طراحی سیستم های اطلاعاتی و مدیریتی

اگر ابريشم و ادويه كالاي اعصار گذشته و نفت راكالاي قرن بيستم بناميم، قطعاً مي‌توان اطلاعات را كالاي قرن حاضر ناميد. كالايي كه انتخاب تكنولوژي، جاده‌هاي بس سهل الوصول را برايش آماده ساخته است. اطلاعات و تكنولوژي در يك چرخه رو به رشد يكديگر را با اثر متقابل ارتقاء مي‌دهند، و هر يك به رشد ديگري كمك مي‌كند. ولي در اين ميان سيستمهايي كه حجم عظيم اطلاعات را سامان داده، آنها را در قالبهاي تكنولوژي جاي دهد، و امكان استفاده موثر از آنها را پديد آورد، نقشي بسزا برعهده دارند.بهترين راه رسيدن به اين دستاورد مهم استقرار سيستمهاي اطلاعاتي مناسب است.

هر چند در قياس با روند رشد سرسام آور تكنولوژي و اطلاعات، در ابتدا سيستمهاي اطلاعاتي و علوم مرتبط با آن از چنين رشدي برخوردار نبوده ، ولي در سالهاي اخير اين علوم با شيبي فزاينده به چرخه سه گانه اطلاعات، "تكنولوژي" و "سيستمهاي اطلاعاتي" پيوسته است.

روند رشد متدولوژيهاي توسعه سيستم به صورت روزافزوني ادامه دارد، امروزه با توجه به پيچيدگي و بزرگي سيستمها، نمي‌توان بدون كمك متدولوژي مناسب به آناليز، طراحي و اجراي سيستمهاي بزرگ، پيچيده و كارآمد اميدوار بود. متاسفانه در كشور ما كمتر به اين مقولات توجه شده است، و هر چند حضور سيستمهاي اطلاعاتي در موسسات و سازمانها ملموس است، ولي برخورد اصولي با فرايند اناليز، طراحي و اجراي چنين سيستمهايي كمتر به چشم مي‌خورد. چنين فقداني علاوه بر اتلاف سرمايه‌ها، جوي بدبينانه نسبت به اصل وجودي اينگونه سيستمها پديد مي‌آورد.

چرخه تكاملي سيستم، فرآيندي است كه از طريق آن تحليلگران، طراحان، برنامه نويسان، مسئولان و مديران يك موسسه مشتركاً سيستمهاي اطلاعاتي را بنا مي‌نهند. همچنين وسيله‌اي است كه مديران پروژه را قادر مي‌سازد كه روند پيشرفت فعاليتها و مراحل مختلف پروژه، و عملكرد گروههاي درگيررا مطالعه ارزيابي و كنترل نمايند.

حال با توجه به ايجاد سيستم‌هاي اطلاعاتي و اهميت آن، درخواست از طرف استفاده كنندگان سيستم كه به فعاليتهاي موسسه نزديكتر هستند و با مسائل، مشكلات و نارسائيهاي سيستم آشنايي بيشتري دارند، داده مي‌شود. تحليلگران يك موسسه كه در واحدهايي مانند سيستمها و روشها، خدمات سيستمها و نظاير آن كار مي‌كنند و معمولاً به دنبال روشهايي بهتر براي سيستمهاي جاري موسسه هستند، نيز از درخواست كنندگان پروژه‌هاي طراحي سيستم ميباشند. علاوه بر آن، برنامه ريزيهاي بلند و ميان مدتي كه موسسه يا سازمان براي بهبود كلي سيستمهاي موجود خود دارد، مي‌تواند منشاء درخواست سيستمهاي جديد باشد.

