چگونه بايد بنويسيم

<?xml:namespace prefix = v ns = "urn:schemas-microsoft-com:vml" /><?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" />

چگونه بايد بنويسيم

مقد مه :

فلسفه ي نوشتن! ..... خلقت وجود انسان اجتماعي بودن او مي باشد. انسان درابتداي تولد در اجتماعي پا به عرصه ي وجود به نام بيمارستان مي گذارد، سپس به خانواده وفاميل تعلق مي گيرد، با رشد اواجتماع وي نيزبزرگترمي شود ، به مدرسه وسپس به دانشگاه وغيره راه پيدا مي كند، عامل رشد اجتماعي وفكري هرفرد بستگي به نوع ارتباطي كه با ديگران برقرارمي كند بين افراد مختلف متفاوت است، با استفاده ازبرقراري ارتباط با ديگران فكرورفتارناشي ازآن شكل مي گيرد ، واكنش نشان مي دهد ومفتخربه فتخ كرات آسماني مي گردد، بشربراي ايجاد ارتباط با همنوعان خود ازوسائل مختلفي استفاده مي نمايد درآغازخلقت ازايما واشاره آتش ودود ، گرد وخاك ، صداي تبل ، پيك وبا پيدايش زبان فرياد وخط نيزاستفاده نموده است. بشر پس از اختراع خط به راحتي توانسته است به وسيله ي نوشتن اقدام به ارتباط وانتقال اطلاعات بنمايد.

فلسفه ي نوشتن

آن چه سبب مي شود كه به جاي استفاده ازانواع وسايل ارتباطات ازنوشته استفاده شود آثارو قدمت نوشته مي باشد . خواسته، اطلاعات فكروآگاهي هرفرد كه ازمغزوفكرتراوش كند سپس به وسيله ي قلم وكاغذ ترسيم شود مي توان گفت تغييربيان به نوشته با هدف معين ومشخص، واين كه بتوان ازنوشته به عنوان سند قابل دفاع ودرمراحل ديگردرزمان هاي مختلف استفاده شود بر سايرارتباطات ارجعيت دارد.

چگونه بايد بنويسيم

زماني كه مي خواهيد شروع به نوشتن كنيد به مواردي خاص دقت كنيد ازجمله :

1- هدف خود را ازنوشتن مشخص كنيد، چرا مي نويسيد؟

2- براي چه كسي مي خواهيد بنويسيد؟ مخاطب خود را مشخص كنيد!

3- آيا مي توانيد به جاي نوشتن براي برقراري ارتباط ازوسايل ديگراستفاده نماييد؟ (‌ تلفن ، ايميل، فكس و.....)‌

4- مزيت نوشتن را نسبت به سايرعوامل مشخص نماييد؟

5- چه پيامي مي خواهيد بدهيد؟

6- منتظر چه جوابي هستيد؟

7- تا چه زماني اين نوشته داراي اهميت است؟

دربسياري مواقع شاهد اين هستيم كه نوشته ها يا نامه ها بدون جواب به بايگاني انتقال داده مي شود حتي دربعضي ازمواقع پيرامون يك موضوع چندين بارمكاتبه مي شود ولي پاسخي دريافت نمي شود كه بعد ازپيگيري مشخص مي شود نوشته داراي مشكلاتي بوده است. براي اين كه نامه يا نوشته درجريان ارتباط قرارگيرد ومنجربه پاسخ شود بايد مواردي را درتنظيم نوشته رعايت كنيد:

1- موضوع ومتن نامه واضح ومشخص باشد . 2- مبهم نباشد. 3- دو پهلو نباشد. 4- علائم نوشتار درتكميل معني كلمات استفاده شود. 5- درتنظيم هرپاراگراف با پاراگراف بعدي يك سانتي مترفاصله رعايت وتنظيم شود. 6- دريك نامه ونوشته نبايد بيش ازيك موضوع نوشته شود 7- كاغذ بايد مناسب متن باشد. 8- براي نوشتن نامه ها كاغذ نامه بايد داراي سرلوحه ي مناسب باشد. 9- نامه ها ونوشته هاي رسمي را با سرلوحه خاص ازنامه ونوشته ي شخصي جدا نماييد. 10- سرلوحه ي هرنامه بايد داراي نام خدا، تاريخ، وموضوع باشد.

