چگونگی تهیه و تنظیم نامه های اداری
جدول خلاصه اجزای نامه های اداره :
|
سر لوحه : - چاپ سرلوحه در بخش خصوصی بستگی به سلیقه صاحبان مؤسسه است. | |
|
عناوین |
به : گیرنده نامه- ممکن است یک واحد، فرد و یا یک فرد با ذکر عنوان و سمت سازمانی وی باشد. از : فرستنده نامه : ممکن است یک واحد، فرد و یا یک فرد با ذکر عنوان و سمت سازمانی وی باشد. موضوع : جمله ای کوتاه که مبین محتوی نامه است. |
|
متن : - راهنمایی مخاطب برای رسیدن به سوابق. مقدمه : - کمک به مخاطب در دریافت آسان تر پیام. - توجیهی برای ارائه پیام و یا دلیلی برای نوشتن نامه. . - ممکن است درباره یک یا چند موضوع باشد. اصل پیام :- بهتر است برای موضوعات مختلف نامه های جداگانه تهیه و تدوین شود - ممکن است برای یک موضوع اصلی باشد و چندین موضوع فرعی وابسته، که در این صورت ابتدا موضوع اصلی نوشته می‌شود و سپس موضوعات فرعی وابسته به ترتیب اولویت و اهمیت ردیف می‌شود. . - توجیه پیام یا درخواست. - تأکید بر آنچه خواسته شده. اختتام : - تشویق مخاطب به انجام درخواست. - توجیه قانونی و عاطفی موضوع. - تعیین مدت زمان برای پاسخ و یا اثرات موضوع. | |
|
امضا : - قید مشخصات فردی و اداری مقام امضا کننده نام و نام خانوادگی - علامت امضا وی علامت امضا - ابتدا مشخصات فردی و بعد مشخصات اداری در سطر دوم و بعد از پایان متن سمت سازمانی | |
|
رونوشت : - در مواقعی که غیر از مخاطب اصلی افراد دیگری باید از متن نامه به دلایل خاصی اطلاع داشته باشند و یا در انجام درخواست نقش بر عهده آنان باشد. - در آخر نامه و بعد از امضا با ذکر واژه « رونوشت به : » نام و نام خانوادگی و یا عنوان واحد سازمانی نوشته شده و وظیفه و کاری را که باید بر عهده داشته باشد قید می‌گردد. |
3- 5-2- سرلوحه (برگ)[1]
سر لوحه به آن قسمت از نامه های اداری گفته می‌شود که معمولاً در بالای کاغذ های اداری چاپ شده است و شامل بخش های زیر است :
1. نام خدا :
نام خدا را می‌توان به صورت عربی ( بسم الله الرحمن الرحیم ) یا ( باسمه تعالی ) و همچنین به زبان فارسی و ساده ( به نام خدا ) به کار برد. در برخی از نامه‌ها بنا به ذوق و سلیقه نویسنده نامه، از صفات و اسماء دیگر خداوند به صورت ادبی استفاده می‌کنند.
به نمونه :
|
به نام خدای جهان آفرین، به نام روزی بخش خطاپذیر، به نام یکتا در نام و نشان و یا ترکیبات عربی : هوالمحجوب و هوالقادر و...
|
در هر صورت هر نامه ای بایستی با نام خداوند آغاز گردد که بنا به سخن پیامبر هر کاری به نام خدا آغاز نشود ابتر است و به قول نظامی :
ای نام تو بهترین سرآغاز بی نام تو نامه کی کنم باز
2. تاریخ، شماره، پیوست.
پس از ذکر نام خدا، در نامه های اداری تاریخ، شماره و پیوست را در سمت چپ نامه می‌آورند. این موارد برای نامه هایی است که ادارات می‌نویسند ولی در نامه هایی که افراد به اداره می‌نویسند، شماره ندارد و فقط تاریخ نوشته می‌شود و در صورت داشتن برگه های همراه از کلمه پیوست نیز استفاده می‌شود. نوشتن موارد یاد شده نشان دهنده دقت و نظم در نامه هاست که برای سابقه نامه نوشته شده و ارزش بسیاری دارد. در برخی موارد در صورت نداشتن برگه های همراه ( پیوست ) از کلمه «صلوات» بهره می‌برند.
بدون تردید نوشتن تاریخ، اهمیت ویژه‌ای دارد. نامه ای که بدون تاریخ باشد، هم ارزش اداری ندارد و هم خواننده به آن ترتیب اثر نخواهد داد با این تفکر که زمان نامه گذشته است. علاوه بر این، تاریخ نامه، خواننده را به سابقه آن سوق می‌دهد تا در صورت ضرورت پاسخی مناسب و به موقع به آن بدهد. تاریخ نامه را به صورت های گوناگون می‌نویسند :
1- 12/9/89،
2- 18 آذر 89،
3- بیستم دی ماه 89،
4- هفدهم مهر ماه هشتاد و نه که در همه موارد به اختصار دو رقم دوم سال را می‌آورند، به جای 1389، 89 می‌آورند.
هر اداره‌ای برای نظم بخشیدن به مکاتبات خود، شماره‌ی نامه ها را باید در دفتری ثبت نماید. پس داشتن شماره بسیار ضروری و حساس است. شماره موجب می‌شود، سوابق نامه را به آسانی پیدا کنیم و بطور کلی نامه‌ی بدون شماره رسمیت ندارد. پیوست‌ها نیز به اسناد و برگه های می‌گویند که همراه نامه ارسال می‌شود که شامل کتاب، مقاله، تصویر، عکس، فیلم، پرونده، فتوکپی مدارک و... است. در صورت داشتن پیوست باید در مقابل این کلمه عبارت «پیوست دارد» را نوشت. و در متن نامه پیوست ها را به صورت دقیق ذکر نمود. در اکثر نامه های اداری، واژه های تاریخ، شماره و پیوست در سمت چپ نامه تایپ شده است.
3. آرم مخصوص اداره :
هر اداره، سازمان، نهاد و شرکت، آرم مخصوص خود را در سمت راست بالای نامه می‌آورد آرم‌ها باید دقیق، روشن و زیبا رسم گردد تا در نگاه اول معرف خوبی برای اداره مورد نظر باشد. گاهی اوقات به مناسبت همایش و کنگره‌ها، در سربرگ‌ها تصاویری به چاپ می‌رسد که خاص همان همایش است.
