تعريف خط مشی

تعريف خط مشی

معنای لغوی خط مشی ( policy ) ، اساسنامه،مرام نامه، روش و رويه است.

اولين واژه ای که از policy به ذهن می رسد politics به معنای " سياست " است.

بايد ها و نيايدها : خط مشی را می سازند.

تحقق اهداف سازمانی بدون برنامه‌ريزی غير ممکن است؛ به همين دليل يکی از وظايف بسيار مهم مديران برنامه‌ريزی است. حاصل فرايند برنامه ريزی انواع برنامه‌ها هستند. خط مشی‌ها(سياست‌ها) نيز يکی از انواع برنامه‌ها هستند. آنها بيانيه ها يا تفاهمات کلی هستند که انديشه و کنش مديران را در راه تصميم گيری هدايت می کنند.

خط مشی، يک برنامه عمومی است که به منزله راهنمای عمل، مدّ نظر مديران قرار گرفته و نحوه اجرای برنامه را برا ی مسئولان اجرايی سازمان معين ميکند؛ ضمن آنکه وسيله موثری برای کنترل عمليات به شمار می‌آيد.

خط مشی‌ها ، قلمرويی که در آن يک تصميم بايد گرفته شود راروشن کرده و اطمينان ميدهند که اين تصميم، با هدف سازمان سازگار است و سازمان را برای دستيابی به اهداف ياری می‌دهد.

خط مشی‌ها به مديران اجازه می‌دهند تا اختيارات را واگذار کنند و با اين همه نظارت خود را بر آنچه زيردستانشان انجام می‌دهند، بکار ببرند.

عنوان کننده ساختار ، اصول و راهنمايی های لازم برای اجرای فعاليت های صورت گرفته در راستای مراقبت از بيمار است، و به منزله بنيانی برای يکنواخت ساختن تصميم های مربوط به هر فرآيند و مديريت صحيح منابع مورد نياز آن محسوب می گردد.

منظور از اين قسمت"هر آن چيزی است" که در بخش انجام می دهيم.

در واقع Policy پاسخ به سؤال What است.

مثال: خط مشی فرآيند CPR

ويژگی های خط مشی:

1. صراحت و وضوح ؛ خط مشی بايد مشخص، ثابت، واضح و گويا باشد؛ بطوريکه برای افراد سطوح مختلف بيماستان، قابل درک باشد؛

2. قابليت اجرا ؛ خط مشی بايد قابل اجرا باشد؛ بطوريکه اجرای آن با توجه به تواناييها و ويژگی‌های بخش‌ها و واحدهای مسئول در بيمارستان ، امکان‌پذير باشد؛

3. انعطاف‌پذيری ؛ خط مشی بايد به گونه‌ای تنظيم شود که ضمن ايجاد ثبات نسبی در نحوه فعاليت و عملکرد بيمارستان، با وضعيت‌های متغير و موقعيت‌های جديد قابل انطباق باشد.

4. جامعيت ؛ خط مشی بايد به گونه‌ای تنظيم شودکه همه جوانب کار را مورد ملاحظه قرار دهد و پاسخگوی همه شرايط و حالت‌های پيش‌بينی‌شده، باشد؛

5 . هماهنگی ؛ اجزای خط مشی بايد باهم هماهنگ باشند؛ به طوريکه بتوانند همه واحدها و بخش های ذيربط را به طور هماهنگ، در جهت تحقق اهداف برنامه، هدايت کنند؛

6. مستدل بودن ؛ خط مشی بايد مستدل و بر مبنای تصميم‌های منطقی باشد؛ که بر مبنای اطلاعات صحيح و مرتبط با موضوع اخذ شوند؛

7. متمايز بودن از قوانين ؛ خط مشی قانون نيست و قابل تفسير است؛دستورالعمل نيست . از جنس بايد ها و نبايد ها و خطوط قرمز در بيمارستان است .

8. کتبی بودن؛ خط مشی بايد به طور مدون و مکتوب، ارائه شود .

