق / توبیخ ث) تقاضانامه های خارجی نامه های خارجی مخاطبان گوناگونی دارند، مانند یک واحد شناخته شده سازمان دیگر ، وزارتخانه یا سازمان دیگر و یا شخص حقیقی        نامه های واردی: به نامه ها یی گفته می شود که اشخاص حقیقی به وزارتخانه یا سازمان می نویسند.در این نوع نامه ها، ضوابط مربوط به عنوان نویسی نامه های اداری مراعات نمی شود.--------------------------------------------------------------------------------------------- نمونه نامه واردی1 مدیر محترم اداره کل کارگزینی آموزش و پرورش استان.........                                                                                                                                                                شماره.....موضوع :درخواست استخدام                                                                                ...



  • شيوه نامه ي نگارش نامه هاي رسمي و اداري

      مقدمه  نامه ها از مهم ترين وسايل ايجاد ارتباط ميان انسان ها هستند كه از ديرباز مورد استفاده افراد بشر بوده و همچنان در اين زمينه نقش مهمي برعهده دارند.  نامه ها و مكاتبات به طور كلي دو نوع هستند : الف-  نامه هاي رسمي و اداري ب- نامه هاي خصوصي و دوستانه            نامه هاي رسمي و اداري عبارتند از : -        نامه هاي اداري -         پيام هاي تبريك ، تسليت ، دعوت ، تشكر و ...            در جزوه حاضر تلاش كرده ايم همكاران عزيز را تا آنجا كه امكان دارد با طرز درست نوشتن نامه هاي رسمي و اداري آشنا كنيم .            نوشته ي حاضر شامل چند بخش است : 1-   تعريف نامه هاي رسمي و اداري 2-   آشنايي با انواع ويرايش ها ( ويرايش فني ، ويرايش ساختاري و ويرايش تخصصي ) 3-   نمونه اي از يك نامه رسمي و اداري . 4-    منابع نوشته                                     نامه هاي رسمي و اداري             نامه هاي رسمي و اداري نامه هايي هستند كه فردي كه در اداره يا يا سازماني به كار اشتغال دارد براي شخص ديگري كه در همان اداره يا سازمان يا سازمان ديگري كار مي كند مي نويسد. كلمات مخصوص نامه هاي رسمي و اداري               براي نوشتن اين گونه نامه ها از كلمات خاصي استفاده مي كنيم : متقاضي ، مدارك پيوست و اقدام لازم . قسمتهاي مختلف نامه هاي رسمي و اداري 1)    سرآغاز  (  ذكر نام خداوند ) 2) تاريخ   ( كه در سمت چپ بالاي نامه نوشته مي شود ). 3)  موضوع نامه  ( تقاضاي مرخصي / تقاضاي انتقال / و ... ) 4) عنوان  ( چون مديريت محترم .... / سازمان محترم .../ اداره ي محترم ...) 5) كلمات احترام ( با عرض سلام / احتراماً / مستدعي است / خواهشمند است / سپاسگزارم...) 6)  متن نامه 7) امضا نكاتي كه هنگام نوشتن نامه هاي رسمي و اداري بايد به آنها توجه كنيم 1)    نامه خلاصه ، صريح و بي ابهام باشد. از نوشتن تعارفات بيهوده ، درددل و ... پرهيز كنيد . 2)    در شروع و پايان نامه از كلمات احترام آميز استفاده كنيد اما چرب زباني و تملق در آن روا نيست. 3)    اگر ادعا و شكايتي در نامه طرح كرده ايد، بايد اسناد و مدارك لازم را با نامه همراه كنيد. 4)     كاغذ بايد تميز، مقاوم و در اندازه اي معين ( معمولاً  21 × 15  يا  30  × 21  ) باشد. 5)  نامه ي اداري بايد بدون خط خوردگي باشد و حتماً پاك نويس شود. ( رعايت نشانه گذاري، بند ( پاراگراف و حاشيه گذاري ضروري است) . 6)    گذاشتن تاريخ نامه ( در گوشه ي سمت چپ بالا) و امضا ( در گوشه ي سمت چپ پايين لازم است. 7)     ذكر نام و نشاني كامل و در صورت لزوم شغل و محل كار يا تلفن تماس ضروري است. 8)     سعي كنيد از نامه اي كه مي فرستيد ، تصوير ( فتوكپي) تهيه كنيد يا هنگام تحويل آن ، رسيد دريافت داريد. ويراش ...

  • طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی

    نکاتی در باب نوشتن نامه اداری: -متن نامه باید با نهایت دقت در صحت مطالب تهیه شود.-متن نامه باید شایسته فرد گیرنده باشد و پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در نظر گرفته شود.-در نامه های اداری باید شیوایی سخن و روانی مطلب نیز در نظر گرفته شود و از لغات قدیمی و نامانوس نباید استفاده شود.-از حشو(به کار بردن واژه هایی که هم معنی هستند)خودداری شود.-در نامه های اداری به هیچ وجه نباید از کلمات و جملات عامیانه استفاده کرد.-از نشانه های قراردادی(ویرگول, نقطه و ...)باید درست و به جا استفاده کرد.-در نامه های اداری باید از استفاده کردن جملات توهین آمیز, تهدید آمیز و مشکل آفرین خودداری کرد.-نامه های اداری ترجیحا باید در کاغذ های بزرگ نوشته شود تا امکان ارجاع و حاشیه نویسی داشته باشد.-نامه حدالامکان باید تایپ شود یا حد اقل با خط خوانا نوشته شود.-سلسله مراتب باید رعایت شود, مثلا اگر می خواهیم برای اداره ای نامه بنویسیم اولین نفر باید مدیریت مکان مورد نظر باشد.عدم رعایت سلسله مراتب باعث توهین به پایینی ها می شود.-اگر مخاطب نامه را نمی شناسیم نامه را باید با یک عنوان کلی بنویسیم. در هر اداره یک سیستم تفکیک نامه وجود دارد که باعث ارسال نامه به مکان مورد نظر می شود.-اگر نامه به وسیله اینترنت مکاتبه شود: الف) از رنگ های ملایم(مثل آبی) استفاده شود. ب)تایپ همه نامه با فونت بزرگ یک نوع توهین محسوب می شود. ج) ارسال تعداد زیادی ایمیل برای یک مکان کار درستی نیست.   اسکلت کلی یک نامه اداری: -نامه را با نام خدا آغاز می کنیم.-تاریخ را درج می کنیم.-موضوع نامه را می نویسیم.-نام شخص گیرنده را با احترام همراه سمت وی می نویسیم.مثال: جناب آقای جمال زارعی مدیریت محترم سازمان........... یا مدیریت محترم سازمان ............ جناب آقای جمال زارعی-نامه را با حدود یک سانتی متر از محل طبیعی شروع سطر آغاز می کنیم و بدون طول وتفسیر های اضافی شروع به طرح مشکل می کنیم.-انتظاری را که از گیرنده نامه داریم محترمانه ذکر می کنیم و اگر توانستیم راه حل یا پیشنهادی ارائه می دهیم.-دستور نمی دهیم , نامه باید بیشتر جنبه خواهشی داشته باشد.-نام و مشخصات خود را در پایین نامه سمت چپ می نویسیم و امضا می کنیم.   این نوع از نامه اداری نامه شخص به اداره بود که در زیر نمونه ای برای آن می آورم.نمونه:به نام خدا موضوع:ثبت نام در مدرسه تاریخ ...ریاست محترم ادره اموزش و پرورش شهرستان ... جناب آقای/سرکار خانم......با احترام، ضمن ارسال فتوکپی حکم انتقال شماره.......روز.....اداره.....،من به این شهرستان منتقلشده ام. خواهشمند است دستور فرمایید فرزندم ......را در کلاس.....دبیرستان.....که به محل سکونت ما نزدیک است ...

  • طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی ( فوری)

    اول نام فردبعد سمتشبعد سلام و بعد توی ادارات اصولا می نویسند : و با صلاوات بر محمد و آل محمداحتراماً،و با حداقل جملات و به صورت رسمی ادامه می دهید وقتی برای اداره و یا ارگان یا شخص مهمی نامه می نویسیم که رابطه کاری با او داریم از نامه اداری استفاده می کنیم در چنین مواردی نمی شود از نامه دوستانه استفاده کرد و این کار نوعی توهین به شخص گیرنده محسوب می شود .نوشتن نامه اداری چیزی نیست که بتوان به صورت گام به گام آن را آموزش داد بلکه می شود با ذکر نکاتی چند و نشان دادن مثال به نوشتن صحیح آن کمک کرد.همه ما در سال اول متوسطه با نوشتن نامه اداری آشنا شده ایم اما در اینجا با ذکر نکات بیشتری سعی در بهبود نگارش چنین نامه هایی خواهیم داشت.نکاتی در باب نوشتن نامه اداری:-نامه اداری باید در یک طرف صفحه نوشته شوند ونباید در حاشیه آن ها چیزی نوشت.-متن نامه باید با نهایت دقت در صحت مطالب تهیه شود.-متن نامه باید شایسته فرد گیرنده باشد و پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در نظر گرفته شود.-در نامه های اداری باید شیوایی سخن و روانی مطلب نیز در نظر گرفته شود و از لغات قدیمی و نامانوس نباید استفاده شود.-از حشو(به کار بردن واژه هایی که هم معنی هستند)خودداری شود.-در نامه های اداری به هیچ وجه نباید از کلمات و جملات عامیانه استفاده کرد.-از نشانه های قراردادی(ویرگول, نقطه و ...)باید درست و به جا استفاده کرد.-در نامه های اداری باید از استفاده کردن جملات توهین آمیز, تهدید آمیز و مشکل آفرین خودداری کرد.-نامه های اداری ترجیحا باید در کاغذ های بزرگ نوشته شود تا امکان ارجاع و حاشیه نویسی داشته باشد.-نامه حدالامکان باید تایپ شود یا حد اقل با خط خوانا نوشته شود.-سلسله مراتب باید رعایت شود, مثلا اگر می خواهیم برای اداره ای نامه بنویسیم اولین نفر باید مدیریت مکان مورد نظر باشد.عدم رعایت سلسله مراتب باعث توهین به پایینی ها می شود.-اگر مخاطب نامه را نمی شناسیم نامه را باید با یک عنوان کلی بنویسیم. در هر اداره یک سیستم تفکیک نامه وجود دارد که باعث ارسال نامه به مکان مورد نظر می شود.-اگر نامه به وسیله اینترنت مکاتبه شود: الف) از رنگ های ملایم(مثل آبی) استفاده شود. ب)تایپ همه نامه با فونت بزرگ یک نوع توهین محسوب می شود. ج) ارسال تعداد زیادی ایمیل برای یک مکان کار درستی نیست.اسکلت کلی یک نامه اداری:-نامه را با نام خدا آغاز می کنیم.-تاریخ را درج می کنیم.-موضوع نامه را می نویسیم.-نام شخص گیرنده را با احترام همراه سمت وی می نویسیم.مثال: جناب آقای جمال زارعی مدیریت محترم سازمان........... یا مدیریت محترم سازمان ............ جناب آقای جمال زارعی-نامه را با حدود یک سانتی ...