آنچه را که در سر لوحه نامه‌ها ضروری است، نظم و زیبایی آن است. سر لوحه‌های شلوغ و نامرغوب باعث خستگی و سردرگمی خواننده می‌شود، به همین خاطر باید با دقت و ظرافت سر برگی به چاپ رساند که چشم نواز و آرام بخش باشد.
در زیر نمونه سر برگ را می‌آوریم :
3- 5-3- عنوان نامه :
عنوان نامه شامل دو قسمت است :
1- عنوان گیرنده نامه
2- عنوان فرستنده نامه
عنوان گیرنده نامه : عبارت از شخص یا مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی که نامه به آن خطاب می‌شود. عنوان گیرنده نامه با حرف « به » مشخص می‌شود. عنوان فرستنده نامه، عبارت است از : شخص، مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی که نامه از طرف او نوشته می‌شود، بیان کننده عنوان فرستنده نامه حرف «از» است. عنوان گیرنده نامه می‌تواند به شکل های مختلف نوشته شود.[2]
1- عنوان اداره یا موسسه : سازمان آموزش و پرورش خراسان شمالی
2- عنوان اداره‌ی مخاطب : معاونت محترم آموزش سازمان آموزش و پرورش خراسان شمالی
3- عنوان اداری و نام مخاطب : جناب آقای وحیدی مدیر کل محترم سازمان آموزش و پرورش خراسان شمالی
درباره شکل های عنوان باید دقت نمود که درست و با دقت نوشته شود. در صورتی که نمی‌دانید به کدام بخش باید بنویسید، بهتر است، همان عنوان کلی اداره ( نوع اول ) را بنویسید. که در این صورت هم رئیس و معاونان می‌توانند آن را ارجاع بدهند، بدون این که مشکلی پیش آید. ولی اگر شما به معاونت پژوهشی بنویسید ولی کار شما مربوط به معاونت پرورشی باشد، مجبور خواهید شد که نامه را دوباره بنویسید. ولی اگر به طور قطعی بدانید که نامه شما باید به کدام بخش فرستاده شود، ذکر عنوان بخش ضروری است. نوشتن نام فرد مخاطب در عنوان نامه ضروری نیست چون نوشتن نام شخص مشکلاتی را در روند نامه نگاری شما پیش خواهد آورد. از جمله این که اگر رئیس و معاون همان بخش بر کنار شود و شخص دیگری به سرکار بیاید، ممکن است، به نامه شما پاسخ ندهد و به تصور این که مربوط به گذشته است، آن را کنار بگذارد و یا آن را به تأخیر بیندازد.
در عنوان‌ها ممکن است هم گیرنده و هم فرستنده ذکر شود و گاهی نیز گیرنده ذکر می‌شود و فرستنده نوشته نمی‌شود. در هر صورت اگر عنوان گیرنده به تنهایی نوشته شد، بهتر است در وسط نامه قرار بگیرد، ولی اگر هر دو عنوان نوشته شد باید در سمت راست نامه درج شوند. البته باید یادآور شویم، فرستنده نامه در صورتی در عنوان ذکر می‌شود که از طرف اداره یا سازمانی باشد و در نامه های شخصی به اداره، فرستنده در عنوان ذکر نمی‌شود و فقط در پایان نامه نام نویسنده و متقاضی نوشته می‌شود.
چند نکته مهم درباره عنوان نامه :
1- عنوان‌ها نباید با لقب های گوناگون و تعارفات چاپلوسانه همراه شود. در گذشته عنوان نامه‌ها را با القاب و عناوین درباری و مقامی می‌آوردند که بسیار بیهوده و بی فایده بود و اکنون باید از عنوان ها، مناسب و محترمانه بهره برد. از جمله عنوان‌های بایسته و دور از تعارفات بیهوده می‌توان به موارد زیر اشاره نمود.
وزیر محترم.../ شهردار محترم.../ استاد گرامی.../ جناب آقای.../ سرکار خانم... و... .
2- عنوان باید رسا، روشن و همراه با پست سازمانی مخاطب ذکر شود.
3- درباره‌ی کاربرد « به » و « از » دانستن این نکته ضروری است که همیشه مقام بالاتر اول می‌آید پس از آن مقام پایین‌تر، به طور مثال وقتی از مدیر کل به رئیس اداره ای نوشته می‌شود. به این ترتیب می‌آید :
از : مدیر کل ...........
به : رئیس اداره .......
ولی وقتی از رئیس اداره به مدیر کل نوشته می‌شود به ترتیب زیر است :
به : مدیر کل ...........
از : رئیس اداره ........
4- هیچ نامه‌ای نباید بدون عنوان باشد و شایسته آن است که عنوان نامه ذکر شود. نامه‌ای که عنوان نداشته باشد، در بخش‌ها و قسمت‌های مختلف اداره، سرگردان خواهد شد و به یقین پاسخ مناسبی در زمان مناسب داده نخواهد شد. برخی نامه‌ها چندین گیرنده دارد که باید برای هر کدام به طور جداگانه نامه نوشت و آوردن همه گیرندگان در عنوان نامه درست نیست.
5- عنوان نامه نباید خیلی طولانی و درشت نوشته شود بلکه باید مختصر و مناسب متن نامه باشد.
در پایان نمونه هایی از عنوان نامه را می‌بینیم :
1- از : وزارت جهاد کشاورزی
به : وزارت مسکن و شهرسازی.
2- از : سازمان آموزش و پرورش خراسان شمالی
به : مدیریت آموزش و پرورش شهرستانها...
3- به : مدیر کل محترم آموزش و پرورش خراسان شمالی جناب آقای وحیدی
از : مدیریت آموزش و پرورش شهرستان شیروان.
4- به : مدیریت آموزش و پرورش شهرستان جاجرم
از : آموزشگاه اندیشه‌ی چهاربید.
5- به : معاونت آموزش نوآوری جناب آقای اکبرزاده
از : کمیسیون فناوری اطلاعات و ارتباطات استان.
3- 5-4- موضوع نامه :
منظور از موضوع نامه عبارت کوتاه و گویایی است که مبیّن محتوای نامه باشد. موضوع نامه با کلمه «موضوع» مشخص می‌گردد. تلخیص موضوع نامه و ذکر آن در بالای نامه صادره ضروری است و انجام این امر باید از طرف تهیه کننده پیش نویس صورت پذیرد، زیرا نامبرده بهتر از سایر مقامات اداری که در جریان مطالعه نامه قرار می‌گیرند، صلاحیت خلاصه نمودن موضوع را دارد.