سطوح خط مشی:

خط مشی در سطح سازمان

مثال: خط مشی رسيدگی به شکايات

خط مشی در سطح چندين بخش

مثال: خط مشی شناسايی بيمار

خط مشی در سطح يک بخش خاص

مثال: خط مشی کاليبراسيون تجهيزات

روش اجرايی:

استاندارد ايزو 9000 روش اجرايی را ” راه مشخص برای انجام يک فعاليت يا يک فرآيند“ تعريف می نمايد.

روش اجرا شامل يکسری از مراحل است که با ترتيبی منظم و ويژه اجرای يک خط مشی را ترسيم می کند.

چگونگی اجرا سياست بخش/ بيمارستان را بيان می کند.

تحت تاثير خط مشی مديران در زمينه فرآيند مورد نظر می باشد.

بيانگر سياست عملکردی بيمارستان است.

در قسمت ( روش اجرايی ) Procedure می بايست گزينه ای که درخط مشی ( Policy ) به آنها اشاره شده است به صورت جزء به جزء و دقيق اشاره نمود در واقع در اين قسمت به سئوال :

How ( چطور ) - Why ( چرا ) When ( چه موقع ) Where ( کجا ) Who ( چه کسی ) پاسخ ميدهيم يعنی آنچه راکه در ( خط مشی ) Policy نوشته ايم توضيح ميدهيم و اينکه چگونه How ( چطور )را اجرا ميکنيم.بايد روش اجرايی با خط مشی نوشته شده تطابق داشته باشد .

مثال: روش اجرايی خط مشی مديريت فرآيند CPR

دستورالعمل (پروتکل ها):

مجموعه ای از استانداردهای عينی و قابل اندازه گيری هستند که روند يک فرآيند اجرايی را مشخص می کنند.

پروتکل ها بار قانونی داشته و الزام اجرايی دارد.

مثال: پروتکل هموويژلانس

راهنمای بالينی(گايدلاين ها):

مجموعه ای از استانداردها و يا قوانين منظم است که به تصميم گيری در مورد چگونگی اجرای يک خط مشی کمک می کند.

گايدلاين ها اغلب زيربنای خط مشی محسوب شده و بهترين شکل اجرای يک فرآيند را تعريف می کنند که ممکن است ارتباطی با خط مشی سازمان نداشته باشند.

گايدلاين ها صرفا جنبه علمی داشته و الزام قانونی برای اجرا ندارد.

مثال: گايدلاين های پرستاری

اجزای فرم خط مشی:

عنوان:

موضوع اصلی خط مشی را تشريح می کند و به صورت يک عبارت بدون فعل بيان می شود.

مثال: خط مشی فرآيند CPR

تعريف:

با توجه به اينکه برخی فرآيندها کاملا اختصاصی بوده و توسط تمامی پرسنل قابل درک نيستند يا دارای معنای متفاوت از اصطلاح رايج برای سطح جامعه می باشند، لذا خط مشی بايد به شکل جامع تعريف گردد.

هدف:

در اين بخش فلسفه و مقصود در روش کار فرآيندی که در مورد آن خط مشی نوشته شده بيان می گردد.

مثال:

احيای قلبی_ريوی:انجام فرآيند احيای قلبی و ريوی به صورت مطلوب، در زمان مناسب و در نتيجه ارتقای کيفيت خدمات درمانی و ايمنی بيماران

بيانيه خط مشی يا محتوی:

در مورد هر فرآيند پرسش سوالاتی که با what و why شروع می شوندو شامل:

سياست بيمارستان چه می باشد؟

چرا چنين سياستی اتخاذ شده است؟

مربوط به بيانيه خط مشی می باشند.

اجزاء روش اجرايی:

1) عنوان : عنوان روش اجرايی در بالای صفحه نوشته ميشود.

2) تاريخ تهيه يا تدوين : تاريخی که روش اجرايی تهيه وتدوين شده است .