  • ظرافت نامه اداری

    «نامه اداری و ظرافت  پاسخ گویی به آن» دکتر یوسف محنت فر معاون اداری و مالی دانشگاه  در شرایط فعلی کاهش مکاتبات اداری  می تواند باعث کاهش هزینه های جاری دستگاه بزرگی بمانند دانشگاه شود. در سیستم اداری پاسخگو و قانونمند بنظر می رسد که میزان مکاتبات بسیار اندک می باشد. بسیار اتفاق می افتد در پیچ و خم کارهای اداری ارباب رجوع مجبور به نگارش یک نامه اداری می شود. از طرفی این یک امر معمول در اداره ها است که کارمندان باید به مافوق خود، همکاران خویش و یا کارکنان زیردست خودشان نامه نگاری کنند تا این چنین درخواست و یا دستورات خود را انتقال دهند. تمام این اتفاقات در شکل و قالب نامه های اداری انجام می شود. اما نکته ای که در این میان ذهن ما را به خود مشغول می کند، آن است که هر نوشته ای را می توان یک نامه اداری فرض کرد، یا نه، نگارش نامه اداری برای خود سلسه مراتبی دارد که دانستن و رعایت آنها برای همگان ضروری است؟ در تعریف نامه اداری گفته می شود «نامه اداری، نوشته ای کوتاه، صریح است با حداقل کلمات که در آن به شکل محترمانه تقاضایی بیان می شود» از همین تعریف به خودی خود روشن است نامه اداری چیست، چگونه نوشته می شود و از چه بخش هایی تشکیل شده است. پس نامه اداری را می توان چنین تصور کرد که از سه بخش ساخته شده؛ «مقدمه»، «اصل موضوع» و «نتیجه گیری و اختتام» مطلب. مقدمه باید کوتاه و در چندین کلمه خلاصه شود. این مقدمه می تواند به بیان تاریخ یا شماره نامه ای اختصاص پیدا کند و یا این که مخاطب نامه در آن مشخص شود. اما در هر حال این مقدمه باید به گونه ای باشد که ذهن مخاطب نامه را نسبت به اصل نامه روشن کند تا این چنین او داخل موضوع اصلی شود. بعد از مقدمه، اصل موضوع است که شاکله نامه اداری در آن است. بنابراین اصل موضوع را می توان بخش اصلی و در حقیقت سرنوشت ساز نامه اداری تصور کرد. در این بخش لازم است نویسنده نامه با کلماتی ساده، روان و کوتاه درخواست خودش را به رشته تحریر درآورد. همچنین در نگارش این بخش رعایت زمان خواندن نامه توسط مخاطب رعایت شود تا با حداقل جملات، حداکثر بهره برده شود. البته در بخش نتیجه گیری و اختتام مطلب که پایان نامه اداری است در کنار امضا و تاریخ، تشکر، خواهش و یا دستور لازم ذکر شود تا این چنین نامه کارآمدتر شود. اما نامه های اداری به انواعی تقسیم می شوند که از آن جمله می توان به نامه های خبری اشاره کرد که در آن کار یک اداره و یا سازمان به اطلاع مخاطبان رسانده می شود. یا نامه ای بازدارنده که در آنها سازمان یا اداره ای و یا افرادی، دیگران را از انجام امری نهی می کنند. هم چنین نامه های دستوری و درخواستی که این نوع نامه ها ...