معمولاً عامل ايجاد چنين درخواستهايي وجود يك مسئله، تن دادن به يك اجبار و الزام قانوني، يا به دست آوردن امكان بهتر براي پاسخگويي و جذب مشتري بيشتر است، مثلاً طولاني بودن عمليات رسيدگي به سفارش مشتريان و وقت گير بودن آن يك مسئله است. تهيه گزارشهاي مالي يا نگهداري سوابق خاص از طرف يك موسسه براي پاسخگويي به مراجع دولتي (مانند اداره مالياتها، بازرسان قانوني و…)، يك الزام قانوني است. و سرانجام گذاشتن يك سيستم كارت نقدي در بانك كه مشتري بتواند در هر ساعت شبانه روز كه به پول نياز دارد با وارد كردن شماره رمز كارت نقدي به ماشين، از آن پول دريافت كند، مسلماً مي‌تواند يك فرصت و امكان جذب مشتري بيشتر باشد.

اغلب مسائل و فرصتهاي زيادي وجود دارد كه هر يك مي‌تواند منشاء ايجاد يك سيستم اطلاعاتي جديد قرار گيرد، كه از آن جمله مي‌توان به موارد زير اشاره كرد:

- نياز به بهبود عملكردها

- نياز به تسهيل كنترل اطلاعات (يا داده‌ها)

- نياز به صرفه جويي بيشتر يا كنترل هزينه

- نياز به كنترل و امنيت اطلاعات

- نياز به بهبود كارايي افراد يا ماشينها

- نياز به بهبود خدمات ارائه شده به مشتريان، شركاء، كاركنان و نظاير آنها

براي انجام صحيح يك پروژه و با توجه به ماهيت پروژه بايستي فعاليتهاي فراوان و متنوعي را انجام داد. تعدد و تنوع فعاليتها نياز به سيستمي جهت كنترل و يكپارچه سازي فعاليتهاي كنترلي و مديريتي را كاملاً محسوس مي‌نمايد، بدين ترتيب فعاليتهايي كه ظاهراً با هم موارد مشتركي را از نظر اجرايي ندارند با قرار گرفتن در چارچوب اين سيستم كاملاً مرتبط با هم خواهند شد و اثرات متقابل آنها با يكديگر را مي‌توان مطالعه نموده و مسائل آنها را حل و فصل نمود. بنابراين سيستمي كه انجام اين عمليات را به عهده گيرد بايستي با وجود تنوع زير سيستمهاي آن از يكپارچگي كامل برخوردار باشد. بر اين اساس مي‌توان سيستمهاي اطلاعاتي و سطوح مختلف مرتبط با آن را بصورت زير نمايش داد.

1- سيستم پردازش تراكنشها (TPS)

تراكنشها وقايعي هستند كه در اثر انجام عمليات و فعاليتهاي يك موسسه صورت مي‌پذيرند. مثلا وقتي موسسه كالايي به مشتري بصورت غيرنقدي مي‌فروشد، داده‌هاي مربوط به مشتري، انبار، محصولي كه بايد به مشتري تحويل شود، فروشنده و نظاير آن بايد جمع‌آوري و پردازش شود. از طرفي اين مسئله باعث ايجاد تراكنشهاي ديگري از قبيل بررسي اعتبار مشتري، صدور صورتحساب، تغيير در موجوديها و نظاير آن مي‌شود.

سيستم پردازش تراكنشها، سيستمي است كه جمع آوري و پردازش اين تراكنشها را برعهده دارد و در نتيجه اطلاعاتي توليد مي‌شود كه براي مديريت سازمان مورد استفاده قرار مي‌گيرد.

2- سيستم اطلاعات مديريت (MIS)

داده‌هايي كه توسط سيستم پردازش تراكنشها پردازش مي‌شود در قالب اطلاعاتي در اختيار مديران سازمان قرار مي‌گيرد تا اين مديران را در انجام وظايف مربوطه و روزمره ياري نمايد. اطلاعاتي را كه MIS ايجاد مي‌نمايد مورد استفاده كليه سطوح مديريتي قرار مي‌گيرد.

3- سيستم پشتيبان تصميم گيري (DSS)

اين سيستم به گونه‌اي طراحي مي‌گردد كه مكمل سيستم اطلاعات مديريت باشد يعني مديران را در تصميم گيري‌هاي استراتژيك و مهم ياري نمايد. اين سيستم از مدلهاي تصميم‌گيري و پايگاه خاص، براي تهيه اطلاعات استفاده مي‌نمايد.

