نظام پیشنهادات ، چالشها و راهکارها

تهیه و تنظیم: سید حسن عبدالله زاده ،علی حیدری الوار،راضیه سوداگر

مقدمه

محیط کنونی ، سازمانها را هرچه بیشتر به شیوه های جدید مدیریت سوق می دهد و گرایش به سبک مدیریت مشارکتی یکی از گزینه های این مبحث است . چرا که برای نیل به پیشرفت ، از جنبه های مدیریت و نیروهای انسانی ، افزایش کارآیی و کاهش ضایعات ، پیروزی در میدان رقابت و مواردی از این گونه مشارکت صحیح و موفقیت آمیز کارکنان در تصمیم گیریها و امور سازمان امری ضروری به نظر می رسد نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها یکی از ساز و کارهای قدرتمند و اساسی شیوه مدیریت مشارکت جو است که در بسیاری از سازمان های صنعتی ، بازرگانی و خدماتی بخش های خصوصی و عمومی جهان به صورت گسترده و همگانی کار برد پیدا کرده است

نيروي انساني به لحاظ برخورداري از قدرت انديشه، خلاقيت و نوآوري بزرگترين دارايي هر سازماني محسوب مي شود، چرا كه هرگونه بهبود و پيشرفت در سيستمهاي فني و سازماني توسط نيروي انساني صورت مي گيرد. توان فكري و انديشه هاي كاركنان در سازمان به عنوان سرمايه نهفته و راكد مي‌باشد هر سازمان و مديريتي بتواند از اين سرمايه‌هاي نهفته بيشترين استفاده را بكند به همان اندازه امكان رشد وتوسعه ميسر خواهد شد. نيروي انساني بر خلاف ساير منابع با مصرف كردن كاهش و يا مستهلك نمي‌شود هر چقدر از انديشه و فكر بيشتر استفاده نمايد بهمان اندازه توانايي اش بهبود مي يابد. از طرف ديگر مشاركت يكي از نيازهاي فرا مرتبه انسانها به شمار مي‌رود كه ريشه در فطرت بشري دارد. افرادي كه در امور و فعاليتهاي سازمان شركت نمايند و از انديشه و فكر پاك استفاده كنند علاوه بر پيشرفت سازمان در تعالي خويش نيز گام برداشته اند. براي بهبود بهره‌وري از مكانيزم‌هاي مختلف استفاده مي‌كنند كه يكي از مكانيزمهاي مديريتي، بهره گيري از تكنيك‌هاي مختلف مديريت مشاركتي است. مشاركت راهكاري است كه به كاركنان اجازه داده مي‌شود به جاي اينكه هميشه مديريت و رهبري شوند از توانايي هاي خود بهره گيرند، فكر كنند و قوه خلاقيت خود را به كار اندازند و در تصميم‌گيريها مشاركت و دخالت داشته باشند. مشاركت يك فرآيندي است كه طي آن كاركنان يك سازمان به طور داوطلبانه در امور و فعاليتهاي مربوط به خود دخالت كنند بشرطي كه توان و انگيزه مناسب براي دخالت مؤثر را داشته باشند.

همفکري، مشارکت و ارج نهادن به کارهاي گروهي موجب مي‌شود تا امور به وجه بهتري انجام شود. اگر سازمان‌ها خواهان نيل به چنين نتيجه‌اي هستند ناگزير بايستي در پي ايجاد انگيزه و جلب مشارکت کارکنان خود برآيند و اين مهم زماني ميسر مي‌شود که باور داشته باشند انسان‌ها در فرايند کار، نه ابزار و وسيله بلکه عاملي مؤثر در تحقق اهداف سازمان هستند.امروزه نظام‌هاي مديريتي به عنوان نرم‌افزارهاي فناوري و ابزارهاي اصلي فرايند توسعه محسوب مي‌شوند. بر اين اساس نظريه‌هاي پيشرفته، منابع انساني را از عوامل زيربنائي در فرايند توسعه مي‌شناسند و هرگونه توفيق در فرايند توسعه پايدار را مشروط به توفيق در توسعه منابع انساني مي‌دانند، از اين رو اهميت و ضرورت توجه به نظام‌هاي مديريتي توسعه‌دهنده منابع انساني جايگاه ويژه‌اي خواهند يافت.يکي از نظام‌هاي مديريتي پويا و سازنده که نقش مهمي در توسعه منابع انساني و در نتيجه در فرايند توسعه کلي کشور دارد نظام مديريت مشارکتي است. اين نظام مديرتي به عنوان يک نظام مطلوب و کارآمد هم از لحاظ نظري و هم در عمل از جايگاه مناسبي در بسياري از کشورهاي جهان برخوردار است. در واقع نظام مديريت مشارکتي، نظام همکاري فکري و علمي کارکنان يک سازمان با سطوح مختلف مديريتي آن سازمان است. در اين نظام کليه افراد سازمان درباره روش‌هاي حل مسائل و ارتقاي بهره‌وري سازمان فعالانه انديشيده، حاصل آن را در قالب طرح‌ها و پيشنهادها به سازمان ارائه مي‌کنند. بدين طريق يک نظام همفکري و هم‌انديشي براي رسيدن به اهداف سازمان به وجود مي‌آيد و مديريت سازمان از گنجينه طرح‌ها، انديشه‌ها و راه‌حل‌ها برخوردار شده و براي نيل به اهداف سازماني از آنها بهره مي‌جويد. در اين نظام براي خلاقيت‌هاي کليه اعضاي سازمان ارزش شايسته قائل شده و در تصميم‌گيري‌ها از آنها استفاده مي‌شود. وجود و جريان اين نظام نتايج و پيامدهاي مثبت و مطلوب متعددي از جمله افزايش سطح انگيزش، رضايت، بهداشت رواني و خلاقيت و نوآوري کارکنان را دربرخواهد داشت.

