نامه ي اداري
شيوه نامه ي نگارش نامه هاي رسمي و اداري
مقدمه نامه ها از مهم ترين وسايل ايجاد ارتباط ميان انسان ها هستند كه از ديرباز مورد استفاده افراد بشر بوده و همچنان در اين زمينه نقش مهمي برعهده دارند. نامه ها و مكاتبات به طور كلي دو نوع هستند : الف- نامه هاي رسمي و اداري ب- نامه هاي خصوصي و دوستانه نامه هاي رسمي و اداري عبارتند از : - نامه هاي اداري - پيام هاي تبريك ، تسليت ، دعوت ، تشكر و ... در جزوه حاضر تلاش كرده ايم همكاران عزيز را تا آنجا كه امكان دارد با طرز درست نوشتن نامه هاي رسمي و اداري آشنا كنيم . نوشته ي حاضر شامل چند بخش است : 1- تعريف نامه هاي رسمي و اداري 2- آشنايي با انواع ويرايش ها ( ويرايش فني ، ويرايش ساختاري و ويرايش تخصصي ) 3- نمونه اي از يك نامه رسمي و اداري . 4- منابع نوشته نامه هاي رسمي و اداري نامه هاي رسمي و اداري نامه هايي هستند كه فردي كه در اداره يا يا سازماني به كار اشتغال دارد براي شخص ديگري كه در همان اداره يا سازمان يا سازمان ديگري كار مي كند مي نويسد. كلمات مخصوص نامه هاي رسمي و اداري براي نوشتن اين گونه نامه ها از كلمات خاصي استفاده مي كنيم : متقاضي ، مدارك پيوست و اقدام لازم . قسمتهاي مختلف نامه هاي رسمي و اداري 1) سرآغاز ( ذكر نام خداوند ) 2) تاريخ ( كه در سمت چپ بالاي نامه نوشته مي شود ). 3) موضوع نامه ( تقاضاي مرخصي / تقاضاي انتقال / و ... ) 4) عنوان ( چون مديريت محترم .... / سازمان محترم .../ اداره ي محترم ...) 5) كلمات احترام ( با عرض سلام / احتراماً / مستدعي است / خواهشمند است / سپاسگزارم...) 6) متن نامه 7) امضا نكاتي كه هنگام نوشتن نامه هاي رسمي و اداري بايد به آنها توجه كنيم 1) نامه خلاصه ، صريح و بي ابهام باشد. از نوشتن تعارفات بيهوده ، درددل و ... پرهيز كنيد . 2) در شروع و پايان نامه از كلمات احترام آميز استفاده كنيد اما چرب زباني و تملق در آن روا نيست. 3) اگر ادعا و شكايتي در نامه طرح كرده ايد، بايد اسناد و مدارك لازم را با نامه همراه كنيد. 4) كاغذ بايد تميز، مقاوم و در اندازه اي معين ( معمولاً 21 × 15 يا 30 × 21 ) باشد. 5) نامه ي اداري بايد بدون خط خوردگي باشد و حتماً پاك نويس شود. ( رعايت نشانه گذاري، بند ( پاراگراف و حاشيه گذاري ضروري است) . 6) گذاشتن تاريخ نامه ( در گوشه ي سمت چپ بالا) و امضا ( در گوشه ي سمت چپ پايين لازم است. 7) ذكر نام و نشاني كامل و در صورت لزوم شغل و محل كار يا تلفن تماس ضروري است. 8) سعي كنيد از نامه اي كه مي فرستيد ، تصوير ( فتوكپي) تهيه كنيد يا هنگام تحويل آن ، رسيد دريافت داريد. ويراش ...