4- سيستم اطلاعاتي اجرايي (EIS)

با توجه به اينكه مديريت سطوح بالا اطلاعاتي براي برنامه ريزي استراتژيك و كنترل كلي موسسه نياز دارد، اين سيستم طوري طراحي مي‌شود كه مديريت سازمان بتواند با سرعت و به سادگي اطلاعات مورد نياز را بدست آورد.

متدولوژي‌هاي رايج در طراحي سيستم‌هاي اطلاعاتي

تعاريف مختلفي از متدولوژي وجود دارد. بدليل جديد بودن علم طراحي سيستم‌هاي اطلاعاتي هنوز تعريف يكسان و يكدستي در زبان تخصصي اين دانش بوجود نيامده است. اما بطور كلي اگر روش (Method) را در ادبيات دانش طراحي سيستم‌هاي اطلاعاتي يك روال مرتب و سامانمند براي انجام يك عمل تعريف نمائيم، متدولوژي عبارت خواهد بود از مجموعه‌اي منسجم از روشها كه بر مبناي مجموعه‌اي از اصول پايه وقواعدي كه براي كاربرد آنها بنا شده‌اند.

در واقع متدولوژي‌ها، راه رسيدن به هدف ايجاد و استقرار سيستم اطلاعاتي در چارچوب Vision سازمان را از طريق معرفي ابزارها و استانداردهاي خاص در مراحل مختلف زيستچرخ توسعه سيستم‌ها (System Development life Cycle(SDLC)) تعيين مي‌نمايند.

متدولوژيهايي كه براي توسعه يك سيستم اطلاعاتي يا بخشي از يك سيستم انتخاب مي‌شوند در سه مشخصه با يكديگر تفاوت دارند:

الف) الگوي مفهومي يا رويكرد (Approach): هر متدولوژي مي‌كوشد سيستم مورد مطالعه را به گونه‌اي مدلسازي نمايد. اينكه هر سيستم از چه زاويه‌اي مورد تجزيه و تحليل قرار گيرد، در متدولوژي‌هاي مختلف با يكديگر تفاوت دارد.

ب) متدولوژي‌ها در نحوه تقسيم‌بندي زيستچرخ طراحي سيستم با يكديگر تفاوت دارند.

ج) هر متدولوژي از مجموعه‌اي از روشها، فنون و ابزارهاي ويژه كه بسياري از آنها مي‌توانند در متدولوژي‌ها مختلف مشترك باشند، استفاده مي‌كنند. ابزارهايي مانندERD،Data Dictionary، DFD

در واقع متدولوژي انتخابي مي‌بايست به سئوالات زير پاسخ دهد:

- چگونه پروژه بايد به مراحل فرعي تجزيه گردد؟

- درهر مرحله از چرخه حيات سيستم چه اقداماتي بايد انجام شود؟

- چه خروجي‌هايي بايد توليد شود؟

- از چه ابزارهايي بايد استفاده شود؟

- در چه زماني و تحت چه شرايطي بايد وظايف مربوط به طراحي سيستم انجام شوند؟

- محدوده پروژه چگونه تعيين گردد و چه كساني در پروژه درگير شوند؟

در جهت استقرار سيستم‌هاي اطلاعاتي در يك سازمان متدلوژي‌هاي فراواني ابداع گرديده است كه در جهات مختلفي با يكديگر شباهت دارند. بدليل طيف گسترده متدولوژي‌هاي ابداع شده تسلط بر همگي آنها و استفاده از آنها در نيل به هدف استقرار سيستم امري محال مي‌باشد اما با توجه به شرايط سازمان مورد مطالعه، گستردگي، بزرگي و پيچيدگي تبادلات اطلاعاتي درون سازماني و نگرش مديران سازمان مورد بحث مي توان ازيك يا تعداد محدودي از متدولوژي ها بصورت مناسب استفاده نمود.

