اصول سرپرستی (supervision)

اصول سرپرستی ... supervision

مفاهیم سرپرستی

مقدمه:
در يك سازمان هر فرد براي پيشرفت و نيل به اهداف تعيين شده شغلي نياز به آگاهي از موقعيت خود دارد اين آگاهي موجب مي شود تا او از نقاط ضعف و قوت عملكرد و رفتار خود مطلع گردد و تمهيدات لازم را براي اثر بخشي بيشتر كوششهايش بكار برد.
از طرفي سازمانها نيز نياز به شناخت كارآئي كاركنان خود دارند تا براساس آن وضعيت نيروي انساني خود را بهبود بخشند و بدين طريق بر حجم توليد و ارائه خدمات خود بيفزايند.
ارزشيابي ابزاري است كه سازمانها و كاركنان را در تامين اين نياز ها كمك ميكند حال چنانچه اين ابزار به خوبي طراحي و به نحو صحيح مورد استفاده قرار گيرد ، وسليه مناسب براي تشويق ، آموزش و بهسازي و بعضاً تنبيه كاركنان خواهد بود .
ازجمله مهمترين مسائل دربرنامه‌هاي ارزشيابي ،تعيين معيارهاي شايستگي ومكانيزم سنجش آنهاست .
براي اين منظور عمدتا معيارهاي مختلفي در ارتباط با صفات افراد و فرآيند و نتايج كار ، تعيين و براي سنجش آنها نيز از مقياسهاي متعدد و متنوع استفاده شده است .
در طراحي نظام ارزشيابي حاضر ، با بررسي مفاهيم ارزشي ، انديشه منطقي و بهره گيري از تجارب چند ساله ، ديدگاهي نو بدست آمده و براي تحقق آن با تكيه بر تكنيك‌هاي « مديريت مبني بر هدف » و « مقياس رتبه‌اي ترسيمي » از روش « مديريت عملكرد » استفاده شده است .
در اين ديدگاه نظر نخست آن است كه شايستگي كاركنان ، در حاصل و نتيجه كار آنان مشهود متجلي است و موفقيت آنان در پايان كار ، حاكي از شايستگي آنان خواهد بود . ولي صرف اين موفقيت ، تصوير كاملي از شايستگي را بدست نمي دهد و تمام شايستگي آنان را نمايان نمي‌سازد بلكه نحوه كسب موفقيت نيز درخور اهميت است . بنابراين علاوه بر مسئله نيل به هدف و كسب موفقيت ، چگونگي اين حركت و ميزان تلاش و كوشش كارمند در طول اجراي فعاليتها ، توانائيها و نيز تصميمات اخلاقي وي نيز مورد سنجش واقع مي شود .
كارمند يك سازمان عضو جامعه بزرگتري ( جامعه ) است كه اعضاء آن تحت تاثير فرهنگ و اعتقادات مخصوص آن جامعه قرار مي‌گيرد . بنابراين چگونگي فرهنگ و معتقدات اجتماعي نيز بدون شك تاثير قابل ملاحظه اي در طرز رفتار افراد و نيل به اهداف سازماني را به همراه دارد.
تئوريهاي ارزشيابي
تعاريف ارزشيابي :
تعريف هاي متعددي پيرامون ارزشيابي عملكرد كاركنان توسط نويسندگان مديريت ارائه گرديده است ، كه به چندين نمونه ازآنها« دركتابهاي مديريت مذكور است» اشاره مي گردد :
1- ارزشيابي شايستگي عبارت است از سنجش منظم وسيستماتيك كار افراد دررابطه با نحوه انجام وظيفه آنها درمشاغل محوله وتعيين پتانسيل موجود در آنها جهت رشد وبهبود .
2- فراگردارزشيابي عبارت است از يك سلسله اقدامات رسمي براي بررسي عملكردكاركنان در فاصله زماني معين وشامل تمامي رفتارهاي فرد درارتباط باكاركرد او درآن دوره زماني مي‌گردد .