11- بهتراست تاريخ درسمت چپ نامه با رعايت 2 سانتي مترازحاشيه نوشته شود دروسط كاغذ نام خدا ودرسمت راست با رعايت 5/2 سانتي مترازحاشيه موضوع نامه نوشته شود كه درنامه هاي اداري معمولا كاغذ نامه داراي سرلوحه ي خاص مي باشد مانند از: به: موضوع: به صورت عمودي با فاصله ي يك سانتي مترزير هم نوشته وازحاشيه ي سمت راست با فاصله ي 5/2 سانتي متر. 12- براي نوشتن موضوع چكيده اي ازمتن در سه كلمه درمقابل موضوع مي نويسيم سپس مقدمه ي نامه را براي آماده سازي ذهن خواننده دريك سطردرارتباط با موضوع نوشته مي شود معمولا مقدمه دروسط كاغذ با رعايت فاصله ي سمت راست وچپ به يك اندازه تنظيم ونوشته مي شود . متن اصلي با فاصله ي يك سانتي متر عمودي بعد ازمقدمه حاشيه سمت راست 5/2 سانتي متر وحاشيه سمت چپ 2سانت نوشته مي شود ممكن است متن اصلي درچند پاراگراف مرتبط با هم يا يك پارا گراف تنظيم و نوشته مي شود . در پايان هرجمله بايد ازعلائم نوشتاري مناسب براي تكميل معني جمله استفاده شود . درپايان متن درصورت نيازپيشنهاد ، اختتاميه ونتيجه گيري نوشته مي شود. پيشنهاد مي شود درپايان متن با يك نقطه ومميزمتن بسته شود كه كلمه يا جمله ازطرف ديگران به متن اضافه نشود، سپس يك سانتي مترازمتن به صورت عمودي پايين رفته نام ونام خانوادگي نوشته مي شود. مكان امضاء يك سانتي مترپايين ترازنام ونام خانوادگي ترسيم مي شود . چنان چه نامه اداري ومهردار است مكان عنوان پست فرد يك سانتي مترپايين ترازامضاء نوشته مي شود، بهتراست مهراداره روي نام ونام خانوادگي وعنوان پست حك نشود. پيشنهاد مي شود يك سانتي مترپايين ترازامضاء حك شود دليل اين امراين است كه مشخصات پايين نامه سمت چپ كاملا واضح رويت شود .

آن چه سنديت نامه اداري را مشخص مي نمايد شماره ، امضاء ومهراداره است . آن چه درنامه شخصي هويت نامه را مشخص مي كند تاريخ وامضاء نامه است.

چنان چه درسازمان و موسسات ازطرف رئيس تفويض اختيارشود فردي كه مسئوليت ازطرف رئيس مي گيرد وداراي امضاء باشد بايد بعد ازنوشتن نام ونام خانوادگي ريئس سازمان وعنوان پستي يك سانتي مترپايين رفته ( به صورت عمودي)،‌ نام ونام خانوادگي خود را نوشته وامضاء نماييد ودرمقابل عنوان پستي رئيس سازمان يا نام ونام خانوادگي وي كلمه ي ازطرف نوشته مي شود. ازاين كه درمقابل نام تفويض اختيارشونده كلمه ي ازطرف قيد شود معني نامه تغيير مي كند ومشخص نيست چه كسي رئيس وچه كسي داراي حق امضاء است.

ازكاربرد كلمات خارجي درنوشتارجدا خود داري شود . همچنين تا آن جا كه ممكن است از كلمات عربي استفاده نشود مگراين كه معادل آن كلمه ( فارسي)‌ نباشد. درپايان نامه سعي شود با

به نام خدا

c5/2 تاريخ ............. c 2

از: شماره ...........

به: پيوست ...........

موضوع :

مقد مه : .................................................

پاراگراف اول..................................................................

...............................................................................

پاراگراف دوم ...........................................

................................................................................................

.........................................................................

ازطرف

گيرنده رونوشت: نام ونام خانوادگي

1- امضاء

2- عنوان پست

3- مهر

درصورتي كه نامه داراي تفويض اختيارباشد كلمه ي ازطرف بدين صورت نوشته مي شود ونام ونام خانوادگي فردي كه اختيارامضاء دارد بعد ازعنوان پست نوشته مي شود./

كلمات احترام آميزنامه تمام شود اما ازچاپ لوسي كردن وسماجت درنامه خود داري شود.

نمونه يك نامه رسمي:

نمونه نامه شخصي

به نام خدا

تاريخ...............

موضوع : .............

مقدمه: .................................................

پاراگراف اول....................................................

...........................................................................

پاراگراف دوم.....................................................

..........................................................................

نام ونام خانوادگي

رونوشت: امضاء

نتيجه: با توجه به اهميت نوشته واين كه يك نوشته ممكن است به صورت آرشيوحالت تاريخي به خود بگيرد ويا بخواهيم نامه يا نوشته درجريان كارقرارگيرد بايد ازاصول نامه نگاري استفاده شود. نامه خوانا وخوش خط نوشته شود. موضوع كاملا مشخص باشد.

پيشنهاد: براي اين كه بتوان نوشته ي خود را پي گيري نمود تا به نتيجه ي مطلوب منتهي شود و نامه در جايگاه خود قرار گيرد نامه هاي شخصي را بعد ازثبت دردبيرخانه ي سازمان مربوط شماره ي آن را ازمسئول دبير خانه خواسته تا درمواقع مورد نياز با همان شماره اقدام به پي گيري نامه آسان شود.

پايان

فهرست منابع: تاليف: انتشارات سال

1- اداره ي امور دفتري وگردش مكاتبات سيد ابراهيم علن پويش 1383

2- مسئول دفتري وگردش مكاتبات دكترمنوچهراميرشاهي ديبا گران 1384

3- مكاتبات اداري دكترحسن ذوالفقاري نشرآموزش 1383

4- آيين نگارش ومكاتبات اداري سيد كاظم اميني آموزش مديريت دولتي 1384

5- مكاتبات اداري سيد كاظم اميني ديبا گران 1384

6- غلط ننويسيم ابوا لحسن نجفي مركزنشر دانشگاهي 1382

واحد پشتیبانی شرکت فناوران اطلاعات یگانه - تولید نرم افزار های دبیرخانه و اتوماسیون اداری و نرم افزار صندوق قرض الحسنه

صفحه اول

مقالات مرتبط:

استاندارد آموزشی : مسئول دفتری ( منشی)