  • چگونه يک نامه خوب اداري بنويسيم ؟

    مقدمه : شيوه نگارش ويا فن نويسندگي که معمولاً نامه هاي خصوصي واداري وحتي کتب ومقالات را شامل مي شود ، متأسفانه از ابتداي سوادآموزي وتا زمان بهره برداري مورد توجه واقع نشده است ودر نتيجه اين امر ضعف گروهي از باسوادان وحتي فارغ التحصيلان مدارس متوسطه ودر بعضي از فارغ التحصيلان دانشگاهي نيز ديده مي شود که اغلب از نوشتن روان نويسي زبان فارسي ( زباني که به آن تکلم مي کنند ) عاجزند . در خوب نوشتن وبيان مطالب به صورت درست وروان غالباً تصور مي شود که اين فن خاص گروهي است که ذوق آن را داشته ويا در رشته هاي خاصي مثلاً زبان وادبيات فارسي تحصيل نموده باشند وبقيه اشکالي بر آنان وارد نخواهد بود چنانچه به اين فن آشنايي نداشته باشند در صورتيکه مسئله اين طور نيست .    نوشتن متون فارسي ودر حقيقت آنچه که در آغاز کارمان صحبت و يا فکر کردن است و مي بايد بعداً بر روي کاغذ بصورت نوشته در آيد نبايد بي اهميت تلقي گردد وتهيه يک گزارش ويا نامه خوب اداري نياز فراوان به آگاهي در شيوه نگارش دارد . در تهيه آن نيز رشته شغلي وتخصص ودر جه تحصيلي وذوق واستعداد سرشار نيز کافي نيست ، بنابراين يک نفر متخصص در امور فني ويا مهندسي نيز فرضاً در تهيه يک نامه اداري ويا فني ويا تهيه يک گزارش حتي براي موضوعات فني هم بايد با گزينش کلمات ، جملات ، ترکيب وتنظيم آنها با يکديگر اقدام نمايد ودر نتيجه غلط نوشتن کلمات ، جملات ونامفهوم بودن متن نامه ويا گزارش علاوه بر عدم دسترسي به نتيجه مورد نظر ، خود مشکلاتي را نيز بدنبال خواهد داشت ودر نهايت خالي از اشکال نخواهد بود . بي اعتنايي بعضي از مردم وحتي تحصيلکرده ها به فنون واصول خوب نوشتن نمي تواند دلايل آنان را در بي ارج نموده اين فن توجيه کند ، زيرا بايد قبول کرد که نگارش صحيح در هر زماني به عنوان يک نياز اجتناب ناپذير وضروري براي همه افراد جامعه مي باشد وبه ويژه براي افراد تحصيل کرده محسوس تر خواهد بود . چون توقع افراد عادي از اين گروه بيشتر است وعلاوه بر آن اين گروه از جامعه به جهت فعاليت هاي سياسي  واداري واجتماعي وفرهنگي که دارند ، خوب ويا بد نوشتن آنها تاثير مستقيمي بر روي ديگران خواهد گذاشت . براي کارکنان سازمانهاي دولتي بسيار اتفاق افتاده که نامفهوم بودن ويا ناقص بودن نامه اي موجب ، سرگرداني ارباب رجوع ، مکاتبات مجدد وبيهوده ونهايتاً صرف وقت وايجاد هزينه ونيروي انساني بيموردي را شامل گرديده است . بنابراين براي کارمندان اداري بخصوص آگاهي از فنون نگارش در حد متعارف وبه مقياسي که آنها را قادر به نامه نگاري صحيح و کافي براي انجام وظايف محوه نمايد ، ضروري است وبراي رسيدن به اين مقصود لااقل مي بايستي ...

  • نامه اداری

    تاريخ : 7/8/1381شماره : 6275987پيوست : دارد سازمان آموزش فني و حرفه اي استان اصفهانبه : سرپرست آموزشاز : شركت پيشگام وابسته به انرژي اتمي اصفهانموضوع : آموزش اينترنتعطف به نامه شماره 441 مورخ 5/6/1381 از آن سازمان محترم درخواست ميشود يك نفرمدرس را جهت آموزش اينترنت به اين مركز معرفي نمائيد . ضمناً خواهشمند است دستور فرمائيد چند نسخه از جزوه آموزشي اينترنت به اين شركت ارسال نمايند. قبلاً از همكاري شما سپاسگزاري ميگردد.نام و نام خانوادگيمسئول امور ادارينمونه ديگري از يك نامه اداري همراه با رونوشت :تاريخ : 7/8/1381 شماره : پ/75034پيوست : داردسازمان آموزش فني و حرفه اي استان اصفهانبه : سرپرست آموزشاز : شركت پيشگام وابسته به انرژي اتمي اصفهانموضوع : آموزش Wordاحتراماًءعطف به نامه شماره 441 مورخ 5/6/1381 از آن سازمان محترم درخواست ميشود يك نفر مدرس را جهت آموزش Word به اين شركت معرفي نمائيد . ضمناً خواهشمند است دستور فرمائيد چند نسخه از جزوه آموزشي Word به اين شركت ارسال نمايند. قبلاً از همكاري شما سپاسگزاري ميگردد.نام و نام خانوادگي مسئول امور اداريرونوشت :- اداره اطلاعات- بايگاني  نامه اداری وقتی برای اداره و یا ارگان یا شخص مهمی نامه می نویسیم که رابطه کاری با او داریم از نامه اداری استفاده می کنیم در چنین مواردی نمی شود از نامه دوستانه استفاده کرد و این کار نوعی توهین به شخص گیرنده محسوب می شود .نوشتن نامه اداری چیزی نیست که بتوان به صورت گام به گام آن را آموزش داد بلکه می شود با ذکر نکاتی چند و نشان دادن مثال به نوشتن صحیح آن کمک کرد.همه ما در سال اول متوسطه با نوشتن نامه اداری آشنا شده ایم اما در اینجا با ذکر نکات بیشتری سعی در بهبود نگارش چنین نامه هایی خواهیم داشت.نکاتی در باب نوشتن نامه اداری:-نامه اداری باید در یک طرف صفحه نوشته شوند ونباید در حاشیه آن ها چیزی نوشت.-متن نامه باید با نهایت دقت در صحت مطالب تهیه شود.-متن نامه باید شایسته فرد گیرنده باشد و پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در نظر گرفته شود.-در نامه های اداری باید شیوایی سخن و روانی مطلب نیز در نظر گرفته شود و از لغات قدیمی و نامانوس نباید استفاده شود.-از حشو(به کار بردن واژه هایی که هم معنی هستند)خودداری شود.-در نامه های اداری به هیچ وجه نباید از کلمات و جملات عامیانه استفاده کرد.-از نشانه های قراردادی(ویرگول, نقطه و ...)باید درست و به جا استفاده کرد.-در نامه های اداری باید از استفاده کردن جملات توهین آمیز, تهدید آمیز و مشکل آفرین خودداری کرد.-نامه های اداری ترجیحا باید در کاغذ های بزرگ نوشته شود تا امکان ارجاع و حاشیه نویسی داشته باشد.-نامه حدالامکان باید ...