« ذکر موضوع نامه هدف یا اهداف فرستنده را روشن می‌سازد و در حکم کلمه‌ی کلیدی یا کلید واژه‌ی نامه و مبین محتوای کلی نامه است. ذکر موضوع در کار رسیدگی به نامه سهولت ایجاد می‌کند و باعث می‌شود مقام بالاتر که قصد ارجاع نامه را دارد با توجه به موضوع، آن را به متصدی یا کارشناس مربوط ارجاع دهد. همچنین هنگام ثبت در دفتر اندیکاتور نیز متصدی امور دبیرخانه و دفتری در موضوع یابی نامه دچار اشکال نمی‌شود و بر سرعت کار وی نیز می‌افزاید.»
«موضوع نامه که در واقع طرح فشرده‌ی نامه و درون مایه آن است باید کوتاه، گویا و رسا باشد. عنوان بلند نه در محل موضوع جای می‌گیرد و نه دلالتی بر محتوا دارد. مثلاً نمی‌نویسیم : موضوع : ارسال لوازم مستعمل به انبار و تحویل به متصدی انبار و گرفتن رسید... بلکه چنین می‌نویسیم : موضوع : تحویل لوازم مستعمل به انبار.» (محسنی، 1389، چ دوم، ص 83) البته منظور از کوتاه نویسی موضوع نامه، این نیست که آن را در یک کلمه خلاصه کنیم. چون کلمه به تنهایی گویای محتوای نام نیست و بایستی موضوع در یک جمله‌ی کوتاه و کامل بیان گردد، تا برای خواننده دارای مفهوم بوده و دست یابی به محتوای نامه آسان‌تر باشد.
موضوع نامه بنا به محتوا و نوع نامه نوشته می‌شود که هر کدام با واژه‌ی خاص آغاز می‌شود که به نمونه در زیر می‌آوریم :
1- ممکن است محتوای نامه درخواست و تقاضای مطلبی باشد. به نمونه : درخواست اضافه حقوق/ تقاضای مرخصی و...
2- دعوت از فرد یا افرادی برای شرکت در جلسه، همایش و... است. به نمونه : همایش بصیرت دینی و شور حسینی
3- برگزاری مسابقه، دوره و... است. به نمونه : برگزاری دوره های ضمن خدمت فرهنگیان/ برگزاری مسابقات علمی و فرهنگی و ...
4- ارسال گزارش یا مطالب و اطلاع رسانی است. به نمونه : ارسال شیوه نامه تدریس مشارکتی/ ارسال روش های فعال تدریس املا و ...
5- و همچنین نمونه های دیگری از جمله ؛ اعزام کارشناس/ شرکت در همایش/ تأیید حکم کارگزینی/ ایجاد تابلوی جملات زیبای من و...
در پایان باید گفت برای نوشتن موضوع نامه نیازی به تفکر و صرف وقت زیادی نیست، بلکه کافی است علت و هدف نوشتن نامه را در آن ذکر کرد. موضوع هر قدر خلاصه، دقیق و گویا باشد، تأثیر گذاری اش بیشتر است و تفهیم آن نیز آسان تر خواهد بود.
3-5-5- آغاز نامه
آغاز نامه کلمات و عباراتی است که پس از عنوان و موضوع نامه می‌آید و به منزله ورود و آغاز متن نامه است. واژه های آغاز نامه بیشتر جنبه احترام و رعایت ادب است که آن را می‌توان به سه دسته تقسیم نمود :
1. نامه‌هایی که جنبه‌ی اطلاع رسانی دارند و هیچ‌گونه پیشینه‌ای ندارند و می‌خواهیم در خواستی را برای اولین بار بیان کنیم به نمونه :
الف) با سلام و احترام به آگاهی می‌رساند...
ب) با سلام و تحیّت، باستحضار می‌رساند...
پ) با احترام، به اطلاع می‌رساند...
2. نامه هایی که در پاسخ به نامه ای دیگر نوشته می‌شود که ضمن رعایت ادب و احترام باید شماره وتاریخ نامه مورد نظر نیز ذکر گردد. به نمونه :
الف) با سلام و احترام، بازگشت به نامه شماره‌ی ...، تاریخ...
ب) ضمن سلام و سپاس، در پاسخ به نامه‌ی شماره‌ی ...، تاریخ ...
پ) با احترام، عطف به نامه‌ی شماره‌ی...، تاریخ...
3. نامه‌هایی که در پیگیری نامه‌های قبلی نوشته می‌شود، یعنی نامه‌ای را پیش‌تر نوشته ایم و پاسخی دریافت نکرده ایم، به ضرورت برای بار دوم نامه می‌نویسم و نامه‌ی پاسخ داده نشده را پی گیری می‌کنیم. در این نامه ها هم باید تاریخ و شماره نامه قبلی ذکر شود. به نمونه :
الف) ضمن سلام و تحیّت، پیرونامه‌ی شماره‌ی ...، تاریخ...
ب) با سلام و احترام، برای پی گیری نامه‌ی شماره‌ی ...، تاریخ ...
پ) با سلام و سپاس، در پی نامه‌ی شماره‌ی ...، تاریخ...
برخی از عبارت های آغاز و متن نامه مربوط به سلسله مراتب :
از رده های پایین به بالا :
به استحضار می‌رساند .../ به عرض می‌رساند .../ خواهشمند است ...
ارسال می‌شود .../ اعلام می‌شود .../ تقاضا دارد ...
تقدیم می‌گردد .../ معروض می‌دارد .../ تمنّا دارد ...
از رده های بالا به پایین :
ابلاغ می‌شود .../ دستور فرمایید .../ ترتیبی اتخاذ فرمایید...
این جانب را از نتیجه کار مطلع سازید ... / منصوب می‌کنم ...
انتظار میرود .../ در اسرع وقت اطلاع دهید .../ پیگیری نمایید...
دو رده‌ی هم سطح :
دستور فرمایید .../ خواهشمند است اعلام فرمایید ...
ارسال می‌گردد .../ اعلام می‌شود ...
3- 5-6- متن نامه
متن نامه مطالب و شرحی است که در ارتباط با موضوع نامه نوشته می‌شود. در حقیقت هدف و انگیزه تهیه نامه است و ممکن است کوتاه و در یک یا چند سطر باشد و یا در چند صفحه تهیه و تنظیم گردد. برای نوشتن متن نامه بهتر است که آن را به دو قسمت تقسیم کنیم. در قسمت اول اطلاع رسانی، طرح خواسته ها و تقاضای‌های خود را بنویسیم و در قسمت دوم با عبارت «خواهشمند است» آن چه را که مورد نظر ماست از مخاطب یا اداره بخواهیم. در تمام مراحل ضمن رعایت ادب و احترام باید از کلمات چاپلوسانه و غیر ضروری دوری نماییم تا نامه سیر طبیعی و اداری خود را طی نماید.