نامه هاي اداري
نامه هاي اداري : <?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" /> مقصود از نامه هاي اداري ، مكاتبه‌هايي است كه در ميان دو مؤسسه‌ي دولتي يا خصوصي يا در ميان اشخاص و وزارتخانه ها و سازمان هاي دولتي مبادله مي شود. الف) نامه‌هايي كه از طرف مردم به ادارات و سازمانهاي دولتي و ملي ، مراجع رسمي ، بانك ها و غير اينها نوشته و فرستاده ميشود و مقصود از آنها تقاضاي ارجاع شغل ،انتقال ، وام ،تسليم دادخواست، شكايت ، مسايل مالياتي و غير اينهاست. ب) نامه هايي است كه از سوي سازمان هاي دولتي ، اعم از كشوري و لشكري به افراد ، در داخل يا خارج آن مؤسسات نوشته و ابلاغ يا فرستاده ميشود. اين گونه نامه ها اگر براي كاركنان دستگاه‌هاي اداري باشد ، مربوط است به استخدام ، انتقال ، مأموريت ، ترفيع ، تشويق ،توبيخ ،اضافه حقوق و غير اينها ، و اگر براي افراد خارج از آن دستگاه‌ها باشد ،پاسخ نامههاي آنان است ،يا احكام و اخطاريه هايي است كه از طرف دادگستري ، شهرداري،دارايي ، امثال اينها صادر مي شوند. ج) قسمتي ديگر از نامههاي اداري مربوط به مكاتباتي است كه ميان قسمت‌ها و اداره‌هاي مختلف يك وزارتخانه و سازمان دولتي و غير دولتي انجام مي‌گيرد. در ادارات دولتي معمولاً براي نوشتن انواع نامه ، آداب و شيوه‌ي ويژه‌اي وجود دارد كه به مرور زمان حكم الگو و نمونه را پيدا كرده و براي مكاتبه‌ها پذيرفته شده است . تهيه‌كنندگان نامههاي اداري ، اغلب در كار خود داراي مهارت خاصي هستند و بيشتر پيش نويس‌ها و صورتجلسه‌ها و مكاتبات معتبر با مراكز اداري و سازمان هاي ديگر به دست اين گروه تهيه مي شود و همه‌ي كارمندان به آداب اين قبيل مكاتبه‌ها آشنايي ندارند. شيوه نگارش نامههاي اداري معمول ، نبايد مورد پيروي قرار گيرد ،زيرا بيشتر آنها با قواعد درست‌نويسي تطبيق نمي‌كنند و از لحاظ اصول نگارش ،نارسا و گاه نادرست هستند. با وجود اين ، براي نوشتن آنها ،نوعي مهارت و آمادگي خاص لازم است و تعداد معدودي در اداره‌ها هستند كه مي‌توانند نامههاي كوتاه ، فشرده و موافق با اسلوب اداري بنويسند.در اين نامه‌ها ،براي رعايت اختصار ،بيشتر افعال بدون وجود قرينه‌ي لفظي ،حتي معنوي ، حذف مي‌شوند ،يا افعالي به هم عطف مي‌گردند كه در شخص و عدد و زمان ، يكسان و همپايه نيستند ، و به همين سبب ، كلام از سلامت و درستي دور ميشود.