  • انواع نامه های اداری:

    انواع نامه های اداری: نوشته های اداری در سازمان ها از دیدگاه های مختلف گونه های متفاوتی دارند. شناخت ، طبقه بندی  و کاربرد هر یک می تواند در سهولت درست و به جا و نوع نگارش هریک به لحاظ محتوا و ماهیت آن مفید به فایده باشد. الف- نامه های اداری ازدیدگاه متن یا ماهیت موضوع نامه با ماهیت اطلاعی یا خبری: محتوای اینگونه نوشته ها اطلاع رسانی و ارائه نتیجه یک اقدام می باشد. نوشتن این نامه ها در دو جهت ، واحد یا مقام پایین به بالا و از بالا به پایین مبادله می شود. نامه با ماهیت دستوری : اینگونه نوشته ها ازمقام بالا خطاب به کارکنان یا موسسات زیرمجموعه تهیه و ابلاغ می شود و انجام کار یا نتیجه اقدامی را می خواهد. 3- نامه با ماهیت درخواستی: اغلب نوشته های بین سازمان ها ، واحد ها و اشخاص از موسسات ماهیت درخواستی دارند درآن و تقاضای مطرح می شود که معرف آن واژه " خواهشمند است " می باشد. 4- نامه با ماهیت باز دارندگی : محتوای این گونه نوشته ها که می تواند با دستوری یا درخواستی باشد انجام کاری را منبع و یا اقدام و حرکتی را متوقف می سازد. 5- نامه با ماهیت هماهنگی : این گونه نوشته ها بین واحدهای مختلف یک سازمان مبادله و یا از مقام بالای سازمانی به واحدهای زیرمجموعه ارسال می شود. محتوای این گونه نوشته ها ، ایجاد هماهنگی درانجام امور می باشد. ب- نامه های اداری از دیدگاه سطوح ارتباطی نوشته های اداری گیرنده و فرستنده به دو گروه تقسیم می شوند: 1-نامه های درون سازمانی این گروه ازنامه ها کاربرد داخلی دارند: مثال : -نامه از مقام یا واحد بالاتر به واحد یا مسوول پایین تر -نامه بین دو واحد یا مقام هم سطح دریک سازمان - نامه از مقام یا واحد پایین به مقام واحد بالا - نامه کارکنان به روسا و یا واحد های درون سازمانی 2- نامه های برون سازمانی این گروه از نامه ها کاربرد خارج از تشکیلات دارند. مثال: نامه از یک سازمان به سازمان دیگر نامه از واحدی در یک سازمان به واحد درون سازمان دیگر نامه از یک سازمان به اشخاص حقوقی برون از سازمان نامه از یک سازمان به اشخاص حقیقی خارج از سازمان     -پ نامه های اداری ازلحاظ واحد اقدام کننده : هریک از واحد های اداری که نامه ای تهیه می کنند در عرف اداری نام آن واحد را به خود می گیرند مثلا " نوشته هایی که در ذیحسابی و حسابداری تهیه می شود به نام " نامه های مالی " خوانده می شود. ازاین دیدگاه می توان انواع نامه ها را برشمرد: نامه های اداری – نامه های مالی – نامه ی فنی – نامه های آموزشی – نامه های بازرگانی – نامه های حقوقی و... ت- نامه های اداری از لحاظ زمان اقدام : از این دیدگاه نامه ها به دو دسته تقسیم می شوند : 1-نامه های عادی : این گونه نامه ...