3- هرگونه اقداماتي كه به گردآوري ، نظارت ، مشاركت و ارائه وكاربرد اطلاعات موجود درمورد كاركنان با هدف افزايش كارآيي مي انجامد ارزشيابي گفته مي شود.
4- منظورازتعيين شايستگي ارزيابي درجه كفايت ولياقت كاركنان از لحاظ انجام وظايف مشاغل محوله وتقبل مسئوليت ها درسازمان است كه بايد بطور عيني وسيستماتيك بعمل آيد .
5- ارزشيابي عملكردمبتني بركار همان گونه كه از عنوان موضوع برمي آيد عبارتست از سنجش و اندازه گيري كار ونتيجه بدست آمده از كار با مقياس وشاخصي كه بعنوان كميت وكيفيت مورد نظر را با دقت وبه گونه اي عيني وبه دور از داوري هاي شخصي وملاكهاي مبهم ارزشيابي بتوان اندازه گيري كرد .
وجوه مشترك دركليه تعاريف فوق وساير تعاريفي را كه در اين جا ذكر نشده را مي‌توان به گونه زيرخلاصه نمود :
ارزشيابي عبارت است از:
1-سنجش واندازه گيري حاصل ازكار ونتايج حاصله
2- ارزشيابي بايد بصورت منظم وسيستماتيك انجام پذيرد
3- ارزشيابي بايد براي يك دوره زماني مشخص صورت پذيرد
4- ارزشيابي بايد براساس وظائفي كه به هريك از كاركنان محول مي شود انجام شود .
« ابراهام مازلو » معتقد است كه يك فرد عادي ( در فرهنگ غرب ) در كودكي تحت تاثير نيازهاي فيزيولوژيكي و ايمني قرار ميگيرد . در سنين اوليه زندگي نياز به عشق و محبت در او ظاهر مي‌شود ولي در سالهاي بعد و در دوران رشد شخصيت ، بتدريج نيازهاي قدر و منزلت و خوديابي بر رفتار او حاكم مي شود.
به اعتقاد وي ، هركوششي كه باعث وقفه و مانع سير تكامل رشد رواني به ترتيب مذكور شود براي فرد زيان آور است . در جامعه امروز سازمانها بدون توجه به نيازهاي كاركنان خود افراد مي‌خواهند كه همه وقت و انرژي خود را صرف ازدياد توليد و ارائه خدمات و افزايش بهره وري كنند كه اين امر باعث عدم ارضاء نيازهاي خوديابي كه لازمه رشد شخصيتي آنان است ميگردد كه نتيجه نهائي آن كاهش كارآئي سازمان و اثربخشي اهداف سازماني را بدنبال خواهد داشت .
بنابراين توجه مديران به نيازهاي مختلف افراد تحت سرپرستي و ارضاء نيازهاي مختلف آنان باعث ايجاد انگيزه و افزايش كارآئي وبهره وري آنان در انجام وظايف شغلي و در نهايت افزايش بهره وري سازمان و به دنبال آن در نيل اهداف سازمان را تسهيل مي نمايد.
انگيزش : بين آنچه كه انسان انتظار دارد و آنچه بدست مي آورد ، تفاوت و فاصله وجود دارد لذا براي از بين بردن يا كاهش اين اختلالات و فاصله ، انسان به انجام عمل معين يا رفتار خاص ( انگيزش ) دست مي زند . براي توضيح اين مطلب ، مفاهيمي همچون پاداش ، هزينه ، نتيجه و سطح مقايسه تعريف مي شود.
پاداش ( Reward) : كوششي را كه يك فرد براي رفع نيازها و ارضاء خاطر خود انجام ميدهد به پاداش گويند. شخصي كه بدين ترتيب نياز او ارضاء شده و رضايت خاطري بدست آورده است پاداش گرفته و ليكن پاداش صرفاً به پول و مزاياي مادي اطلاق نمي شود.
هزينه ( Cast) : هزينه عبارت از گذشت و محروميتي كه در نتيجه انجام فعاليت معيني ، براي شخصي كه آن فعاليت را انجام داده است حاصل مي شود ( مانند خستگي و نگراني )
نتيجه : به تفاضل هزينه ها از پاداشهاي حاصل از عمل معيني نتيجه گفته مي شود.