نامه اداري
همسر يکي از فرماند‌هان پاسگاه که به تازگي ازدواج کرده بود و چندين ماه از زندگيشان دور از شهر و بستگان در منطقه‌ي خدمت همسرش مي‌گذشت، بدجوري دلتنگ خانواده‌ي پدري‌اش شده بود. او چندين بار از شوهرش درخواست مي‌کند که براي ديدن پدر و مادرش به شهرشان، به اتفاق هم يا به تنهايي مسافرت کند، ولي شوهرش هر بار به بهانه‌اي از زير بارِ موضوع شانه خالي مي‌کرد. زن که در اين مدت با چگونگيِ برخورد ماموران زير دست شوهرش و مکاتبه‌ي آنها برايِ گرفتنِ مرخصي و ساير امورِ اداري کم و بيش آشنا شده بود، به فکر مي‌افتد که حالا که همسرش به خواسته‌ي وي اهميت نمي‌دهد، او هم به‌صورت مکتوب و همانند ساير ماموران براي رفتن و ديدار با خانواده‌اش، درخواست مرخصي بکند. پس دست به کار شده و در کاغذي درخواست کتبي به اين شرح، خطاب به همسرش مي‌نويسد: جناب .... فرمانده‌ي محترم ... اينجانب .......، همسرِ حضرت‌عالي که مدت چندين ماه است پس از ازدواج با شما، دور از خانواده و بستگان خود هستم، حال که شما به‌دليلِ مشغله‌ي بيش از حد، فرصت سفر و ديدار با بستگان را نداريد، بدين‌وسيله از شما تقاضا دارم که با مرخصی اينجانب، به مدت ... روز براي مسافرت و ديدن پدر و مادر و اقوام موافقت فرماييد. با احترام، ..... همسر شما و نامه را در پوشه‌ي مکاتبات همسرش مي‌گذارد. چند وقت بعد جواب نامه، به اين مضمون به دستش رسيد: سرکار خانم ... عطف به درخواست مرخصيِ سرکارِ عالي جهت سفر برايِ ديدار با اقوام، بدين‌وسيله اعلام مي‌دارد با درخواست شما به شرط تعيين جانشين موافقت ميشود.
شیوه نامه ی نگارش نامه های رسمی واداری
شيوه نامه ي نگارش نامه هاي رسمي و اداري مقدمه نامه ها از مهم ترين وسايل ايجاد ارتباط ميان انسان ها هستند كه از ديرباز مورد استفاده افراد بشر بوده و همچنان در اين زمينه نقش مهمي برعهده دارند. نامه ها و مكاتبات به طور كلي دو نوع هستند : الف- نامه هاي رسمي و اداري ب- نامه هاي خصوصي و دوستانه نامه هاي رسمي و اداري عبارتند از : - نامه هاي اداري - پيام هاي تبريك ، تسليت ، دعوت ، تشكر و ... در جزوه حاضر تلاش كرده ايم همكاران عزيز را تا آنجا كه امكان دارد با طرز درست نوشتن نامه هاي رسمي و اداري آشنا كنيم . نوشته ي حاضر شامل چند بخش است : 1- تعريف نامه هاي رسمي و اداري 2- آشنايي با انواع ويرايش ها ( ويرايش فني ، ويرايش ساختاري و ويرايش تخصصي ) 3- نمونه اي از يك نامه رسمي و اداري . 4- منابع نوشته نامه هاي رسمي و اداري نامه هاي رسمي و اداري نامه هايي هستند كه فردي كه در اداره يا يا سازماني به كار اشتغال دارد براي شخص ديگري كه در همان اداره يا سازمان يا سازمان ديگري كار مي كند مي نويسد. كلمات مخصوص نامه هاي رسمي و اداري براي نوشتن اين گونه نامه ها از كلمات خاصي استفاده مي كنيم : متقاضي ، مدارك پيوست و اقدام لازم . قسمتهاي مختلف نامه هاي رسمي و اداري 1) سرآغاز ( ذكر نام خداوند ) 2) تاريخ ( كه در سمت چپ بالاي نامه نوشته مي شود ). 3) موضوع نامه ( تقاضاي مرخصي / تقاضاي انتقال / و ... ) 4) عنوان ( چون مديريت محترم .... / سازمان محترم .../ اداره ي محترم ...) 5) كلمات احترام ( با عرض سلام / احتراماً / مستدعي است / خواهشمند است / سپاسگزارم...) 6) متن نامه 7) امضا نكاتي كه هنگام نوشتن نامه هاي رسمي و اداري بايد به آنها توجه كنيم 1) نامه خلاصه ، صريح و بي ابهام باشد. از نوشتن تعارفات بيهوده ، درددل و ... پرهيز كنيد . 2) در شروع و پايان نامه از كلمات احترام آميز استفاده كنيد اما چرب زباني و تملق در آن روا نيست. 3) اگر ادعا و شكايتي در نامه طرح كرده ايد، بايد اسناد و مدارك لازم را با نامه همراه كنيد. 4) كاغذ بايد تميز، مقاوم و در اندازه اي معين ( معمولاً 21 × 15 يا 30 × 21 ) باشد. 5) نامه ي اداري بايد بدون خط خوردگي باشد و حتماً پاك نويس شود. ( رعايت نشانه گذاري، بند ( پاراگراف و حاشيه گذاري ضروري است) . 6) گذاشتن تاريخ نامه ( در گوشه ي سمت چپ بالا) و امضا ( در گوشه ي سمت چپ پايين لازم است. 7) ذكر نام و نشاني كامل و در صورت لزوم شغل و محل كار يا تلفن تماس ضروري است. 8) سعي كنيد از نامه اي كه مي فرستيد ، تصوير ( فتوكپي) تهيه كنيد يا هنگام ...