3) مسئول تيم تهيه کنندگان يا تدوين کنندگان :

افرادی که روش اجرايی را طبق استاندارد ها با وضعيت موجود بيمارستان با بارش افکار تدوين يا تهيه نموده اند .( صاحبان فرآيند)

4) نام وامضاء تاييدکنندگان :

(فرد يا افرادی که دوره اعتبار بخشی را گذرانده اند. و صلاحيت تاييد خط مشی وروش اجرايی رادارند – مسئول دفتر بهبود کيفيت )

5) نام وامضاء تصويب کنندگان :

رياست بيمارستان و مسئولين ارشد بيمارستان ( معاونت آموزشی بيمارستان - مديريت – مديرپرستاری )

6) تاريخ بازنگری :

6 ماه تا يک سال بر حسب ضرورت و دستورالعمل های وارده در نظر گرفته ميشود.

7) فهرست توزيع :

واحد / بخش های که اين خط مشی و روش اجرايی کاربرد دارد و استفاده ميشود . مانند :دفتر رياست - دفتر پرستاری – واحد آموزش- دفتر بهبود کيفيت - بخش های درمانی

8 )روش اجرايی :

( شرح فعاليت ها يا اقدامات )

هر آن چيزی است که در بخش انجام ميدهيم يعنی تمامی کارهايی که در بخش انجام ميدهيم را قدم به قدم می نويسيم. در مرحله اول بهتر فاصله داشته باشد ) .در مرحله اول قصد داريم خودمان را در قالب اعتبار بخشی قرار دهيم و در مراحل بعدی به سمت رفع اشکالات و استاندارد سازی پيش ميرويم . لازم به تاکيد استکه هيچ يک از فعاليت های بخش يا واحد ما نبايد از قلم بيفتد و درباره انها بايد Procedure ( روش اجرايی ) تهيه شود. در قسمت Procedure ( روش اجرايی ) می بايست گزينه ای که درخط مشی( ( Policyبه آنها اشاره شده است به صورت جزء به جزء و دقيق اشاره نمود در واقع در اين قسمت به سئوال How ( چطور ) پاسخ ميدهيم يعنی آنچه راکه در ( خط مشی ) Policy نوشته ايم توضيح ميدهيم و اينکه چگونه How ( چطور )را اجرا ميکنيم.

9 ) دامنه کاربرد يا مخاطبين :

واحد ها يا بخش هايی که اين روش اجرايی کاربرد دارد و يا مشخص نمودن کليه افراد و مکان هايی که می بايست اين روش اجرايی مورد توجه قرار گيرد.

مثال : عنوان خط مشی : اجرای شناسايی بيمار قبل از نمونه گيری خون در آزمايشگاه و بخش ها در هر نمونه گيری

مخاطبين آن ( دامنه کاربرد ) :

در بخش آزمايشگاه و بخش های درمانی و کليه کادر درمانی ( پرستار- بهيار – کمک بهيار – تکنسين آزمايشگاه – نمونه گير )

10) هدف :

اهداف مورد نظر در تدوين وتهيه روش اجرايی

11) مراجع :

بخشنامه ها – دستورالعمل ها – استانداردهايی که اين روش اجرايی ازآن پيروی ميکند . ( مثال : دستورالعمل کشوری پسماند ها- دستورالعمل کار با تجهيزات )

12) تعاريف :

کارکنان بايد از کلمات و جملات نوشته شده در روش اجرايی برداشت يکسانی داشته باشند و همچنين کلمات واصطلاحات مورد استفاده در روش اجرايی روشن و اضح باشد در غير اين صورت در قسمت تعاريف ، از کلمه وجمله مورد نظر تعريف کوتاه می نماييم .