اگر نتيجه مثبت باشد آن عمل متضمن فايده و چنانچه نتيجه منفي باشد متضمن ضرر و زيان است
سطح مقايسه : نتيجه هميشه از حداقل مورد انتظار كه همان سطح مقايسه است بايد بيشتر باشد تا منجر به عمل خاصي شود.
البته به غيرازعوامل صدرالذكر ، عوامل ديگري نيز مانند عوامل فرهنگي ( سنن و عادات ديرينه ) عقايد مربوط به حرفه و شغل ، عادات انجام كار ، آداب و سنن اجتماعي و هنجارهاي آن در طرز رفتار اداري فرد موثر مي باشند.
كاربرد نتايج ارزشيابي :   موضوع بند 4 مصوبه شماره 3140/دش مورخ 28/3/72 شورايعالي اداري به منظور اعمال ضابطه شايستگي در تصميمات اداري و وضعيت خدمتي كاركنان ، از نتايج ارزشيابي سالانه به طور وسيع در موارد زير استفاده مي شود.
1- تشخيص خدمت برجسته : ( موضوع بند ه‍ تبصره 4 ماده 3 قانون نظام هماهنگ )
الف : تشخيص از طريق ارزشيابي
ب : تشخيص از طريق بروز لياقتهاي ويژه
2- انتصاب به پستهاي مديريت و سرپرستي : دستگاهها مكلفند در انتصاب كاركنان خود پستهاي مديريت و سرپرستي به امتياز ارزشيابي كه حداقل 27 امتياز است دقت وتوجه نمايند. و ميانگين امتيازات ارزشيابي سه دوره آخر ارزشيابي اينگونه كاركنان نبايد از 25 كمتر باشد.
3- ارتقاءگروه : به موجب ماده 2 آئين نامه تغيير گروه مستخدمين رسمي و ثابت موضوع تبصره‌هاي يك و پنج ماده 3 قانون نظام هماهنگ و تبصره 3 ماده مذكور
4- تعيين نيازهاي آموزشي و بهسازي كاركنان : آموزش شغلي ، آموزش اصول سرپرستي و مديريت ، اموزش معارف اسلامي ، كارآموزي ، آموزشهاي بلند مدت
5- تغيير شغل كاركناني كه در سه دوره متوالي حدنصاب مقرر در ارزشيابي سالانه ( 17 امتياز از مجموع 30 امتياز فرم ارزشيابي ) را كسب ننمايند شغل ديگري متناسب با استعدادها و توانائيهاي آنان ، بدون تغيير گروه ، ارجاع ميشود.
6- افزايش فوق العاده شغل برجستگي در اجراي بند 5 مصوبه شماره 3140/دش مورخ 28/3/72 شورايعالي اداري و مصوبه شوراي حقوق و دستمزد ، ( 20 درصد و 10 درصد )
7- تعيين ضريب افزايش سنواتي ، مطابق بخشنامه شماره 5413/ د مورخ 13/9/73 هيات وزيران
8- كاهش فوق العاده شغل
9- پرداخت پاداش شايستگي
10- اخراج
11- تعيين مسير ارتقاء شغلي ( كارشناس ارشد ، خبره و عالي )
12- ضوابط همترازي ( ماده 8 ) قانون ( ن ه‍ پ ك )
13- طرح ارزيابي مشاغل تحقيقي و تخصصي
معيارهاي ارزشيابي :
1- عوامل عملكردي ( وظايف عمده و ابعاد مهم شغل و فعاليتها و طرحهائي كه توسط كارمند در طول يك دوره ارزشيابي انجام ميگيرد.
تعداد عوامل عملكري در مشاغل مختلف معمولاً بين 3 تا 8 عامل است .
2- عوامل فرآيندي : عبارت است از معيارهائي كه ميزان و كيفيت تلاش و توان كارمند و يا بطور كلي رفتار و نحوه فعاليت وي را در رسيدن به اهداف شغلي و رعايت موازين اسلامي نشان ميدهد.