به نمونه اگر بخواهیم از اداره آموزش و پرورش تقاضای دریافت وام ضروری را داشته باشیم در قسمت اول نامه می‌نویسیم :
|
با سلام و احترام به استحضار می‌رساند اینجانب... دبیر زبان و ادبیات فارسی آموزشگاه...، به خاطر مشکلات مالی ونیاز مبرم به مبلغ وام، متقاضی دریافت وام ضروری آن اداره هستم. و در قسمت دوم نامه می نویسیم : از این رو خواهشمند است در صورت امکان با تقاضای وام این جانب موافقت نمائید. با تشکر و سپاس |
نمونه دیگری درباره‌ی استخدام در آموزش و پرورش می‌آوریم که در قسمت اول نامه می‌نویسیم :
|
با سلام و احترام، به آگاهی می رساند اینجانب ... کارشناسی ارشد زبان و ادبیات فارسی، فرزند ... متولد ... صادره از ... با توجه به مدارک پیوستی، آمادگی خود را برای استخدام در آموزش و پرورش اعلام می‌نمایم و در قسمت دوم می نویسیم : از این رو خواهشمند است، در صورت داشتن شرایط لازم و نیاز به نیروی انسانی، نام مرا در ردیف متقاضیان استخدامی قرار دهید. با تشکر و قدردانی
|
متن نامه از مهم ترین بخش های نامه است که ارزش و اهمیت بسیاری دارد و چه بسا با نوشتن یک نامه‌ی خوب، پاسخ مناسب و به موقع نیز دریافت خواهیم نمود. کلمات و جملات نامه نشان دهنده‌ی، شخصیت، سواد و توانایی علمی نویسنده است. البته برای نوشتن یک نامه خوب نیاز به مدرک بالا و مهارت علمی خاص نیست، بلکه هر کس می‌تواند با اندکی تمرین، ممارست و دقت، شیوه‌های نامه نگاری را فرا گیرد. در نوشتن متن نامه نباید عجله و بی حوصلگی نشان داد بلکه با اندیشه، تفکر و دقت می‌توان متن زیبا، رسا و قابل فهم نوشت. متن نامه هر قدر ساده تر و با واژه های فارسی نوشته شود، به دریافت سریع آن کمک می‌کند و باید سعی شود از جملات کوتاه استفاده شود. برای یادگیری بیشتر به ذکر چند نمونه نامه با توجه به تقسیم بندی‌هایی که در ذیل «آغاز نامه» اشاره شد، می‌آوریم:
نمونه برای نوع اول :
|
با سلام و احترام، به استحضار می رساند اینجانب ... فرزند ... با توجه به سپرده گذاری در نزد آن بانک و سپری شدن مدت سپرده گذاری، متقاضی دریافت وام خرید کالا هستم. از این رو خواهشمند است، با توجه به داشتن شرایط دریافت وام، با تقاضای اینجانب موافقت نمایید. |
نمونه برای نوع دوم :
|
با سلام و سپاس، در پاسخ به نامه‌ی شماره ...، تاریخ ... به استحضار می رساند اینجانب... به خاطر مشغله فکری و کاری و نداشتن علاقه، نمی‌توانم مسئولیت یاد شده را بپذیرم. خواهشمند است با توجه به دلایل ذکر شده فرد دیگری را برای این مسئولیت در نظر بگیرید.
|
نمونه برای نوع سوم :
|
با سلام و احترام، پیرو نامه‌ی شماره...، تاریخ...، به استحضار می‌رساند مردم روستای چهاربید مدت‌هاست که منتظر گازرسانی به منزل‌هایشان هستند. خواهشمند است با توجه به تکمیل مدارک و واریز مبلغ تعیین شده، دستور فرمایید که در اسرع وقت در این‌رابطه اقدامات لازم صورت پذیرد. |
در برخی از نامه‌های اداری مطالب طولانی است، هر چند که کوتاه و مختصر نویسی در دستور کار نامه های اداری است، ولی اگر نامه‌ای بنا به ضرورت طولانی شد، باید تلاش کنیم تا مطالب نامه را دسته بندی کنیم و آن را با ذکر شماره به موارد جمله های بی فعل و چند کلمه ای تقسیم کنیم.
به نمونه زیر توجه کنید :
|
با سلام و احترام ؛ از جناب عالی دعوت می شود، در دومین جلسه گروه‌های آموزشی زبان و ادبیات فارسی دوره راهنمایی که در ساختمان گروه‌های آموزشی واقع در امیریه‌شمالی در روز دوشنبه تاریخ 6/10/89 از ساعت 10 الی 12 صبح برگزار می گردد. شرکت فرمایید. دستور جلسه عبارت است از : 1- بررسی کتاب فارسی سوم راهنمایی. 2- بررسی روش تدریس فعال انشا و نگارش فارسی. 3- آسیب شناسی درس انشا. 4- ارائه ی راهکارهای مناسب برای تقویت درس املا. 5- بحث و تبادل نظر درباره روش تدریس مشارکتی. 6- بحث و تبادل نظر درباره‌ی مشکلات درس فارسی. 7- بحث و تبادل نظر درباره‌ی تولید درس آزاد و اهداف آن. 8- و ...
|
در برخی از نامه ها مطالب دسته بندی را به صورت جمله می‌آوریم ؛ مانند نمونه زیر :
|
با سلام و احترام ؛ از جناب‌عالی دعوت می‌شود، برای ارائه سخنرانی و قرائت مقاله در همایش «بیداری» که در سالن گلشن در روز شنبه 20/11/89 از ساعت 10 صبح برگزار می گردد، شرکت فرمایید. برای ارائه سخنرانی یادآوری چند نکته ضروری است : الف) زمانی که برای سخنرانی شما در نظر گرفته شده 30 دقیقه است. ب) بهتر است در هنگام سخنرانی از تصاویر و نمودار استفاده شود. ج) در صورت نیاز به ابزار و وسایل کمکی از جمله کامپیوتر، سی دی، اورهد و ... پیشاپیش ما را در جریان آن قرار دهید. د) دقایقی را برای پاسخ گویی به سؤالات حاضرین در نظر بگیرید. هـ) و ... |
باید همین جا یادآور شویم، دسته بندی مطالب مزایا و امتیازاتی دارد که می‌توان به موارد زیر اشاره کرد :
1- نامه را منظم و هماهنگ می‌کند و شکل ظاهری و محتوایی منسجمی به نامه خواهد داد.