مباني اسناد و گزارش نويسي 1
دانشگاه جامع علمي كاربردي نيمسـال دوم 91 - 90 كليات: مكاتبات اداري يكي از وسايل انتقال اطلاعات براي اجراي وظايف در هر سازمان است كه در نهايت قسمت عمده ي آن به اسناد و مدارك با ارزش سازمان تبديل مي شود. بطور كلي با توجه به اهميت ارتباطات بصورت اعم و مكاتبات اداري بصورت اخص لازم است به نقش و اهميت اين قسمت در هر سازماني پي برده شود. در هر سازماني واحدي بنام دبيرخانه يا دفتر وجود دارد كه وظايف عمده ي آن عبارت است: 1- برقراري رابطه ي اداري سازمان با واحدهاي داخلي و ساير سازمانهاي خارجي از طريق تبادل اطلاعات مكتوب. 2- تهيه ي نامه هاي اداري ، نگهداري و در دسترس قراردادن مكاتبات و اسناد مورد نياز اصول گردش مكاتبات شامل ايجاد، مراحل گردش ، بايگاني مكاتبات و در نهايت امحاء اسناد غير ضروري مي باشد. تعاريف و اصطلاحات؛ مديريت اسناد: عبارت است از تهيه و تنظيم و اجراي برنامه ي لازم براي تسهيل و تسريع و دست يافتن به اسناد و مدارك مورد نياز از مرحله ي ايجاد نامه تا اقدام آن و همچنين امحاء اسناد زائد. بطور كلي مديريت اسناد از شش شاخه به شرح زير تشكيل مي شود: 1- مديريت ارسال و مراسلات. 2- مديريت فرم ها. 3- مديريت گزارش ها. 4- مديريت دستورالعمل ها. 5- مديريت مكاتبات. 6- مديريت اسناد. مديريت ارسال و مراسلات ؛ مجموعه روشهاي عملياتي كه براي نگهداري، تنظيم و طبقه بندي اسناد به منظور تسريع و تسهيل مراجعه به آنها صورت مي گيرد، اتلاق مي گردد. مديريت فرم ها ؛ هرگاه فرم هاي مختلفي در يك سازمان استفاده شود، بدليل حجم بالاي كار و همچنين حفظ وحدت رويه در استفاده از فرم ها، لازم است طبق ضابطه ي خاصي، فرم ها بصورت استاندارد و يكسان به مرحله ي اجرا درآيند، بطور كلي هدف اصلي اين بخش عبارت است: 1- جلوگيري از ايجاد فرم هاي غير لازم يا تكراري. 2- درهم آميختن فرم هاي مشابه براي تشكيل فرم هاي جامع تر. 3- ايجاد مشخصات يكنواخت و مطلوب براي نوع كاغذ و نوع فرم ها. مديريت گزارش ها ؛ يكي از وظايف عمده ي هر سازمان جمع آوري اطلاعات است و نهايتاً تهيه ي گزارشهاي مالي و غير مالي از درون اطلاعات ارائه شده ميباشد. مشكل اساسي در اين مورد تنوع و اختلاف گزارش هاي ارائه شده بوده و هدف اين قسمت اين است كه اين اطلاعات در حد مطلوب و كافي و حتي الامكان استاندارد ارائه شود. مديريت دستورالعمل ها ؛ هدف از اين شاخصه ايجاد شيوه ي قابل اطميناني است كه با استفاده از آن بتوان به كليه ي قوانين ، مقررات و دستورالعمل هاي لازم دست يافت. مديريت مكاتبات ؛ به منظور تأمين اهداف زير در هر سازماني انجام مي شود: 1- اصلاح كيفيت نامه هاي اداري. 2- ايجاد ضوابط و معيارهاي ...