عوامل فرآيندي شامل :
الف: معيارهاي رفتار شغلي
ب: معيار رفتار اخلاقي
عوامل فرآيندي فرمهاي ارزشيابي متصديان مشاغل عمومي در چهار سطح سازماني مديران ، سرپرستان ، كارشناسان و كاركنان انجام ميگيرد.
الف : معيارهاي رفتار شغلي كاركنان
رعايت مقررات و انظباط اداري
رفتار و برخورد مناسب با ارباب رجوع و همكاران
پشتكار و جديت در كار
كوشش در فراگيري مهارتهاي شغلي
قابل اعتماد بودن
انعطاف پذيري
خودجوشي
ب: معيار رفتار اخلاقي :
رعايت شعائر ، اخلاق و رفتار اسلامي
عوامل عملكردي عبارت است از وظايف عمده يا ابعاد مهم شغل و يا فعاليتها و طرحهايي كه كارمند در طول دوره ارزشيابي انجام آنها را برعهده دارد اين عوامل ناظر برنتايج كار بوده و بخشهاي مهم و زمينه هاي كليدي شغل را شامل مي شوند از اين رو وظايف جزئي و عرعي مورد سنجش قرار نمي گيرد.
همانگونه كه قبلاً گفته شد تعداد عوامل عملكردي در مشاغل مختلف معمولا بين 3 تا 10 عامل است در طرح ارزشيابي براي متصديان مشاغل عمومي چهار عامل در نظر گرفته شده است و براي متصديان مشاغل اختصاصي با توجه به ماهيت مشاغل آنها تعداد عوامل عملكردي مي تواند حداقل 4 تا 10 عامل تعيين نمود .
به منظور آگاه ساختن كارمند از شرايطي كه كار از لحاظ كمي و كيفي در حد قابل قبول يا استاندارد انجام مي شود و نيز ايجاد مبنائي دقيق براي سنجش عوامل و تعيين ميزان موفقيت كارمند در انجام وظايف و نيل به اهداف شغلي ، حدود و انتظار يا استانداردهاي عملكرد يا حدود انتظار براي هر عامل تعيين مي شود.
هرچه تعداد استانداردهاي عملكرد بيشتر باشد ويژگيهاي جنبه هاي بيشتري از عمكرد مورد بررسي و سنجش قرار خواهند گرفت در صورت وجود استاندارد براي شغل سرپرست مي تواند از آن بعنوان ملاك تعيين حد قابل قبول كار ، با توجه به شرايط خاص كار و مقتضيات واحد مربوط استفاده كند.
عوامل فرآيندي :
عبارت است از معيارهائي كه ميزان و كيفيت تلاش و توان كارمند و يا بطور كلي رفتار و نحوه فعاليت وي را در نيل به اهداف شغلي و رعايت موازين اخلاقي و اسلامي نشان ميدهد . عوامل فرآيندي ممكن است عيناً در شرح وظايف كارمند منعكس نباشد ولي وجود آنها دسترسي به اهداف شغلي را تسهيل و يا كيفيت مطلوب تحقق آنها را موجب خواهد شد . عوامل فرآيندي شامل معيارهاي رفتار شغلي و رفتار اخلاقي است .
الف –معيارهاي رفتار شغلي :
هفت عامل براي ارزشيابي رفتار شغلي متصديان شاغل عمومي و اختصاصي در نظر گرفته شده است و به منظور ايجاد هماهنگي در برداشت مديران و سرپرستان از عوامل مزبور ونيز سنجش دقيق آنها مصاديقي براي هر يك از عوامل ذكر شده است معيارهاي رفتار شغلي متصديان مشاغل عمومي در فرمهاي 3 گانه مديران ، سرپرستان ، كارشناسان و كاركنان درج شده است .
تهيه و تدوين معيارهاي رفتار شغلي متصديان مشاغل اختصاصي بر عهده واحد ارزشيابي دستگاه مي باشد.