  • شیوه نامه مکاتبات اداری

    شیوه نامه مکاتبات اداریمقدمهسازمانهای اداری باقتضای هدفی که دارند و وظایفی که ملزم بانجام آن هستند بذل مجاهدت و ابراز فعالیت می نمایند. حاصل کوشش و فعالیت آنها بصورت اوراق و اسنادی در می آید که مجموعه آن پرونده و سابقه موضوع مربوط را تشکیل می دهد، این مکاتبات و اسناد که بطور مستمر و متوالی بوجود می آیند چگونگی اقدامات و نحوه انجام عمل هر مورد و موضوع را شامل بوده و در اینصورت اسناد ذی قیمت و ارزنده ای هستند که با صرف وقت و پرداخت هزینه های مادی و کوشش های انسانی به دست آمده اند و ضرورت دارد که با علاقمندی و برمبنای علمی آنها را طبقه بندی و تنظیم و بالاخره حفظ و نگهداری نمود. واحدهای سازمانی هریک قسمتی از وظایف و خط مشی کلی سازمان را به عهده دارند و در رشته مربوط به خود دارای اختیارات لازم بوده و با انجام وظائف خود بصیر و مطلع می باشند، بنابراین منشاء ایجاد تولید نامه های صادره فعالیت و عملیات کارکنان سازمان است که منفرداً و مجتمعاً تبدیل باسناد و اوراق و نامه هایی می گردد و نامه های صادره را بوجود می آورد. نامه های صادره منعکس کننده فعالیتهای صورت گرفته است که اگر بدرستی تنظیم و ارسال نگردد روند اجرایی امور را دچار اخلال می کند. بدین لحاظ و بمنظور یکسان سازی چارچوب نامه های صادره از سوی دانشگاه این مجموعه گردآوری و تقدیم می گردد.1 تعریف نامه اداریهر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد.2 مشخصات نامه اداریویژگیها و مشخصاتی که نامه های اداری را از سایر نامه ها متمایز می سازد عبارتند از : شماره – تاریخ- عنوان واحد گیرنده- عنوان واحد فرستنده- موضوع- نام و عنوان امضاء کننده نامه- امضای نامه بوسیله شخص صلاحیتدار- تهیه و نگارش نامه روی کاغذهای اداری – رعایت ضوابط نامه نگاری.3 یادداشت اداریبرای سرعت بخشیدن به جریان برخی از کارها از یادداشت اداری استفاده می شود. یادداشت اداری از تمامی ویژگیهای نامه اداری برخوردار نمی باشد. اما چون در برخی از موارد به عنوان سند و مدرک می تواند ملاک عمل قرار گیرد، باید به وسیله مقام صلاحیتدار امضاء شود و برای انجام یافتن امور اداری یا مالی در دفتر اندیکاتور ثبت گردد.4 اجزای نامه های اداریهر نامه اداری از پنج جزء مذکور در ذیل تشکیل میشود:الف- سرلوحه. ب – عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع. ج- متن نامه. د- مشخصات امضاء کننده. هـ - گیرندگان رونوشت.4.1 سرلوحهنامه های اداری به آن قسمت از نامه اطلاق می گردد که معمولاً در بالای کاغذهای اداری چاپ شده است. در وزارتخانه ها و موسسات دولتی آرم جمهوری اسلامی ایران، ...

  • شيوه نگارش نامه اداري در روابط عمومي

    شيوه نگارش نامه اداري در روابط عمومي نگارش اصولي نامه های اداری نقش بسيار مهمي در بيان درست مفاهيم در هر سازمانی را به عهده دارند . بی شک کسانی که در طول روز با سازمانها در ارتباط هستند ، نامه های متعددی را ديده اند ، بخش قابل توجهی از اين مکاتبات اداری فاقد طرح مناسب و حتی در بسياری مواقع پيچده و نامفهوم است . برای نامه نگاری پيش از آنکه به نوشتن اقدام شود بايد به چند نکتهتوجه داشت : - ابتدا يکبار آنچه را که می خواهيم ، در ذهن مرور کنيم . - دايره لغات مورد استفاده را گسترش دهيم و ايجاز در سخن را فراموش نکنيم ( کم گوی و گزيده گوی چون در ) ساختار  نامه  : نامه نگاری پيش از آنکه ساختار تعريف شده ای داشته باشد ، حاصل ذوق و دانش پس زمينه نويسنده است . به جز نامه های معمولی که تکراری و حاوی موضوع مشخصی است ، نامه های اداری ديگر بنا به سنت يا تمايل مجموعه اداری از ساختار ويژه ای استفاده می کند . در اين مقاله سعی شده تا به شيوه های رايج و پر کاربرد ساختار نامه نويسی اشاره شود . الف) عنوان نامه عنوان نامه يا مخاطب نامه می تواند شخصيت حقيقی يا حقيقی باشد ، برای طرح مخاطب نامه  بايد به چند نکته توجه داشت : 1- در نگارش مخاطب نامه بهتر است ابتدا شخصيت حقيقی فرد، سپس شخصيت دقيق حقوقی وی ذکر شود به عنوان مثال : جناب آقای دکتر ... رئيس محترم ... 2- چنانچه به هر دليل از ذکر شخصيت حقيقی افراد خودداری می کنيم به شيوه های زير از شخصيت های حقوقی نام می بريم : - رئيس محترم سازمان  ،  بهتر است بنويسيم           رياست محترم سازمان -  مدير کل محترم  ،  بهتر است بنويسيم              مديريت کل محترم  - مدير محترم   ،  بهتر است بنويسيم                   مديريت محترم 3- در نگارش مخاطب نامه بهتر است بين عنوان پست سازمانی مسئول و سازمان مربوطه تناسب برقرار شود . به عنوان مثال برای سازمان  بهتر است بنويسيم        رياست نه اينکه مدير محترم سازمان برای اداره کل  بهتر است بنويسيم      مدير کل نه اينکه رئيس اداره کل برای اداره   بهتر است بنويسيم          رئيس اداره نه اينکه رئيس محترم اداره نکته : در برخی اداره ها ، به ويژه مراکز نظامی ، ابتدای نامه رابه صورت زيرمی آورند : از : به : موضوع : اين روش گرچه مزايايی مثل صرفه جويی در وقت را به همراه دارد ، اما از لحنی دستوری پيروی می کند به ويژه اينکه اگر موضوع در خواستی يا اطلاع رسانی شما با توضيحات همراه باشد بايد بنويسيد ((در زير آمده است )). اين روش همانگونه که گفته شد ،  در اماکن و اداره های خاصی کاربرد دارد . شرايط حاشيه هاي خالي در نامه هاي اداري: تمامی نامه های اداری يک سند محسوب می شود . لذا همانگونه ...