نحوه تهیه گزارش
مكاتبات اداري مكاتبات اداري، يكي از وسايل انتقال اطلاعات براي اجراي وظايف در هر سازمان است، كه در نهايت، قسمت عمده ي آن، به اسناد و مدارك با ارزش سازمان تبديل ميگردد. با توجه به اهميت مكاتبات اداري و سهم بزرگ آن به پيشبردن هدف يا اهداف موردنظر، لازم است به اصولي كه رعايت آنها باعث گردش صحيح كار و افزايش كارآيي ميشود توجه گردد.. نامههاي اداري در بحث اداره امور دفتري و گردش مكاتبات همانطور كه ملاحظه ميگردد، ذكر كلمه نامههاي اداري و به كار بردن پسوند و احتمالاً پيشوندهايي همراه آن در بحث امور دفتري بسيار به كار برده شده است. اصولاً از نطر مقررات گردش مكاتبات در سازمان، «نامه» به عنوان وسيله انتقال اطلاعات درنظر گرفته ميشود. انتقال اطلاعات در وزارت‌خانه‌ها و سازمانهاي دولتي كه مكاتبات اداري و نامههاي وارده و يا صادره نيز گفته ميشود، معمولاً از طريق مكاتبات و همانطور كه در ابتداي بخش نيز بيان گرديد، انجام ميشود. اكنون كه نامه در بحث اداره امور دفتري به عنوان وسيله و ابزار انتقال اطلاعات مطرح است، مي‌تواند داراي طبقه‌بندي و خصوصيات ويژه‌اي باشد كه در زير به آنها اشاره ميگردد. اصولاً نامههاي اداري به دو دسته تقسيم مي‌شوند: الف- نامههاي وارده: كلية اطلاعاتي كه به صورت مكتوب و با خصوصيت‌هاي ويژه از شخص و يا سازماني به وزارتخانه و سازمانهاي دولتي برسد «نامههاي وارده» اتلاق ميگردد. ب- نامههاي صادره: كليه اطلاعاتي كه به صورت مكتوب و با خصوصيت‌هاي ويژه از مؤسسه و يا سازمانهاي دولتي به اشخاص و يا سازمانهاي ديگر فرستاده ميشود، «نامه صادره» خوانده ميشود. ج- هريك از دو نوع نامههاي وارده و صادره مي‌توانند به دو صورت ديگر نيز تقسيم مي گردند:1- نامههاي عادي: نامه‌هايي هستند كه از طبقه‌بندي خاصي برخوردار نمي‌باشند.2- نامههاي طبقه‌بندي شده: نامه‌هايي هستند كه از طبق‌بندي خاصي برخوردار هستند. و در نظام اداري و در بين كاركنان سازمان‌ها به «نامههاي محرمانه» معروف هستند، در حاليكه اين اصطلاح نمي‌تواند درست باشد، چرا كه نامههاي طبقه‌بندي شده خود به چهار دسته تقسيم مي‌شوند كه عبارتند از: - نامههاي محرمانه: افراد محدودي امكان دسترسي به آن نامه را دارند.- نامههاي خيلي محرمانه: افراد محدودتري امكان دسترسي به آن نامه‌ها را دارند.- نامههاي سري: افراد بسيار محدودتري در سازمان امكان دسترسي به آن نامه‌ها را دارند.- نامههاي به‌كلي سري: افراد بسيار محدودتري در سازمان امكان دسترسي به آن نامه‌ها را دارند. همانطور كه ملاحظه ميگردد، ...