تعريف پیشنهادومديريتمشارکت

پیشنهاد در ادبیات عامه یعنی ارائه یک راه حل در برابر یک مسئله به فرد یا افرادی دیگر ، به طوری که آن فرد یا افراد می توانند به طور آزادانه آن را بپذیرند یا رد کنند . از طرفی ، پیشنهاد در نظام مدیریتی یعنی ارائه یک راهکار و طرح و یا ایده نو از سوی اعضای غیر دولتی که به مسئول و اداره کننده آن مجموعه کاری برای پیشبرد اهداف و بهبود مناسبات کاری کمک می نماید .

متداول ترین راه برای بر طرف ساختن مشکل ناتوانایی سازمانها در استفاده بهینه از توان بالقوه کارکنان به کارگیری روش مدیریت مشارکتی است به گواه بسیاری از گزارشها ، موفقیت اکثر شرکتهای بزرگ مرهون به کارگیری مناسب این سبک مدیریت بوده است در میان نظری ، از مفهوم مشارکت ، تعابیر و تعاریف متعددی ارائه شده که برخی از آنها بدین شرحند

-مديريتي مشاركتي عبارت است از، عملياتي كه طي آن كاركنان يك سازمان را در روند تصميم‌گيريها دخالت و شركت مي‌دهند تأكيد اين شيوه مديريت بر همكاري و مشاركت داوطلبانه كاركنان استوار است و مي‌خواهد از انديشه ها ، نظرات و ابتكارات آنها در حل مشكلات و مسائل سازمان استفاده كند. البته نظام مشاركتي با افزايش رضايت مندي، انگيزه كاركنان را نيز بهبود مي بخشد.

- فرایند درگیری کارکنان در تصمیم های سازمان که به صورت رسمی یا غیر رسمی اتفاق می افتد .

- اقداماتی که میزان نفوذ و مسئولیت کارکنان را در فرایند تصمیم گیری از طریق نمایندگی مناسب در سطح متفاوت سازمان افزایش می دهد و از این راه تحقق دموکراسی را تسهیل می کند .

- درگیری ذهنی و عاطفی اشخاص در موقعیت های گروهی است که آنان را بر می انگیزد تا برای دستیابی به هدف های گروهی ، یکدیگر را یاری دهند و مسئولیت پذیر شوند .

- پيوندي دوسويه، سازنده و سودمند ميان دو تن يا بيشتر از دو تن؛

- فراهم‌آوردن و گستردن بستر نقد مشترك براي يافتن هدف‌هاي مشترك؛

- دخالت‌دادن و درگيرشدن مردم در فراگردهاي تصميم‌گيري اقتصادي، سياسي، اجتماعي و فرهنگي‌ كه بر سرنوشت آنان اثر مي‌گذارد. (تعريف از سازمان ملل متحد)؛

- يك ساز و كار زندگي اجتماعي.

فلسفه استفاده از نظام پيشنهادها

آنچه در نظام پيشنهادها به عنوان اهداف آرماني و در حقيقت به عنوان فلسفه به کارگيري آن مطرح است افزايش توان سازمان در مقابل خواست‌هاي متغير مصرف‌کنندگان خدمات يا محصولات از طريق ارج نهادن به فضائل و توانايي‌هاي انسان و همسو کردن اهداف کارکنان با هدف‌هاي سازمان و در نهايت استفاده صحيح از تجربه، انديشه، ‌آرا و عقايد آنها در هر رده شغلي و بخش سازماني است.

· ارج نهادن به فضايل و توانايي‌هاي انسان در محيط کار و برخورد با مشکلات کاري

· افزايش حس تعلق سازماني در کارکنان

· همسو کردن اهداف کارکنان با اهداف بنگاه

· اشاعه فرهنگ مشارکتي و همکاري جمعي در حل مشکلات و بهبود روابط کاري و رفتار سازماني.

· اشاعه فرهنگ همکاری داوطلبانه و خود جوش

· بهبود روحیه و انگیزه کارکنان

· افزایش میزان خلاقیت، نوآوری و ابتکار

· تقویت مسئولیت پذیری و تعلق سازمانی

· بهبود بهره وری، کیفیت و ارائه بهتر خدمات پس از فروش

· کاهش مقاومت در مقابل تغییر

· افزایش توانمندسازی مدیران و کارکنان

· افزایش پویای و انعطاف‌پذیری

· گردش بهتر اطلاعات و اطلاع رسانی

· افزایش درآمدها و کاهش هزینه‌ها

· افزایش میزان وقت، سرعت و صحت

اهميت نظام پيشنهادات

عملكرد عمده طرح پيشنهادها، ارتقاء جريان ارتباطات از پايين ترين تا بالاترين سطح، در سازمان است بهبود ارتباطات نشانگر اهميت نظام پيشنهادها است كه اين اهميت باعث:

· بالابردن سطح اطلاعات مديريت در انجام امور از طريق مشاركت با كاركنان

· به مديريت امكان مطالعه برنامه ها و رفع مشكلات آنها را مي دهد

· شناسايي سطح توانايي و قابليت هاي كاركنان به منظور شناسايي نيازهاي آموزشي آنان

· كاركنان مجبور خواهند شد قبل از ارائه پيشنهادات در مورد آن بينديشند و اين امر امكان رشد آنان را فراهم مي كند

· ارتقاء روحيه كاركنان و بالا بردن كيفت كاري آنها و ايجاد تفاهم و ارتباط بين مديريت و كاركنان.