2- مواردی که مورد نظر نویسنده است به صورت برجسته نشان می‌دهد و ارزش و اهمیت آن را نمایان می‌کند.
3- خواننده به خوبی و سادگی، متن و پیام نامه را دریافت می‌نماید.
4- در ارتباط بین نویسنده و خواننده نامه، تأثیر بسیار زیادی دارد.
5- باعث تنوع می‌شود و آن را از حالت دراز دامنی و زیاده نویسی دور می‌کند.
6- نویسنده تمام مطالب موردنظر را به صورت کامل می‌نویسد بدون این که موجب کسالت و خستگی خواننده شود.
7- خواننده با علاقه موارد ذکر شده را می‌خواند و آن را به ذهن می‌سپارد زیرا در صورت دسته‌بندی نبودن مطالب، برخی از موارد به فراموشی سپرده می‌شود.
8- و ...
3- 5-6-1 آسیب شناسی متن نامه های اداری
برخی از نامه‌های اداری به خاطر کم دقتی و بی‌توجهی به روش‌های درست‌نویسی، اشتباهات و نادرستی هایی در آن ها دیده می‌شود و ممکن است این اشتباهات ناخواسته و ناآگاهانه باشد که با مطالعه و ممارست می‌توان این نادرستی‌ها را برطرف کرد. در زیر به برخی از اشکالات نامه ها اشاره می‌کنیم :
1. متن نامه باید با جملات کوتاه و قابل فهم نوشته شود، ولی در برخی نامه ها، تمام متن در یک جمله و یک پاراگراف می‌آید به همین خاطر نفس گیر و غیر قابل فهم به نظر می‌رسد.
به نمونه :
|
با احترام ؛ پیرو بخش نامه‌ی شماره ... تاریخ ... بدین وسیله تمامی معلمان رشته زبان و ادبیات فارسی دوره راهنمایی واجد شرایط جهت بررسی « کتاب فارسی سوم راهنمایی »، تا تاریخ 20/10/89 با مراجعه به اتاق ضمن خدمت برای شرکت در دوره، ثبت نام نمایند. |
نامه‌ی بالا را می‌توان به صورت زیر ساده و روان نوشت.
|
با احترام ؛ پیرو بخش نامه شماره ... تاریخ ... تمامی معلمان رشته زبان و ادبیات فارسی شایسته است، تا تاریخ 20/10/89 به اتاق ضمن خدمت مراجعه نمایند و برای شرکت در دوره‌ی ضمن خدمت بررسی کتاب فارسی سوم راهنمایی ثبت نام نمایند. |
2. گاهی جملات متن نامه علاوه بر طولانی بودن، نامفهوم است و خواننده به راحتی پیام نامه را درک نمی‌کند.
به نمونه :
|
با احترام ؛ همانگونه که مستحضر هستید مؤسسه فرهنگی مدرسه برهان ( انتشارات مدرسه ) وابسته به سازمان پژوهش و برنامه ریزی آموزشی وزارت آموزش و پرورش با هدف تعمیق محتوای آموزشی مورد نیاز دانش آموزان عزیز و تقویت بنیان های علمی معلمان گرامی از طریق تولید کتاب های هماهنگ با سیاست و برنامه های وزارت آموزش و پرورش خصوصاً برنامه های ملّی آموزش و با بهره گیری از کارشناسان، مؤلفان و هنرمندان مجرب و متعهد، جهت درک هر چه بهتر مطالب کتاب‌های درسی و دسترسی معلمان و دانش آموزان، منابع گسترده مورد نیاز در زمینه های مذکور را فراهم آورد.
|
3. در برخی از نامه‌ها دقیق مشخص نشده است که چه انتظاری از خواننده نامه دارد، یعنی خواننده نمی‌داند که به آن پاسخ بدهد یا نه. مانند :
|
با احترام، بدین وسیله تعداد 4 برگ گزارش بازدید از مدرسه نمونه دولتی سعدی درباره ی شیوه ی تدریس مشارکتی در آن مدرسه جهت اطلاع و اقدام ارسال می گردد. |
در نامه‌ی بالا معین نشده است که برای چه هدفی فرستاده می‌شود و خواننده باید چه اقدامی انجام دهد و اگر گزارش در پاسخ نامه ای دیگر است، پس باید شماره و تاریخ نامه قبلی ذکر شود.
4. متن برخی از نامه‌ها کلی است و مخاطب نمی‌داند منظور نامه شامل چه افرادی می‌شود و یا درباره چه مواردی است.
به نمونه :
|
با احترام ؛ طبق فرم ارسال شده در زمنیه فعال سازی عملکردی، امید است، همکاری لازم مبذول فرمایند. اگر چنان چه نوآوری و ابتکاری وجود دارد، جهت استفاده سایر مدارس در اسرع وقت به گروه‌های آموزشی ارسال نمایید. |
نامه‌ی بالا سه ایراد کلی دارد. یکی آنکه مخاطبان نامه معلوم نشده است که شامل دبیران یا دانش آموزان است. دوم : موضوع نامه نامفهوم است و مخاطب نمی‌داند، باید در چه زمینه‌ای ابتکار و نوآوری داشته باشد. سوم : نوع ابتکار و نوآوری را معین نکرده است که به صورت ارائه مقاله باشد یا ساخت وسایل کمک آموزشی و ... مورد نظر است.
5. نامه ای که در پیرو نامه ای دیگر نوشته می‌شود، بایستی به موضوع نامه قبلی اشاره داشته باشد تا مسئول اداره، بداند آن را به کدام بخش ارجاع دهد و لازم نباشد، برای یافتن نامه قبلی و موضوع آن وقت زیادی را صرف کند.
مانند نامه‌ی زیر که نامفهوم است :
به نمونه :
|
با احترام ؛ به استحضار می رساند اینجانب پیرو نامه شماره 258 تاریخ 15/9/89، خواهشمند است از نتایج آن بنده را مطلّع فرمایید. |
6. نامه های طولانی که مطالب گوناگونی دارند، باید چندین بار خوانده شوند تا موضوع نامه ها دریافت شود، یا کارمند اداری وقت کافی برای خواندن نامه ندارد و آن را به زمان دیگری موکول می‌نماید. ولی دسته‌بندی مطالب باعث می‌شود. خواننده به سادگی به پیام نامه دست یابد و پاسخی مناسب در زمان معین به آن بدهد.