  • متن نامه های اداری و رسمی

    متن نامه های اداری و رسمی متن نامه اداری از سه قسمت مقدمه ، پیام و نتیجه تشکیل می شود. دربیشتر نوشته های اداری درآغاز و قبل از مقدمه عبارتی برای " ادب و احترام " و در پایان بعد از نتیجه " تشکر و سپاسگزاری " اضافه می شود  " فواید سلام کردن " درعرف اداری اخیر مرسوم شده است که نوشته های اداری با سلام آغاز شود، مانند:سلام علیکم / باسلام و درود/با سلام و تحیات / ضمن سلام و تحیت / با اهدا سلام / با سلام و دعای خیر/ ضمن سلام و خسته نباشید/ با سلام و آرزوی سلامتی شما و همکاران محترم / با سلام و آرزوی قبولی طاعات و عبادات . این شیوه همزمان با تغییر و گسترش عنوان نامه های اداری از " عنوان سازمان ها " به " عنوان اشخاص " رایج شده و قبل از آن فقط در نامه های شخصی کاربرد داشته است . اگرچه گفتن سلام کاربسیارپسندیده ایست ، اما باید توجه داشت که نوشتن این واژه درزمانی که به عنوان یک سازمان به طور مثال " وزارت امور اقتصادی و دارایی – اداره کل خزانه " نوشته می شود ، به چه کسی سلام شده است ؟ این گونه اظهارادب کردن آیا بی ارزش کردن این واژه است ؟ ازطرفی در روایات آمده که سلام مستحب است  و جواب آن واجب . تا آن حد در این فریضه تاکید شده است که جواب سلام را درنماز هم واجب دانسته اند. با این توصیف کدام نوشته اداری را سراغ دارید که پاسخ آمده باشد عطف به نامه شماره ...مورخ ...علیکم السلام و رحمه ... مقدمه مقدمه در فرهنگ های فارسی معادل مطلع یا سرآغاز ، طلیعه ، درآمد و زمینه سازی آمده است . و عبارتست از: هرمطلبی که درآغاز و ابتدای نوشته وظیفه جذب و جلب داشته و ذهن خواننده را آماده دریافت پیام اصلی نوشته کند" حسن مطلع یا " خوب آغازی از ویژگی های یک نوشته خوب است وعلاوه برتازگی ارتباط منطقی با متن و موضوع داشته باشد. هرنوشته ای دارای مقدمه است . نمی توان به یک باره وارد اصل مطلب شد، زیرا که باعث حیرانی و آشفتگی ذهن خواننده می شود و در نامه های غیراداری ، شخصی ، مقاله ، و...هر نویسنده ای به نوعی به جذب مخاطب تلاش می کند، یکی با شعر یا قطعه ادبی و توصیفی و دیگری با مثل  و حکایت و لطیفه . در نامه اداری برای نوشتن مقدمه محدودیت هایی وجود دارد و نمی توان از شعر و مثل برای جلب  و جذب خواننده استفاده کرد. بنابراین در اغلب نوشته های اداری از نفس وجودی نامه واین که با هدف و انگیزه ای تهیه شده که پاسخ آن می تواند برای فرستنده جذابیت داشته باشد استفاده شده و نامه ها اغلب با ذکر سابقه آغاز می شود . درمورد نوشته هایی که درپاسخ به نامه یا دستور رسیده تهیه و ارسال می شود عبارت زیر رایج است : پیام یا پیکره اصلی : این قسمت از متن ، مرکز اصلی نوشته محسوب می شود و تمام ارکان ...

  • آئین نامه نگاری اداری ( ویژه ی کارکنان بانک مهر اقتصاد زاهدان )