· بهبود عمليات و افزايش سود آوري از طريق به كار بستن پيشنهادهاي سودمند و عملي.

· استقرار و توسعه محيط خلاق در تمامي سطوح سازمان

· تقويت فرهنگ و حس تعلق سازماني

· گسترش حوزه تفکر، تعميق و نهادينه نمودن بهبود مبتني بر تغيير

· گسترش سطوح يادگيري سازماني

· بهره‌گيري از پيشنهادهاي سازنده و مؤثر سازماني در راستاي فعاليت‌هاي بهبود

· شناسايي و تقويت منابع خوشفکر و خلاق

· همراستا سازي اهداف فردي و سازماني

· استفاده از راهکارهاي حل مسئله با کمترين هزينه

· مشارکت کارکنان در تصميم‌سازي‌ها و برنامه‌ريزي‌ها

· آگاهي مديريت از ميزان توانايي‌هاي بالفعل و بالقوه کارکنان

· ارج نهادن به شخصيت وجودي و شأن و منزلت انسان‌ها از طريق ايجاد فضاي مناسب

· بهبود کار سازمان، افزايش بهره‌وري و کيفيت، کاهش هزينه ها و ضايعات

· تقويت و بهبود ارتباط ميان کارکنان و سازمان و ايجاد حس اعتماد متقابل

· ايجاد شرايط مناسب براي کار و فعاليت و حذف موانع در مشارکت فراگير کارکنان

· افزايش انگيزش در کارکنان، تشويق روحيه کاري و افزايش قابليت حل مسأله

· اشاعه فرهنگ مشارکتي و همکاري دسته جمعي در حل مشکلات و بهبود روابط کاري و رفتار سازماني

· اصلاح و بهبود مقررات، آئين‌نامه‌ها و دستورالعمل‌هاي کاري، ساختار سازماني، گردش کار و نظام تصميم‌گيري

اهداف اجرايي نظام پيشنهادها

· افزايش سلامت، انعطاف‌پذيري، مخاطره‌پذيري و اثربخشي در مقابل خواست ذينفعان (درون‌سازماني و برون‌سازماني

· بروز خلاقيت‌ها و به فعل درآوردن استعدادهاي دروني کارکنان

· بهبود فرايندها از طريق ارائه پيشنهادها

· بهبود شرايط محيطي کار

· افزايش انگيزه در کارکنان

· ارتقاء کمي و کيفي فعاليت‌هاي سازمان

· افزايش رضايت ارباب‌رجوع (ذينفعان

· افزايش حسن تعلق سازماني

· همسو نمودن اهداف فردي با اهداف سازماني

· توسعه و تقويت ارتباط کارکنان و مديريت

· آگاهي مديريت ارشد سازمان از توانايي‌هاي کارکنان و استفاده مطلوب از آن

· بهبود تصميم‌گيري مديريت از طريق نظرات و پيشنهادهای ارائه شده

· بهبود نظام گردش اطلاعات و اطلاع‌رساني

· تقويت تعهد سازماني

تاريخچه نظام پيشنهادها در جهان

‌بعداز جنگ‌ جهاني‌ دوم‌ كه‌ از كشور ژاپن‌ ويرانه‌اي‌ بيش‌ نمانده‌ بود و تنها اميد و دلبستگي‌ اين‌ كشور به‌ مردم‌ و مديراني‌ بود كه‌ بتوانند با رهبري‌ و هدايت‌ صحيح، ژاپن‌ را به‌ كشوري‌ پيشرفته‌ تبديل‌ كنند. توصيه‌هاي‌ بزرگاني‌ همچون‌ دكتر دمينگ‌ بسيار موثر واقع‌ شد. به‌طوري‌ كه‌ اجراي‌ صحيح‌ و به‌ موقع‌ 14 اصل‌ مديريتي‌ دكتر دمينگ‌ سبب‌ ايجاد مديريتي‌ نوين‌ و كارساز در ژاپن‌ شد و باعث‌ شد اين‌ كشور در كمتر از 5 سال‌ متحول‌ گردد و آن‌ چنان‌ رشد فزاينده‌اي‌ را طي‌ كند كه‌ در سال‌ 1980 فيلمي‌ از شبكه‌CNN آمريكا پخش‌ شد تحت‌ عنوان‌ «اگر ژاپن‌ مي‌تواند پس‌ چرا ما نتوانيم».