بطور كلي متدولوژي‌هاي رايج در زمينه طراحي سيستم‌ها را مي‌توان در سه طيف عمده خلاصه نمود:

الف) متدولوژي‌هاي سنتي: در اين متدولوژي‌ها، به سيستم‌هاي اطلاعاتي به عنوان موضوعاتي براي تبديل به برنامه‌هاي كامپيوتري نگريسته مي‌شود. هر سيستم بصورت مستقل و به عنوان مجموعه‌اي از فرآيندهاي تبديل ورودي به خروجي مدلسازي مي‌شود. در اين روشها، حوزه‌هايي مانند برنامه‌ريزي سازماني، مديريت استراتژيك و منابع اطلاعاتي مورد غفلت قرار مي‌گيرند. اين روشها براي مكانيزه كردن سيستم‌هاي عملياتي منفرد (TPS) كارايي لازم را دارند اما به سختي مي‌توان با استفاده از آنها سيستم‌هاي جامع يكپارچه سازماني را طراحي و پياده كرد.

ب) متدولوژي‌هاي سازمان نگر: اين متدولوژي‌ها به اطلاعات به عنوان منابع سازماني برخورد مي‌كنند. هر سازماني براي مديريت منابع خود بايد داراي يك استراتژي سازماني مدون باشد. اين متدولوژي‌ها بر تدوين يك استراتژي اطلاعاتي سازماني، قبل از توسعه سيستم‌هاي خاص كاربردي تاكيد دارند.

ج) متدولوژي‌هاي شي گرا: در اين متدولوژي‌ها تمايز سنتي بين داده‌ها و فرآيند از بين رفته و سيستم‌ها به عنوان مجموعه‌اي از اشيا كه حاوي اطلاعات بوده و در درون خود تبادل اطلاعاتي دارند، مدلسازي مي‌شوند.

متدولوژي‌هاي متداول در زمينه طراحي سيستم‌هاي اطلاعاتي را از جهتي ديگر مي‌توان به سه دسته زير تقسيم بندي نمود:

الف) متدولوژي‌هاي ساختيافته: رايج‌ترين متدولوژي مورد استفاده در توسعه سيستم‌هاي اطلاعاتي متدولوژي (SSADM) يا متدولوژي ساختيافته مي‌باشد. اين متدولوژي با ديدگاه Top-down در واقع با ايجاد تغييراتي در متدولوژي‌هاي سنتي طراحي سيستم، روشي منظم، قابل فهم و استاندارد شده در زمينه طراحي سيستم را ارائه مي‌دهند. نقطه قوت اين متدولوژي تاكيد آن براستراتژي سازماني، سادگي و استاندارد سازي مراحل مختلف چرخه حيات طراحي سيستم و نقطه ضعف آن دوره نسبتاً طولاني پاسخگويي آن مي‌باشد. در هر صورت اين متدولوژي در حال حاضر به صورت استانداردي در جهت طراحي سيستم‌هاي اطلاعاتي درآمده است.

ب) متدولوژي Proto typing: پروتوتايپينگ به معني تكامل تدريجي يك محصول مي‌باشد به طوري كه محصول اوليه توليد شده خود در واقع محصول نهايي است كه درطول زمان به تدريج تكميل مي گردد. نقطه قوت آن سرعت استقرار سيستم اطلاعاتي و نقطه ضعف آن دوباره كاري‌هاي فراوان و اشكالات زياد ايجاد شده در سيستم است كه بايد به مرور زمان مرتفع گردند.

ج) متدولوژي شي گرا (object-oriented): جديدترين متدولوژي‌هاي طراحي سيستم‌هاي اطلاعاتي متدولوژي‌هاي شي گرا مي‌باشند. اين متدولوژي‌ها هم سرعت ايجاد سيستم اطلاعاتي را نسبت به روشهاي ساختيافته بالا برده و هم كليه نقاط قوت متدولوژي‌هاي ساختيافته را حفظ مي‌نمايند اما بدليل جديد بودن هنوز به استانداردي در جهت مستند سازي سيستم‌ها دست نيافته‌اند.