به نمونه :
|
با سلام و احترام ؛ آن زمان که ایثارگران آهنگ رزم علیه باطل را انداختند و عزم رسیدن به معبود و خالق خود را جهت جاودانگی در بهشت ابدی از طریق حضور در جبهه‌های حق علیه باطل اتخاذ نمودند و به شهادت رسیدند. همان موقع ریشه فرهنگ اسلامی و فرهنگ ایثار و از خود گذشتگی را به پیروی از بنیانگذار جمهوری اسلامی ایران، امام خمینی را بنا نهادند. جهت استفاده از دریای عمیق ایثار و شهادت و به منظور بهره برداری از آثار ایثارگران فرهنگی، تصویر بخشنامه وزارتی در این خصوص ارسال می‌گردد. شایسته است ضمن اطلاع رسانی کامل و با هماهنگی کلیه ی جانبازان، آزادگان، رزمندگان و خانواده های معظم شهدای فرهنگی شامل (پدر، مادر، همسر، فرزند، خواهر و برادر ) در زمینه‌ی هنرهای نمایشی : ( فیلم، تئاتر، نوا و نماهنگ ) فرهنگی : (شعر، نویسندگی ) اقلام تبلیغاتی مانند : ( طراحی، پوستر، طراحی لباس، طراحی سربند و... ) هنرهای تجسمی : ( عکاسی، نقاشی، خوش نویسی، مجسمه سازی، طراحی و گرافیک) جمع آوری شده را با نوشتن مشخصات کامل آن ها طبق فرم پیوستی حداکثر تا تاریخ 17/10/89 به کارشناسی شاهد و امور ایثارگران این اداره کل ارسال نمایند. در پایان نمایشگاه به نحو متقضی از شرکت کنندگان به صورت کشوری و استانی و همچنین از سه شهرستان برتر شرکت کننده تقدیر و تشکر بعمل خواهد آمد. ضمناً مکان برگزاری نمایشگاه متعاقباً اعلام خواهد گردید. |
نامه بالا را می‌توان در سه بخش دسته بندی کرد عبارات را بسیار کوتاه نوشت. بخش اول مقدمه است که می‌توان در یک یا یک و نیم سطر خلاصه کرد. بخش دوم : درخواست است که جهت بیان موضوع و اطلاع رسانی می‌توان در حداکثر 2 سطر خواسته را بیان نمود. در بخش سوم : می‌توان موضوع دستاوردها را شماره‌گذاری نمود و جداگانه نوشت ؛ تا خواننده در نگاه‌اول پیام نامه را دریابد.
7. همه مطالب باید پیش از امضاء بیاید. در نامه‌ی زیر جدول پس از امضاء آمده است.
|
با سلام و احترام ؛ به استحضار می‌رساند پیرو نامه شماره ... تاریخ...، مدارسی که برای تجهیز کتابخانه آموزشگاه به کتاب نیاز دارند، طبق جدول زیر مبلغ و تعداد کتاب های درخواستی را حداکثر تا تاریخ 10/9/88 به گروه های آموزشی تحویل دهند. مسئول گروه های آموزشی استان
|
8. گاهی دیده می‌شود نویسندگان نامه، جمله هایی را در مناسبت‌های گوناگون به نامه می‌افزایند تا از موضوعات مناسبتی غافل نباشند. امّا در برخی موارد این جملات آنقدر طولانی است که پیام و محتوای نامه را تحت تأثیر قرار می‌دهد و از موضوع اصلی نامه دور می‌شود. هر چند که این عبارات جزو ضروریات متن نامه نیست، ولی در صورت به کار بردن باید سعی شود، بسیار کوتاه و رسا باشد.
به نمونه زیر توجه شود :
|
با سلام و احترام ؛ نیمه شعبان درخشش ماه تابانی است که پرتو محبت و عدالتش در تمام مکان ها و زمان ها نورافشان شده است. با عرض تبریک و تهنیت فرا رسیدن نیمه شعبان، میلاد منجی جهان و گسترش دهنده عدالت حضرت مهدی (عج) به تمامی همکاران و مدیریت آموزشگاه، بدین وسیله تعداد 2 برگ پوستر به همین مناسبت ارسال می گردد. |
همچنان که خواندید عبارت مناسبتی از متن اصلی نامه طولانی تر شده است.
9. رعایت نکردن سجاوندی ( نشانه گذاری ) فارسی یا افراط در آن، به نمونه‌ای از یک نامه اداری که فاقد نشانه گذاری است توجه کنید.
نمونه :
|
احتراماً به پیوست تصویر نامه‌ی شماره : ............. شرکت رفاه فرهنگیان در خصوص عادی نمودن حساب اعتباری کارت عابر بانک سپه که مانده آنها در پایان هر ماه مثبت می باشد ارسال می‌گردد و لذا ضمن مطالعه دقیق نامه مذکور همکاران را از نحوه واریزی، بدهی و تبدیل شدن حساب اعتباری به حساب عادی مطلع نماید. |
همان گونه که ملاحظه می‌شود این نامه علاوه بر مشکلات دیگر نگارشی، فاقد هر گونه نشانه گذاری است.
علاوه بر موارد ذکر شده می‌توان به موارد دیگر نیز اشاره کرد که از دلایل شایع نارسایی‌های نامه‌های اداری محسوب می‌شود. از جمله ؛ استفاده از کلمات نامأنوس، ترجیح دادن کلمات بیگانه در کلمات فارسی، نبودن ربط منطقی بین مطالب، رعایت نشدن رسم الخط فارسی، رعایت نشدن قواعد دستوری زبان فارسی، فضل فروشی از رهگذر عربی مآبی و استفاده از واژگان عربی چون : حسب‌الامر به جای طبق دستور، آوردن را پس از فعل به جای استفاده پس از مفعول : « در پایان همکاران باید مدارک لازمی که می‌بایست تا تاریخ معین شده ارسال گردد را به دفتر مدارس تحویل نمایند. »
نتایجی که از بحث آسیب‌شناسی نامه بر می‌آید این است که نامه‌نگاری اداری، پویاترین بخش یک سازمان و نشانه‌ی حیات آن است. پس نباید از زبان نگارش آن ها غافل ماند و تنها ارتباط را هدف و نهایت یک مکاتبه فرض کرد ؛ چرا که نامه نه تنها بیانگر مهارت در ایجاد ارتباط است، نشانه‌ی دانش و مایه‌ی حفظ حیثیت علمی و سازمانی است و هرگونه بی توجهی به آن صدمات جبران ناپذیری به همراه دارد.