اولين قدم براي تشويق کارگران جهت ارائه پيشنهاد در راستاي بهبود کار توسط آقاي "آلفردکروپ" در کارخانه فولادسازي "کروپآلمان" در سال 1867 ميلادي برداشته شده است. سپس در سال 1880 ميلادي اولين برنامه تشويق کارگران انگليسي در مؤسسه کشتي‌سازي "ويليام‌دني و برادارن" به اجرا گذاشته شد. در اوايل قرن بيستم، سيستم ارائه انديشه در آمريکا و در برخي از شرکت‌هاي صنعتي از جمله (ان ـ سي ـ آر) و کارخانه "بيل" و پاره‌اي ديگر از صنايع به کار گرفته شد. اين سيستم بعد از جنگ جهاني دوم مانند بسياري از سيستم‌ها و تکنيک‌هاي مديريت در آمريکا به کار گرفته شد و هم‌اکنون در بيش از 90٪ شرکت‌هاي درجه اول آمريکا سيستم ارائه پيشنهادها اجرا مي‌شود و همه‌ساله بهترين پيشنهاددهنده سال از دست رئيس‌جمهور آمريکا لوح يادبود و جوائزي دريافت مي‌کند

تاريخچه نظام پيشنهادهادر ايران

در ايران نظام پيشنهادها براي اولين بار در اوايل سال 1367 در يكي از شركتهاي تحت پوشش سازمان گسترش و نوسازي صنايع ايران (شركت ايران رادياتور) به اجرا درآمد. از آن به بعد شركتهاي ديگري نيز به اجراي نظام پيشنهادها پرداختند كه امروزه در بسياري از سازمان‌ها و شركت‌هاي داخلي، اين نظام پياده سازي شده است.

در سال 1377، با توجه به آثار مثبت و سودمندي كه اين نظام در شمار قابل توجهي از شركت‌ها و سازمان‌هاي داخلي و خارجي پديد آورده بود، دولت جمهوري اسلامي ايران نظر به اهميت و ضرورت نقش مشاركت كاركنان در بالا بردن كارايي و اثربخشي دستگاه‌هاي دولتي و افزايش رضايت و توان‌ كاري آنان، در نشست مورخ 28/5/1377 شوراي عالي اداري چنين تصويب كرد كه نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها در كليه وزارتخانه‌ها، مؤسسات، شركت‌ها، بانك‌ها و كليه دستگاه‌ها استقرار يابد.

هدف نظام مشارکت کارکنان از دیدگاه اسلام :

قران می فرماید : ایات الهی را فصل فصل کنید تجزیه و تحلیل کنید به روش احسن باهم مجادله کنید فکرها واندیشه ها یتان را بکار اندازید تا بهترین روشهای مدیریت را بیابید .

نظام مدیریت اسلامی که مبتنی بر فکرها و اندیشه ها و پیشنهادات مردم است درهای رحمت الهی را به روی جامعه اسلامی ما و تمامی جوامع اسلامی دیگر می گشاید و روز به روز و لحظه به لحظه نعمات بیکران الهی را نصیب مسلمین خواهد کرد

نظام مشارکت (با رویکرد مدیریت اسلامی و از طریق نظام پیشنهادات ) با کم هزینه ترین روشها عالیترین سود و ثمرات را به بار خواهد آورد.

در این نظام مدیریتی تمامی مشکلات جوامع اسلامی به سرعت حل وفصل خواهد شد و هیچ مشکلی نیست که آسان نشود در این نظام مدیریتی قران ب هعنوان کتاب مرجع و راهنما اساسی ترین مبنای رفع نیاز روز هر جامعه مورد مطالعه و تحقیق قرار خواهد گرفت . این نظام مدیریت بر مشارکت فکرها و اندیشه های تمامی مردم و پیشنهادات ایشان در جهت اصلاح و بهتر نمودن همه استوار است .

اصلی ترین هدف نظام مدیریت الهی و قرانی و اسلامی (نظام مشارکت ) کرامت بخشیدن به متقین و موحدین و مسلمین و تمامی انسانهای عالم است به موجب این نظام باید از مردم در قبال پیشنهادات خیر ومفیدی که ارائه می دهند تشکر و سپاس گزاری متناسب به عمل آورد و همین موجب رشد فکرها واندیشه ها ی انسانها می گردد

اثار وبرکات مشورت از دیدگاه اسلام :

1-باعث بهره گرفتن از توانمندی دیگران می شود .
2- خطا و اشتباه در تصمیم گیری را کاهش میدهد.
3- همدلی و صمیمیت را افزایش میدهد .
4- باعث تقویت روحیه اعتماد خودباوری می شود.
5- نشاط و ارامش درونی را افزایش میدهد.

مفروض‌هاي ارزشي مشاركت:

1- پذيرش برابري «ارزش انساني» همه مردمان؛

2- پذيرش مشاركت به‌عنوان يك فراگرد شكوفايي؛

3- پذيرش برابري «حقوق طبيعي» همه مردمان.

نظام پذيرش و بررسي پيشنهادها

تعريف نظامپيشنهادها

نظام،مجموعه‌اي از اجزاء و روابط ميان آنهاست که توسط ويژگي‌هاي معين، به هم وابسته يا مرتبط مي‌شوند و اين اجزاء با محيط‌شان يک کل را تشکيل مي‌دهند.

پيشنهاد، هر فکر و ايده نو که بتواند منجربه ايجاد يک تغيير مثبت، بهبود روش، افزايش کيفيت و توليد، کاهش هزينه‌ها و بالا بردن روحيه کارکنان و يا ... گردد پيشنهاد تلقي مي‌شود.

نظام پيشنهادها ،يک نظام مدون براي فعال کردن ذهن افرادو به کارگيري ايده‌ها و نظرات آنها براي بهبود فعاليت‌هاي سازمان مي‌باشد.

انواع پيشنهادها،

الف) پيشنهادهاي غيرقابل بررسي؛

ب) پيشنهادهاي قابل بررسي

الف) پيشنهادهاي غيرقابل بررسي: پيشنهادهايي که جزء وظايف فرد محسوب مي‌شود.- پيشنهادهاي تکراري- پيشنهادهايي که تنها مشکل را مطرح مي‌سازد اما راهکار لازم را ارائه نمي‌کنند.- پيشنهادهاي ايده‌آل و دور از دسترس- پيشنهادهايي که خارج از خط‌مشي و سياست سازمان مي‌باشند.