چرخه تكاملي تحليل و طراحي سيستم

1- شناخت سيستم موجود

- بررسي اوليه، تعريف مساله و محدود پروژه

- مطالعات امكان سنجي

- تعيين برنامه زمانبندي پروژه

- جمع آوري اطلاعات

2- تجزيه و تحليل سيستم

- تحليل داده‌هاي جمع آوري شده در مرحله شناخت

- تحليل نرم افزارها و سخت افزارهاي موجود

- بررسي مشكلات و تعيين نياز

3- طراحي سيستم پيشنهادي

4- برنامه سازي

- برنامه نويسي

- استقرار و نصب سيستم

- پشتيباني و بهبود سيستم

شرح خدمات پروژه طراحي سيستم اطلاعاتي و كنترل مديريت

درباره لزوم، تعريف و چرخه تكاملي طراحي سيستم اطلاعاتي به تفصيل گفته شد. با توجه به موارد مطروحه مي‌توان خدمات تجزيه و تحليل و طراحي سيستم اطلاعاتي را در قالب موارد زير بيان نمود:

الف) مطالعه و شناخت سيستم موجود

- بررسي اوليه شامل شناخت، تعيين محدوده پروژه، تقسيم سيستم به زير سيستم‌ها با حفظ يكپارچگي سيستم، تعيين متدولوژي يا متدولوژي‌هاي مورد استفاده در طول پروژه و تبيين پايه‌هاي نظري پروژه طراحي سيستم

- تعيين برنامه زمان بندي براساس تعداد زير سيستم‌ها و حجم تبادلات اطلاعاتي و متدولوژي تعيين شده

- جمع آوري اطلاعات در هر يك از زير سيستم‌ها ، مستند سازي آنها در قالب ابزارهاي موجود وطراحي فرمها و فرمتهاي مورد نياز جهت تبادل اطلاعات داخلي و خارجي سيستم مورد مطالعه

- ارائه گزارش شناخت شامل معرفي سيستم، بيان نحوه جمع آوري اطلاعات و متدولوژي بكار رفته، خصوصيات آن و دليل انتخاب، DFDهاي سيستم، ديكشنري داده (درون داده‌ها و برون داده‌ها، پردازشها، فايلها و ذخاير اطلاعاتي)، نرم افزارهاي موجود و نحوه استفاده از خروجي بانكهاي اطلاعاتي و نرم افزارهاي تخصصي در سيستم مورد مطالعه

ب) تجزيه و تحليل سيستم موجود

- تحليل سيستم از نظر ورودي‌ها و خروجي ها

- تحليل نرم افزارهاي موجود و تعيين نحوه هماهنگ سازي آنها با سيستم

- مدل سازي از سيستم

- بررسي و تحليل مشكلات موجود و تشخيص نيازهاي سيستم (Requirement Analysis)

ج) طراحي سيستم پيشنهادي

- طراحي ورودي‌ها و خروجي‌هاي سيستم

- طراحي ساختار بانك اطلاعاتي وتبيين فرمهاي مورد نياز جهت انتقال اطلاعات

- ارائه گزارش طراحي سيستم شامل DFDهاي سيستم پيشنهادي، ديكشنري داده، ERDها و ساير مستندات مورد نياز جهت برنامه نويسي سيستم

طراحی سیستم های اطلاعاتی و مدیریتی

متدولوژي‌هاي رايج در طراحي سيستم‌هاي اطلاعاتي

چرخه تكاملي تحليل و طراحي سيستم

مطالب مشابه :

اهمیت ورزش در دوران دبستان (بازي هاي پرورشي )

سیستم هاي عامل جلسه دوم

با دويدن شاداب و سلامت بمانيد

دانلود رایگان پروژه درس سخت افزار 2

دانلود رایگان تحلیل سیستم انتخاب واحد دانشگاه

طراحی سیستم های اطلاعاتی و مدیریتی

قابل توجه دانشجویان آموزشکده سما فیروزآباد

اسامی برندگان مسابقه رمضان در سما