3- 5-7- پایانِ نامه
پایان نامه به آخرین واژه ها و عباراتی گفته می‌شود که متن نامه با آن تمام می‌شود. آنچه را که باید یادآور شویم، آن است که این جمله ها و عبارات باید با توجه به موضوع و حجم نامه به کار رود تا نظم وانسجام نامه از بین نرود.
نمونه ها را در زیر می‌بینیم :
1- اقدام مقتضی را مبذول فرمایید.
2- از نتیجه، این اداره را آگاه نمایید.
3- عدم حضور جناب عالی موجب تضییع حق حاضرین می‌شود.
4- مستدعی است اعلام وصول فرمایید.
5- موفقیت شما را از خداوند خواهانم.
6- در صورت امکان اقدامات لازم را مبذول فرمایید.
7- و ...
و گاهی این جملات با احترام و متواضعانه است. مانند :
1- از همکاری جناب عالی تشکر می‌کنم.
2- به یقین با همکاری شما نتایج بسیار مفیدی خواهیم گرفت.
3- من به قضاوت شما ایمان دارم و موضوع را به شما واگذار می‌کنم.
4- خواهشمند است در اسرع وقت اطلاعات را برای ما بفرستید.
5- و...
در برخی از نامه‌ها بنا به سلیقه نویسنده، سپاس‌گزاری‌ها با واژه‌ها و عبارات زیر می‌آید :
با سپاس / با تشکر / با تقدیم احترام / ارادتمند شما / با قدردانی از زحمات شما / با تشکر از عنایت و توجه شما
3-5-8- مهر و امضا
مسئولیت نهایی هر نامه با یک فرد یا مقام سازمانی است که نامه بوسیله وی امضا می‌شود. در نامه هایی که از سازمان نوشته می‌شود، هر چند که نویسنده نامه از مسئولین پایین دست است، ولی امضا کننده رئیس اداره است. در قسمت مهر و امضا، نام و نام خانوادگی و عنوان اداری امضا کننده می‌آید و گاهی مهر اداره را نیز در قسمت امضا می‌زنند.
به نمونه :
محمدرضا رحیمی معاون پرورشی و تربیت بدنی/ معاون آموزشی محمد اکبرزاده.
چند نکته‌ی مهم :
1- نامه بدون امضا هیچ ارزش و اعتباری ندارد، پس وجود امضا ضروری است.
2- نامه‌ی اداری را همیشه بالاترین مقام مسئول امضا می‌کند و در غیاب او کسی که حق امضا دارد، آن را امضا می‌کند و کلمه « از طرف » را می‌نویسد.
3- امضا و مهر در پایان نامه، سمت چپ می‌آید.
4- نامه هایی که رئیس اداره یا مدیر کل برای حوزه‌ی اداری خود می‌نویسد، مهر اداره را نمی‌زنند و به امضای مقام مسئول کفایت می‌کنند. به دلیل این که امضای مقام مسئول برای زیردستان آشناست.
5- نامه هایی که به خارج از حوزه‌ی اداری ارسال می‌گردد، حتماً باید مهر اداره را بزنند.
6- مهر باید به گونه‌ای در پایان نامه بزنند که روی امضا و نام ونام خانوادگی را نپوشاند.
7- به ضرورت باید پس از این که از صحّت و درستی نامه اطمینان حاصل کردیم، اقدام به امضای آن بنماییم، چون امضا مراحل پایانی و تأییدی بر نوشته‌های متن است و مسئولیت آن متوجه امضا کننده نامه است.
3-5-9- زیر نویس ( گیرندگان، رونوشت، نشانی )
منظور از گیرندگان رونوشت، واحدهای سازمانی یا اشخاصی هستند که می‌باید رونوشت نامه به عنوان آنان صادر گردد و غیر از گیرنده اصلی است. گیرندگان رونوشت معمولاً با عبارت « رونوشت به » مشخص می‌گردد. رونوشت زمانی نوشته می‌شود که قرار است افراد دیگری نیز از متن نامه آگاهی داشته باشند. در این صورت باید از نامه به تعداد افراد یا اداراتی که در رونوشت ذکر می‌شود، نسخه تهیه کرد و هر کدام را به صورت جداگانه برای افراد فرستاد.
رونوشت نه تنها برای اطلاع رسانی و آگاهی افراد نوشته می‌شود، بلکه گاهی اوقات با هدف اقدام به وسیله گیرندگان نامه، رونوشت برای آن ها فرستاده می‌شود.
برای نمونه :
|
دهیار و شورای اسلامی روستایی می خواهند نامه ای به اداره راه و ترابری بنویسند و آسفالت نمودن جاده شان را تقاضا نمایند که عنوان نامه برای اداره راه و ترابری است و بخش رونوشت به چند اداره جهت اطلاع و نظارت می‌فرستند مانند: رونوشت : 1- فرمانداری محترم شهرستان ... 2- بخش داری محترم ... |
نمونه دوم :
|
در اداره آموزش و پرورش، مسئول آموزشی برای یکی از دبیران برگه مأموریت صادر می‌کند و به امضای رئیس اداره می‌رساند و آن را جهت اطلاح و اقدام به قسمت های دیگر اداره رونوشت می کند. رونوشت : 1- کارشناس مسئول آموزش اداره ... 2- کارشناس آموزش و ارتقاء مهارت های حرفه ای ... 3- کارشناس حسابداری ... |
نامه هایی که نیاز به رونوشت دارد، باید به دقت نوشته شود تا نامه به اشتباه برای افراد و ادارات غیر ضروری فرستاده نشود. لازم به یادآوری است که همه نامه‌ها نیازی به رونوشت ندارند در این صورت نوشتن رونوشت ضروری نیست.
آدرس و نشانی گیرنده و فرستنده نامه در پایان، سمت راست نامه نوشته می‌شود. به خصوص درباره‌ی نامه‌هایی که نیاز به پاسخ دارد، نوشتن نشانی فرستنده نامه ضروری است. در بسیاری از نامه های ادارات آدرس فرستنده به صورت چاپی و تایپ شده در پایین نامه نوشته شده است. به هر صورت نوشتن آدرس در پایان نامه با هدف پی گیری و پاسخ به نامه ضروری به نظر می‌رسد. چون آدرس هایی که روی پاکت نوشته می‌شود ممکن است پاره و دور انداخته شود، در حالی که آدرس داخل متن نامه، همراه با نامه به جریان می‌افتد و یا بایگانی می‌گردد. نشانی‌ها به صورت های مختلف نوشته می‌شود که گونه معروف و مشهور آن از موارد بزرگتر به سمت موارد کوچکتر است. یعنی ابتدا نام استان، نام شهر یا نام بخش یا روستا، نام بزرگراه یا خیابان اصلی، نام کوی یا کوچه، پلاک منزل و در پایان نام و نام خانوادگی گیرنده یا فرستنده است. و اگر منزل آپارتمان باشد باید شماره و نام آپارتمان نیز ذکر گردد.