ب) پيشنهادهاي قابل بررسي ،اين پيشنهاها بر اساس منافعي که براي سازمان ايجاد مي‌کنند به دو دسته زير تقسيم مي‌شوند:

ب ـ1) پيشنهادهايکيفي: پيشنهادهايي است که نتيجة آن قابل محاسبه رياضي نمي‌باشد. از قبيل پيشنهادهاي مربوط به طرح‌هاي ايمني، خدماتي، اصلاح کار نظام و ...

ب ـ 2) پيشنهادهايکمي: پيشنهادهايي است که نتيجه آنها (صرفه‌جوئي حاصله از اجراي طرح‌ها) قابل محاسبه مي‌باشد. از قبيل پيشنهادهاي مربوط به کاهش ضايعات، استفاده بهينه از مواد اوليه و ...در تقسيم‌بندي ديگر، پيشنهادهاي ارائه شده از طرف کارکنان را به صورت فردي يا گروهي تقسيم مي‌کنند. در يک دسته‌بندي ديگر پيشنهادها را به دو گروه کلي پيشنهادهاي محرمانه و غيرمحرمانه تقسيم مي‌کنند. در پيشنهادهاي غيرمحرمانه پيشنهاددهنده، مشخصات خود را بيان مي‌کند و در پيشنهادهاي محرمانه مايل به افشاي نام خود نيست.

ارزش‌هاي يک پيشنهاد:

· اولين ارزش يک پيشنهاد ارزش اقتصادي حاصل از اجراي آن است.

· هينگلي مزيت کليدي مشارکت را يادگيري ذکر مي‌کند و حاصل يادگيري را براي کارکنان مفيد مي‌داند زيرا قابليت آنها را در انجام وظايف افزايش داده ارزش آنها را در سازمان ارتقاء مي‌دهد. لذا يادگيري سازماني از جمله ارزش‌ها و پيامدهاي مثبت يک پيشنهاد محسوب مي‌شود.

· ساشکين معتقد است مشارکت نيازهاي کاري معيني از انسان را ارضاء مي‌کند. عدم ارضاي اين نيازهاي کاري باعث آسيب رواني و فيزيکي کارکنان مي‌شود. پس ارضاي اين گونه از نيازهاي افراد از ارزش‌هاي يک پيشنهاد محسوب مي‌شود.

· آقاي يامادا رئيس اتحاديه ها روابط انساني ژاپن معتقد است پيشنهادها خلاء ميان توانايي‌هاي کارگران و شغل آنها را پر مي‌کند. بنابراين با دقت در اين مطالب در مي‌يابيم که يکي از ارزش‌ها و مزاياي ارائه پيشنهادها (اعم از تأييد شده يا رد شده) شناسايي توانائي افراد است يعني مديريت به قابليت‌هاي افراد پي مي‌برد و آنهايي را که از توانايي بالا برخوردار هستند شناسايي مي‌کند.

· يکي ديگر از ارزش‌هاي نهفته در پيشنهادها، به ويژه پيشنهاد رد شده (که همگان آن را به دليل غيرقابل اجرا بودن، فاقد هرگونه ارزشي براي سازمان مي‌دانند) رفع ابهامات ذهني افراد است. به همين دليل است که توصيه مي‌شود در سال اول اجراي نظام پيشنهادها حتي بابت پيشنهادهاي رد شده نيز پاداش مناسبي به عنوان جايزه مشارکت فکري پرداخت گردد.

چگونگي اجراي نظام پيشنهادات:

الف: بستر سازي براي استقرار نظام پيشنهادات:

· آگاهي و اطلاع رساني مناسب به كاركنان و مديران مياني و اجرايي

· برگزاري جلسات توجيهي در سطح مديران

· برگزاري جسلات آموزشي در سطح مديران و كاركنان

· تشويق و ترغيب كاركنان با بيان مزايا و منافع اجراي نظام فوق

· ايجاد ارتباط و اعتماد متقابل بين كاركنان و مديران

· تدوين و ابلاغ آئين‌نامه اجرايي نظام براي كليه واحدها و قسمتها

· محدود نكردن پيشنهادات در زمينه هاي خاص

· تدوين فرم مشخص و مكان معين براي ارائه پيشنهادات

ب- تعيين گروه (كميته) يا شوراي نظام پيشنهادات:

· مقام مجاز يا نماينده تام‌الاختيار وي

· دو نفر نماينده كاركنان (با راي گيري مستقيم)

· يك نفر نماينده مديران (با راي گيري مستقيم)

· كارشناس متخصص به تناسب موضوع پيشنهاد شده

· دبير كميته يا گروه

در اولين جلسه كميته بايد رئيس و دبير مشخص شوند تا وظايف تقسيم شده و پي گيري گردد

وظايف كميته نظام پيشنهادات:

· رسيدگي (درخواست اصلاح، تصويب، رد) به پيشنهادات رسيده

· تعيين مدت زمان اجراي آزمايش پيشنهاد ارائه شده

· ارجاع پيشنهادات رسيده به گروه كارشناسي و واحدهاي اجرايي

· تصويب يا رد نهايي پيشنهادها پس از اجراي آزمايش

· سياست‌گذاري، تعيين خط مشي، تصويب و اصلاح آئين نامه‌هاي مربوطه

· تعيين پاداش به پيشنهاد دهندگان، حق الزحمه كارشناس و همكاران اجرايي

· ارزيابي و انتخاب بهترين پيشنهاد در هر سال

· نظارات بر اجراي بهتر نظام پيشنهادات در سازمان

ج- روش ارائه پيشنهاد: براي ارائه پيشنهادات توسط همكاران بهتر است فرمي متناسب با نياز هر سازماني طراحي و در اختيار قسمتها و واحدها قرار دهد. يا فرمها را مي‌تواند از دبيرخانه نظام پيشنهادات گرفته و پس از تكميل پيشنهاد خود به دبيرخانه ارسال نمايد. و دبير نيز موظف است كه اعلام وصول پيشنهاد را در اسرع وقت به پيشنهاد دهنده اعلام نمايد. پس از وصول پيشنهاد دبيرخانه به بررسي پيشنهاد مي‌پردازد در صورتي كه پيشنهاد تكراري يا تنها به بيان مشكلات پرداخته و راه‌حل اجرايي ارائه نكرده باشد، طي نامه اي به پيشنهاد دهنده اطلاع دهد.

در صورت غير تكراري بودن براي بررسي بيشتر در كميته پيشنهادات طرح نمايد.

د- روش بررسي پيشنهادات: كليه پيشنهادات كه قابل طرح در كميته باشد در جلسه مطرح مي‌گردد ممكن است پيشنهاد ارائه شده نياز به بررسي و اظهار نظر كارشناس باشد كه در اين صورت پيشنهاد به گروه كارشناسي و واحدهاي تخصصي ارجاع داده مي شود كه پس از دريافت نظر آنها دوباره در جلسه مطرح گرديده و در صورت تصويب يا عدم تصويب تشويق مادي و معنوي و علت عدم تصويب به پيشنهاد دهنده ابلاغ مي‌گردد بايد نتيجه بررسي پيشنهاد حتماً به پيشنهاد دهنده اعلام گردد تا پيشهاد دهندگان انگيزه براي ارائه پيشنهادات داشته باشند.

ه- تعيين و پرداخت پاداش براي پيشنهاد دهندگان:

در نظام پيشنهادات پاداش مالي و بازخورد سريع كه هر دو از اهرم‌هاي انگيزش مهم هستند بايد پيش‌بيني شده باشد اگرچه پاداش‌هاي مالي ممكن است رقم اندك باشد ولي بيشتر صورت نمادين دارد. در سازمانهايي كه روابط فرد با سازمانش رابطه بده و بستان است پرداخت پاداش مالي، خلاقيت، تفكر و روحيه مشاركت افراد را براي ارائه پيشنهادات بيشتر تقويت مي‌نمايد. البته هر سازماني مي‌تواند معيار و شاخصي براي تعيين و پرداخت پاداش مالي در نظر بگيرد به عنوان مثال مي‌تواند درصدي از صرفه جويي‌هايي كه در اثر ارائه پيشنهاد حاصل شده به عنوان پاداش در نظر گرفته شود و با درصدي از درآمد اضافي كه حاصل پيشنهاد باشد يا از طريق امتياز بندي پيشنهادات درصدي را تعيين و پرداخت نمايد البته بهتر است قسمتي از پاداش در صورت تصويب و قسمتي ديگر را پس از اجرا و عملي شدن پرداخت نمايد تا پيشنهاد دهنده براي مشاركت فعال انگيزه مناسب داشته باشد.

نتايج مورد انتظار از اجراي نظام پيشنهادات:

· افزايش كميت و كيفيت كالا و خدمات توليد شده

· صرفه‌جويي و كاهش هزينه ها

· ارتقاي بهره وري در سازمان

· بهبود روشهاي انجام كار

· ابداع روشهاي تازه و يا توليدات تازه

· افزايش خلاقيت و نوآوري در سازمان

· افزايش رضايت مندي كاركنان

به طور خلاصه مي‌توان گفت استقرار نظام پيشنهادات در هر سازماني مشاركت كاركنان را در تصميم‌گيريهاي سازمان بيشتر نموده و خلاقيت و نوآوري، انگيزه و روحيه رضايت‌مندي كاركنان را بهبود مي‌بخشد و بهبود و بالندگي فرد و سازمان را تقويت مي‌نمايد.

آسيب هاي نظامپيشنهادها در سطح ملي

· فقدان متولي برنامه ريزي

· عدم اجراي كار توسط مشاورين خبره و مجرب

· عدم وجود پست سازماني دبير كميته نظام پيشنهادها

· عدم توجه به پيشنهاد هاي مشتريان و ارباب رجوع

· عدم پرداخت پاداش مناسب به پيشنهاد هاي كيفي

· محدود نمودن سقف پاداش ها

· فقدان انگيزه كافي در بين مديران كشور براي اجراي بهينه نظام پيشنهادها

موانع اجراي نظامپيشنهادها:

· عدم اعتقاد مديران و سر پرستان

· موانع كاركنان

· موانع كارشناسي

· موانع مالي

· موانع فرهنگي

چالشهای فرآوری نظام پیشنهاد ها :

تشخیص و تعیین چالشها و موانع فرا راه نظام مشارکت و موارد آسیب زننده به اجرای صحیح و فراگیر این نظام ، برای افزایش استفاده از مزایای آن لازم به نظر می رسد. در منابع دانشی و تجربی موجود در این حوزه ، آسیبها و چالشهای متعددی برای نظام پیشنهادها بر شمرده شده که می توان آنها را چنین ، طبقه بندی و احصاء نمود :

الف ) چالشهای فرهنگی : عدم باور و اعتقاد کارکنان به نظام مشارکت / احساس عدم تعلق کارکنان به سازمان عدم توجیه کافی دلایل رد پیشنهادها عدم اعتقاد و انگیزش مدیریت .