( مثال : روش اجرايی تزريق خون و فرآوردهای خون تعاريف : فرآورده های خون شامل : خون کامل – پکسل- پلاسما – کرايو وپلاکت )

مراحل اجرايی شدن خط مشی و روش اجرايی

1- مرحله تدوين

2- مرحله تائيد

3-مرحله تصويب

4- مرحله اجرا

1)مرحله تدوين

نوشتن Policy (خط مشی ) و Procedure ( روش اجرايی ) می بايست توسط کارکنان هر واحد / بخش انجام شود و لازم است افرادی جهت انجام اموراعتباربخشی انتخاب شوندو بعدازگذراندن آموزش های لازم و توضيحات اعتبار بخشی ، نوشتن Policy ( خط مشی ) و Procedure ( روش اجرايی ) در بخش را آغاز نمايند.ليست خط مشی های اوليه در کتاب اعتبار بخشی ايران موجود می باشد . در صورت نياز هر واحد يا بخش ميتوان خط مشی و روش اجرايی را علاوه بر کتاب اعتبار بخشی تدوين نمود .

2) مرحله تاييد

در اين مرحله (روش اجرايی و خط مشی ) تهيه شده ، توسط اعضاء دفتر بهبود کيفيت يا فردی که اين آموزش ها را گذرانده است مورد بازبينی قرار گرفته و در صورت لزوم تصحيح می گردد در اين مرحله خط مشی وروش اجرايی بايد شفاف و مشخص باشد به طوريکه کارکنان آن واحد برداشت يکسانی از خط مشی و روش اجرايی داشته باشند . در صورت استفاده از دستورالعمل و بخشنامه و... در خط مشی و روش اجرايی ، دستورالعمل و بخشنامه مورد نظر ضميمه ميگردد. و کد گذاری خط مشی اقدام ميشود.

3) مرحله تصويب

بعداز تهيه و تدوين روش اجرايی توسط افراد واحدها يا بخش ها ( مرحله تدوين ) و تاييد توسط دفتر بهبود کيفيت ( مرحله تاييد) ، باتوجه به نوع روش اجرايی و نوع واحد / بخش ، خط مشی و روش اجرايی توسط مديران ارشد بيمارستان تصويب و امضا ء ميگردد . اين مرحله از جهت قانونی با اهميت است و در هنگام ارزشيابی از خط مشی و روش اجرايی تدوين شده ، حمايت ميکند .

4) مرحله اجراء

مهمترين مرحله خط مشی و روش اجرايی ، اجرايی نمودن آن است . خط مشی و روش اجرايی ، تدوين و تاييد و تصويب شده ، در پايان به صورت مدون به بخش تحويل گردد و به صورت مرحله به مرحله به کارکنان آموزش داده شود . فايل خط مشی و روش اجرايی در پوشه واحد / بخش نگهداری شده و بايستی در تمام اوقات شبانه روز در دسترس کارکنان باشد .

- مسئولين واحدها/ بخش ها موظف اند بعد از تصحيح و بازبينی خط مشی ها و روش اجرايی ها ، آنها را به ترتيب الويت و مرحله به مرحله جهت مطالعه در اختيار کارکنان قرا دهند و در صورت موارد نقص و نياز به بازبينی مجدد ، کميته دفتر بهبود کيفيت را جهت ويرايش و بازبينی مجدد مطلع نمايند .

نکته:

کليه خط مشی ها در 2 نسخه تهيه شده ، يک نسخه آن در واحد/ بخش مربوطه به صورت فايل گذاشته شده ودر دسترس کارکنان بوده و نسخه دوم در دفتر بهبود کيفيت نگهداری ميشود.

مسئولين واحد ها / بخش ها موظف اند برروند اجرايی شدن خط مشی ها و روش اجرايی نظارت نموده ودر صورت حضور پرسنل جديد الورود، در بدو ورود خط مشی ها و روش اجرايی را به کارکنان آموزش دهند.

تعريف خط مشی

مطالب مشابه :

خط مشی شناسايي صحيح بيماران قبل ازانتقال خون

عنوان خط مشی: نحوه تزریق خون وفراوردهای خونی

سنجه های واحد بانک خون

پروتوکول ترانسفوزیون خون

ويژگي هاي خط مشی گذاری

تعريف خط مشی