اگر گیرنده‌ی نامه صندوق پستی داشته باشد باید شماره صندوق پستی را نیز آورد.
نمونه :
|
خراسان شمالی، بجنورد، خیابان فردوسی، کوی امام حسین(ع)، کوچه امام رضا 16، پلاک 110 |
سرگروه استان خراسان شمالی
حبیب الله رحمانی
در پایان نامه های اداری بیان چند نکته ضروری است :
1- در نوشتن نامه‌های اداری رعایت ادب و احترام، نشان دهنده شخصیت نویسنده است و بهتر آن است که نامه با سلام و احترام آغاز شود و با تشکر و سپاس به پایان برسد.
2- تا می‌توانیم از کلمات و عبارات سخیف و غیر مهم دوری کنیم.
3- در نامه های اداری تهدید نمودن و دستور دادن شایسته نیست بلکه باید با ادب و احترام تقاضای خود را مطرح نمود.
4- نامه را باید به گونه ای بنویسیم که خواننده را با خود هم عقیده نماییم، تا وی هم نامه را نامه‌ی خودش تصور کند و پاسخی مناسب و شایسته بدهد.
5- نوشتن‌ضمیرها و فعل‌ها به صورت جمع نشان‌دهنده‌ی احترام به خواننده است.
6- فخر فروشی ؛ تکلف و بکار بردن آرایه های ادبی در نامه های اداری مناسب نیست.
7- مطالب نامه باید در کوتاه‌ترین جمله‌ها به ساده‌ترین و فشرده‌ترین صورت ممکن به طور روشن و رسا نوشته شود، تا گیرنده‌ی نامه به آسانی مطلب را در یابد. ذکر مطالب طولانی و جزئیات خسته کننده و ملال‌انگیز خارج از موضوع، موجب خواهد شد که گیرنده‌ی نامه نتواند به آسانی موضوع و غرض اصلی نامه را دریابد.
8- به هنگام پیش آمدن مطلبی نباید فوراً قلم به دست گرفته و بنویسیم، بلکه باید در ابتدا موضوع و هدف از نوشتن را معین کنیم. برای نوشتن، نخست موضوع را کوتاه و روشن بیان نماییم و در صورتی‌که موضوع پیچیده و مبهم است در این حال می‌توان آن را به قسمت های مختلف تجزیه نمود تا قابل فهم باشد.
9- به هنگام نوشتن نامه بایستی مطالب آن را براساس اهمیتی که دارند تنظیم کنیم، به طوری که از نوشتن مطالب جزئی در آغاز خودداری گردد، زیرا خواننده را جلب نمی‌کند. به عبارت دیگر باید اساسی‌ترین مطلب را به صورت روشن و خیلی کوتاه در آغاز بنویسیم تا خواننده به خواندن نام
مطالب مشابه :
نمونه طرح درس ماهانه
پودمان اداری ومالی. 138. تا143. نامه اداری.-اصول نگارش یک نامه اداری-ایجاد فایل در (word)جهت ثبت نامه های اداری.- بهره وری-آشنایی باحسابداری ورویدادهای مالی.-کاربرد ماشین حساب ویژه در کارهای مالی. انتظار میرود در پایان این بخش دانش آموزان با جزئیات نامه ...
نمونه نامه های اداری
مکاتبات اداری - نمونه نامه های اداری - طرح درس پیشنهادی مکاتبات اداری به همراه نمونه پرسشهای نظری و عملی.
متن نامه های اداری و رسمی
متن نامه اداری از سه قسمت مقدمه ، پیام و نتیجه تشکیل می شود. دربیشتر نوشته های اداری درآغاز و قبل از مقدمه عبارتی برای " ادب و احترام " و در پایان بعد از نتیجه " تشکر و سپاسگزاری " اضافه می شود. " فواید سلام کردن ". درعرف اداری اخیر مرسوم شده است ...
نمونه سوالتخلفات اداری همراه جواب
اعضا حاضر جلسه معتبر خواهد بود (ماده 2 آیین نامه هیات عالی نظارت). 3 - 3. 3- اگر عملکارمند هم جنبه تخلف اداری و هم جنبه جزایی باشد در کدام یک از مراجع زیر رسیدگی می شود ؟( مستنبط از ماده 19 قانون رسیدگی به تخلفات اداری). هیات های ...
قوانین و مقررات رسیدگی به تخلفات اداری با پاسخ
در مواردي كه پرونده متهم در هيأت ها تحت رسيدگي است هر گونه تصميم گيري نسبت به حالات استخدامي وي منوط به كسب نظر كدام مرجع است ؟ ( تبصره ماده 16 آيين نامه اجرايي قانون ) دفتر هماهنگي هيأت هاي رسيدگي به تخلفات اداري وزارت متبوع اداره امور اداري
چگونه نامه اداري بنويسيم ؟
-نامه اداری باید در یک طرف صفحه نوشته شوند ونباید در حاشیه آن ها چیزی نوشت. -متن نامه باید با نهایت دقت در صحت مطالب تهیه شود. -متن نامه باید شایسته فرد گیرنده باشد و پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در نظر گرفته شود. -در نامه های اداری ...
نمونه سوالات رشته امور اداری خرداد 93
12-کدام یک از مکاتبات زیر در تمام سازمان های دولتی و موسسات وابسته به دولت رایج است؟ الف)مکاتبات خصوصی£ ب)مکاتبات اداری£ ج)مکاتبات بازرگانی£ د)همه موارد£ 13-مهم ترین اصل و قاعده برای هر نامه اداری ................... الف)ارتباط موثر با خواندده است ...
چگونگی تهیه و تنظیم نامه های اداری
متن : - راهنمایی مخاطب برای رسیدن به سوابق. مقدمه : - کمک به مخاطب در دریافت آسان تر پیام. - توجیهی برای ارائه پیام و یا دلیلی برای نوشتن نامه. . - ممکن است درباره یک یا چند موضوع باشد. اصل پیام :- بهتر است برای موضوعات مختلف نامه های جداگانه ...
برچسب :
نمونه نامه های اداری