ب ) چالشهای فرآیندی : عدم توجه مدیران به سهم کارکناناز منابع حاصل / عدم توجه به اهمیت آموزش تمرکز پیشنهادها بر مسائل رفاهی / ضعف بررسی های کارشناسی پیشنهادهای واصله / کمبود پاداشهای پرداختی عدم توانمندی ، علاقه مندی و چند شغله بودن دبیر اجرایی نظام پیشنهادها / کندی سرعت مراحل اجرایی / اجرای پیشنهادها توسط افراد کم تجربه یا بی تجربه / عدم تناسب پاداش با نتایج اجرای پیشنهادها / عدم اجرای پیشنهادها / عدم حضور پیشنهادها / عدم حضور پیشنهاد دهندگان در جلسات شور ا نبود زمان و فرصت کافی متناسب نبودن طراحی نظام پیشنهادها با ویژگی های سازمان / نبود مشارکت واقعی واحدهای مختلف سازمان در طراحی نظام پیشنهادها و آئین نامه اجرایی آن

ج ) چالشهای محیطی – سازمانی : عدم ثبات مدیران ارشد لایق / ضعف مدیریت نا کارآمدی روابط مدیران و کارمندان / کمبود حقوق و مزایای اکثر کارمندان / کافی نبودن اختیارات سازمانی

سطح پایین اطلاعات علمی و فنی کارکنان / سبک مدیریت استبدادی و خود محورساختارهای دیوان سالاریو هرمی بلند/ توزیع نابرابر اقتدار و اختیار سازمانی مغایر بودن اهداف فرد و سازمان / نظام برنامه ریزی متمرکز

راهکارهایی برای غلبه بر چالشها :

برای غلبه بر چالشها و موانع فراوری استقرار نظام پیشنهادها نیز راهکارهای متعددی ارائه شده اند که با مرور مبانی نظری مرتبط ، می توان این راهکارها را در سه بخش زیر گروه بندی نمود :

الف ) راهکارهای کوتاه مدت : تشویق کارکنان و مدیران مشارکت جو / تشکیل جلسات توجیهی / اجرای دوره های آموزشی / تشویق کارهای گروهی / تقدیر از پیشنهادات برتر / تقویت اطلاع رسانی / مذاکره حضوری دبیر با کارکنان / پرداخت هرچه سریعتر پاداش

ب ) راهکارهای میان مدت : تقویت کار گروهی / حذف مدیران تک محور / تقویت حمایت مدیریت عالی شرکت از کار گروهی / برگزاری جشنهای سالانه جمعی / اصلاح آیین نامه / توسعه منابع اعتباری ومالی / ارتقای کیفیت جلسات کمیته نظام پیشنهادها / برگزاری جلسات طوفان فکری / چرخش کاری کارکنان / سرعت بخشیدن به فرآیند بررسی ، ارزیابی و انتخاب پیشنهادات / تشکیل کمیته های کارشناسی توانمند / قرار دادن فضای اداری ، ابزار ، اطلاعات ، مستندات و سایر امکانات در اختیار پیشنهاد دهندگان / تعامل مناسب دبیر و دبیرخانه نظام پیشنهادات با

ج) راهکارهای بلند مدت : لحاظ مشارکت در خط مشی ، مأموریت و استراتژی سازمان / زمینه سازی فرهنگی / استفاده از متخصصان و مشاوران / ایجاد ساختار سازمانی رسمی برای نظام پیشنهادها / تصویب قوانین مناسب / مناسب سازی سبک مدیریت / تهیه برنامه جامع برای ارزیابی نظام / گسترش نظام پیشنهادات به پیمانکاران ، مشتریان و خانواده های کارکنان / توجه به مکانیسم های توسعه انسانی / کاهش فاصله مدیران و کارکنان / ایجاد حس تعلق سازمانی کارکنان و رضایت شغلی آنان

نکات قابل توجه در اجراي نظام پيشنهادها

· سازمانهاي علاقمند به مشارکت کارکنان در کارها بايد نکات زير را مورد توجه قرار دهند:

· دخالت دادن کارکنان در فرآيند تصميم گيري

· مجهز کردن کارکنان به دانش و مهارتهاي مورد نياز

· تعيين ميزان اختيارات و دخالت کارکنان بر اساس ماموريت سازمان

· ايجاد هدفهاي فردي و سازماني

· متمرکز کردن توجه همگان به مشارکت در بهسازي مداوم

· بيان کردن اثر بخشي مشارکت کارکنان در نيل به هدفهاي سازمان

· بوجود آوردن مديريت پائين به بالا

ويژگي‌هاي نظام پيشنهاد موفق

· شركت فعال كليه كاركنان سازمان در ارايه پيشنهاد

· به‌حداقل رساندن بروکراسي و سهولت ارائه پيشنهادها از طريق فرم هاي مخصوص

· سهولت روش‌هاي ارزيابي و تعيين پاداش‌ها

· سهولت و ساده بودن آيين‌نامه‌ها و دستور العمل‌هاي پرداخت جوايز

· شموليت پيشنهادهاي ارايه شده توسط كاركنان در تمامي زمينه‌ها

· سمت‌گيري پيشنهادهاي ارايه شده به سمت پيشنهادهاي گروهي

· كم بودن زمان ارزيابي و دادن جواب به پيشنهاددهنده

· مشاركت پيشنهاددهندگان در اجراي پيشنهادها

· هم راستا بودن پيشنهاد با اهداف، وظايف و اختيارات سازمان و امور کاري پيشنهاددهنده و يا واحدهاي مرتبط