چگونه بايد بنويسيم
<?xml:namespace prefix = v ns = "urn:schemas-microsoft-com:vml" /><?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" /> چگونه بايد بنويسيم مقد مه : فلسفه ي نوشتن! ..... خلقت وجود انسان اجتماعي بودن او مي باشد. انسان درابتداي تولد در اجتماعي پا به عرصه ي وجود به نام بيمارستان مي گذارد، سپس به خانواده وفاميل تعلق مي گيرد، با رشد اواجتماع وي نيزبزرگترمي شود ، به مدرسه وسپس به دانشگاه وغيره راه پيدا مي كند، عامل رشد اجتماعي وفكري هرفرد بستگي به نوع ارتباطي كه با ديگران برقرارمي كند بين افراد مختلف متفاوت است، با استفاده ازبرقراري ارتباط با ديگران فكرورفتارناشي ازآن شكل مي گيرد ، واكنش نشان مي دهد ومفتخربه فتخ كرات آسماني مي گردد، بشربراي ايجاد ارتباط با همنوعان خود ازوسائل مختلفي استفاده مي نمايد درآغازخلقت ازايما واشاره آتش ودود ، گرد وخاك ، صداي تبل ، پيك وبا پيدايش زبان فرياد وخط نيزاستفاده نموده است. بشر پس از اختراع خط به راحتي توانسته است به وسيله ي نوشتن اقدام به ارتباط وانتقال اطلاعات بنمايد. فلسفه ي نوشتن آن چه سبب مي شود كه به جاي استفاده ازانواع وسايل ارتباطات ازنوشته استفاده شود آثارو قدمت نوشته مي باشد . خواسته، اطلاعات فكروآگاهي هرفرد كه ازمغزوفكرتراوش كند سپس به وسيله ي قلم وكاغذ ترسيم شود مي توان گفت تغييربيان به نوشته با هدف معين ومشخص، واين كه بتوان ازنوشته به عنوان سند قابل دفاع ودرمراحل ديگردرزمان هاي مختلف استفاده شود بر سايرارتباطات ارجعيت دارد. چگونه بايد بنويسيم زماني كه مي خواهيد شروع به نوشتن كنيد به مواردي خاص دقت كنيد ازجمله : 1- هدف خود را ازنوشتن مشخص كنيد، چرا مي نويسيد؟ 2- براي چه كسي مي خواهيد بنويسيد؟ مخاطب خود را مشخص كنيد! 3- آيا مي توانيد به جاي نوشتن براي برقراري ارتباط ازوسايل ديگراستفاده نماييد؟ ( تلفن ، ايميل، فكس و.....) 4- مزيت نوشتن را نسبت به سايرعوامل مشخص نماييد؟ 5- چه پيامي مي خواهيد بدهيد؟ 6- منتظر چه جوابي هستيد؟ 7- تا چه زماني اين نوشته داراي اهميت است؟ دربسياري مواقع شاهد اين هستيم كه نوشته ها يا نامه ها بدون جواب به بايگاني انتقال داده مي شود حتي دربعضي ازمواقع پيرامون يك موضوع چندين بارمكاتبه مي شود ولي پاسخي دريافت نمي شود كه بعد ازپيگيري مشخص مي شود نوشته داراي مشكلاتي بوده است. براي اين كه نامه يا نوشته درجريان ارتباط قرارگيرد ومنجربه پاسخ شود بايد مواردي را درتنظيم نوشته رعايت كنيد: 1- موضوع ومتن نامه واضح ومشخص باشد . 2- مبهم نباشد. 3- دو پهلو نباشد. 4- علائم نوشتار درتكميل معني كلمات استفاده ...