    نامه ی غیر رسمی : نامه ای است که خارج از مجرای سلسله مراتب سازمان بین دو قسمت مبادله می گردد . نامه مزبور معمولا با ذکر نام طرف مکاتبه و کلمات احترام آمیز و دوستانه همراه است . نامه بازگشتی : نامه ای است که درپاسخ موضوع معینی نوشته می شود و در آن به منظور سهولت دسترسی به سوابق مربوطه شماره و تاریخ نامه و یا نامه های مربوطه به موضوع ، قبل از متن درج می گردد. نامه پیرو: نامه ای است که به منظور پیگیری و یا ارسال اطلاعات اضافی به دنبال نامه یا نامه های قبلی که در این باره نوشته شده اند ارسال و برای تسهیل دستیابی به سوابق موضوع قبل از متن به شماره نامه یا نامه های مزبور اشاره می گردد. گردش کار: گزارشی است که به وسیله رده های پایین تهیه شده و به منظور آگاهی از جریان کار و تصمیمی که باید برای حل مساله شکل گرفته شود به رده بالاتر ارائه می گردد. نحوه تنظیم گردش کار معمولا به شرح زیر است : الف- خلاصه مشکل یا مساله ب- بررسی وارائه راه های کار برای رفع مشکل پ- پیشنهاد و پیشنهادات برای حل مشکل گزارش : نوشته ای است که رده پایین تر به منظور اطلاع رده بالاتر از چگونگی و یا نتیجه انجام کاری تنظیم و ارائه می نماید. نامه های اداری: این دسته از نامه ها که محور اصلی بحث این کتاب است . به نامه هایی گفته می شود که محتوای آن درچار چوب شر ح وظایف سازمانی و گردش کار موسسه باشد . خواه آن تشکیلات دولتی باشد و یا غیردولتی . فرستندگان و گیرندگان این نامه ها شخصیت های حقوقی و یا پرسنل اداری می باشند. تعریف نامه اداری : هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ی ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد نامه اداری گفته می شود . توجه : نامه اشخاص به سازمان ها قبل از ثبت در دفتر دبیرخانه "عمومی " و پس ازتشریفات ثبت " اداری " تلقی می شود.   ویژگی های نامه ی اداری : مشخصاتی که نامه های اداری را از هرگونه های دیگرنامه ها متمایزمی سازد می توان از دو دیدگاه مورد بررسی قرارداد: الف-دیدگاه محتوای نامه یا ویژگی های اصلی موضوع : پیام اصلی در این نامه ها یک موضوع اداری است . بدیهی است که نامه اداری برای احوالپرسی نوشته نمی شود و یک ضرورت اداری در چارچوب شرح وظایف ، انگیزه نوشتن  را باعث شده تا در قالب یکی از انواع نامه های اداری نوشته شود. در این گونه نامه ها تنها به شرح یک موضوع پرداخته می شود و در صورت تعداد موضوع هر  یک در پاراگراف جداگانه و با ذکرشماره ای ازهم جدا می شوند. 2-عنوان گیرنده : در نامه های شخصی به طور معمول عنوان مخاطب رسمی نیست . اما در نامه اداری عنوان گیرنده خواه به صورت عنوان سازمانی یا عنوان مدیران ومسوولان دقیق ...

  • راهنمای نوشتن نامه اداری

    راهنمای نوشتن نامه اداری

    نوع فایل : Pdf حجم فایل :۶۷۴ KB مترجم : محمد نقی مهدوی رمز فایل : www.accfile.com لینک دانلود :  راهنمای نوشتن نامه اداری

  • چگونه يك نامه اداري خوب بنويسيم؟

    1-مشخص كردن نام مخاطب: يعني شخصي كه مي خواهيم نامه به دست او برسد. جناب آقاي مسرور، 2-مشخص كردن پست سازماني مخاطب:بهتر است از قبل پست سازماني فرد را بدانيم و در نامه به آن اشاره كنيم. مدير عامل شركت انديشه پرداز، 3-مشخص كردن موضوع نامه: موضوع نامه بايد مختصر و مفيد و دلالت بر محتواي نامه داشته باشد. موضوع: خدمات پس از فروش دستگاه چاپگر 4- نوشتن كلمه با احترام به جاي احتراما ،با سلام و... در فارسي تنوين و حمزه نداريم بنابراين نوشتن كلمات تنوين دار و حمزه دار غلط محسوب مي شود. 5-شروع متن نامه با عبارت به استحضار مي رساند و سپس ادامه متن نامه 6-اگر اين نامه نامه دوم ما مي باشد اشاره به (پيرو نامه شماره ... به تاريخ ... )و اگر نامه در جواب نامه شركت انديشه پرداز است اشاره به (بازگشت به نامه شماره ... به تاريخ ...) 7-نوشتن متن اصلي كه نشان دهنده درخواست ما، پيگيري ما يا جواب نامه مي باشد. 8-مشخص كردن نتيجه گيري كه با خواهشمند است شروع خواهد شد. 9-P.S post script در صورت لزوم اضافه كردن پيام آخر در پايان نامه 10-نوشتن عبارت با تقديم احترام 11-نوشتن نام نويسنده 12-مشخص كردن سمت نويسنده و نام سازمان ۱۳-نوشتن تاريخ،شماره نامه و پيوست احتمالي در بالا سمت چپ نامه به اين نمونه توجه كنيد                                                                                                  تاريخ:۱۰/۰۷/۱۳۹۰                                                                                                  شماره:۱۲۵/۹۰                                                                                                   پيوست:ندارد جناب آقاي مسرور، مدير عامل شركت اندشه پرداز، موضوع: خدمات پس از فروش دستگاه چاپگر، با احترام، به استحضار مي رساند در تاريخ ۰۱/۰۷/۱۳۹۰ يك دستگاه چاپگر مدل A100 توسط شركت بهار سبز  از شركت انديشه پرداز خريداري گرديده است. متاسفانه  بعد از گذشت يك هفته از راه اندازي، دستگاه روشن نمي شود . با شركت انديشه پرداز در اين مورد تماس گرفته شد و جناب آقاي محسني مسئول خدمات پس از فروش اظهار فرمودند كه بايد دستگاه به شركت انتقال يابد. در حال حاضر ارسال دستگاه براي شركت بهار سبز امكان پذير نمي باشد. خواهشمند است در رابطه با اعزام كارشناس جهت تعمير دستگاه دستورات لازم را صادر فرماييد. از حسن توجه جنابعالي صميمانه تشكر مي نمايد.                                                                                             با تقديم احترام                                                                                            علي سلطانعلي     ...