· صرفه‌جويي در هزينه‌ها، بهبود کيفيت خدمات و يا بهبود سيستم‌ها در اثر اجراي پيشنهاد

· ارائه مستندات کافي به صورت منطقي، شفاف و منظم همراه پيشنهاد

عوامل مؤثر در موفقيتنظام پيشنهادها :

· پشتيباني جدي مديريت ارشد

· وجود و يا امكان به وجود آمدن انگيزه و تعهد در كاركنان

· ثبات مديريت تا قبل از نهادينه شدن نظام پيشنهادها

· گماردن دبير اجرايي تمام وقت ، علاقمند ، فعال و كارآمد وبا حسن شهرت و خوش برخورد

· قرار دادن تشكيلات دبيرخانه و مجري نظام پيشنهادها زير نظر ميريت ارشد در نمودار سازماني

· برگزاري همايش هاي توجيهي براي مديران و كاركنان

· انجام تبليغات مناسب

· ايجاد روابط انساني مناسب ميان مديران و كاركنان

· برقراري جريان صحيح و منطقي تبادل اطلاعت و گفت و گو ميان كاركنان سازمان

· وجود اهداف سازماني كاملاً مشخص و روشن

· تعيين ميزان كار و فعاليتي كه يك فرد در سازمان انجام مي دهد

· استفاده از تجربيات سازمان هاي موفق و مشاورين خبره

· گرفتن پيشنهاد از مشتري و ارباب رجوع

· پيشنهادها بايد به صورت دقيق كارشناسي شود

· بررسي به موقع پيشنهادها توسط كميته هاي بررسي كننده

· اجرا ي به موقع پيشنهادهاي تصويب شده

· پرداخت به موقع و عادلانه پاداشها

فهرست منابع و مراجع

1- اقتداري ، علي محمد ؛ سازمان مديريت ، نشر ديبا ، تهران 1373.2

- امير ي ، حسين ؛ علم اداره مشاركت ، جزوه آموزشي 1380.3-

ايران نژاد پاريزي ، مهدي و ساسان گهر ، پرويز ؛ سازمان و مديريت از تئوري تا عمل ؛ موسسه بانكداري ايران1380.

- پرهيزكار ،كمال ؛ تئوري هاي مديريت 1379.5-

-جوادي عاملي ؛ اخلاق كارگزاران در حكومت اسلامي ؛ مركز نشر فرهنگي رجا؛ 1371.

-رهنورد آهن، فرج الله ؛ ابعاد مشاركت در تصميم گيري ؛ فصل نامه مديريت دولتي، انتشارات مركز آموزش مديريت دولتي ، تهران پاييز و زمستان 1372.8

- زراعي ، حسين ؛ مشاركت از طريق ارائه پيشنهاد ؛ فصل نامه مديريت دولتي ، انتشارات مركز آموزش مديريت دولتي ، تهران پاييز و زمستان 1378 .

- ساپ چوي ، هيونگ ؛ توسعه تكنولوژي در كشورهاي در حال رشد ؛ انتشارات وزارت صنايع ، تهران 1380.

- سوره ي شورا و آل عمران ؛ قرآن كريم .

- شريف ، نواز ؛ مديريت انتقال تكنولوژي و توسعه ؛ ترجمه رشيد اصلاني

- طوسي ، محمدعلي ؛ مشاركت (در مديريت و مالكيت ) ؛ انتشارات مركز آموزش مديريت دولتي ، تهران 1369.13

- كاظمي ، بابك ؛ سيستم اطلاعاتي مديريت ؛ نشر پيشبرد ، تهران 1378.16-

- مشاركت در مديريت و مالكيت گرد آورنده دكتر طوسي محمدعلي سازمان امور اداري و استخدامي كشور سال 1377

-ارتقاء و حفظ كرامات مردم در نظام اداري ،سازمان مديريت و برنامه ريزي،1383

- مديريت مشاركتي،صادقي فر،ناصر،مركز آموزش و تحقيقات،1382

- نظام پيشنهادهادر سازمانهاي دولتي از تئوري تا عمل،دكتر مقيمي،محمود،انجمن خدمات فرهنگي ايرانيان خارج از كشور،1385

- مديريت مشاركتي راهبرد موثر در اداره امور سازمان،والايي شريف،حميد،مولف،1384

نظام پیشنهادات ، چالشها و راهکارها

مطالب مشابه :

هدف و فوايد مشاركت :

بیوگرافی

فرم نظام پیشنهادات کارکنان آموزش وپرورش

نظام پیشنهادات ، چالشها و راهکارها

بررسي وضعيت نظام پيشنهادات و بهبود مستمر در صندوق تامين اجتماعي

انتصاب

تاریخچه تأسیس شعبه احمدقصیر(بخارست)

آزمون نظام مهندسی تاسیسات مکانیکی

استقرار سيستم نظام پيشنهادات راهكاري براي تحول در سازمانهاي صنعتي

نشست خداحافظی نمایندگان ICN و WHO با مسئولان و هیئت علمی پرستاری ایران