ب : معيارهاي رفتار اخلاقي :
معيار رفتار اخلاقي در اين طرح ( رعايت شعائر ، اخلاق و رفتار اسلامي است كه در كليه فرمهاي ارزشيابي ، اعم از فرمهاي متصديان مشاغل عمومي و اختصاصي در نظر گرفته شده است. ذيلاً به عوامل فرآيندي كارشناسان و كاركنان اشاره مي شود.

عوامل فرآيندي كارشناسان براساس طرح جديد :
الف : توسعه فردي شامل :
1-    فعاليتهاي آموزشي
2-   انتقال دانش و مهارتهاي شغلي خود به ديگران
3- بكارگيري روشهاي جديد فن آوري اطلاعات در انجام وظايف سازماني
ب : رفتار
1- پايبندي به ارزشهاي ديني و انظباط اداري
2- رفتار و برخورد مناسب با همكاران
3- رفتار و برخورد مناسب با ارباب رجوع
ج : پيشنهادها
سطح ملي
سطح دستگاه
سطح واحد
عوامل فرآيندي كاركنان:
الف : رفتار شغلي
رعايت مقررات و انظباط اداري
رفتار و برخورد مناسب با ارباب رجوع و همكاران
پشتكار و جديت در كار
كوشش در فراگيري مهارتهاي شغلي
قابل اعتماد بودن
انعطاف پذيري
خودجوشي
ب : رفتار اخلاقي
رعايت شعائر ، اخلاقي و رفتار اسلامي
فرمهاي ارزشيابي :
به منظور ارزشيابي عملكرد متصديان مشاغل عمومي و اختصاص در سطوح مختلف سازماني سه نمونه فرم تحت عناوين فرم‌هاي ارزشيابي مديران ، فرم ارزشيابي كارشناسان و فرم ارزشيابي كاركنان مربوط به هر يك از سطوح مختلف تهيه شده است .
ازفرم ارزشيابي مديران جهت ارزشيابي مديران مشمول طرح ارزيابي مشاغل مديران استفاده مي گردد.
از فرم ارزشيابي كارشناسان جهت ارزشيابي ، رئيس اداره ، گروه و قسمت و كليه كارشناسان رسته هاي شغلي مختلف و سرپرستان شامل معاون فرماندار و بخشداران مورد استفاده قرار ميگيرد.
اهداف ارزشيابي :
صاحب نظران و نظريه پردازان علم مديريت هدف از انجام ارزشيابي ها را مانند ديگروظايف مديريت ، اثر بخشي و افزايش كارايي بهتر مديريت وسرپرستي كاركنان مي دانند .
امروزه در مورد اهداف ارزشيابي اتفاق نظر وجود دارد وبه نظر نمي رسد اين اهداف درطول زمان دستخوش تغييرات قرار گرفته باشد .
بطوركلي مي توان هدف ها ومنظورهاي انجام ارزشيابي را به شرح زير برشمرد :
1-    ارزشيابي به منظور تعيين نتيجه كارها واقدامات انجام شده
2-   ارزشيابي به منظور تعيين معياري براي ترفيعات است
3- ارزشيابي به منظور ايجاد سيستم صحيح برنامه ريزي پرسنلي است
4-ارزشيابي به منظور شناخت واقعي توانايي كاركنان ومشخص شدن معيارهايي جهت برنامه ريزي درجابجايي افقي وعمودي كاركنان سازمان است .
5- ارزشيابي به منظور برقراري روش صحيح درامر واگذاري مزايا وامتيازات انجام مي شود .
6- ارزشيابي به منظور علاقمند كردن كاركنان ساعي بكار ، از طريق ايجاد يك نظام تشويق و تنبه منطقي
7- ارزشيابي بمنظور تشخيص كمبودها ، برآورداحتياجات آموزشي وپرورشي كاركنان صورت ميگرد.
8- ارزشيابي بمنظور ايجاديك سابقه خدمتي كتبي درباره عملكرد كاركنان
9- ارزشيابي بمنظور شناخت عملكرد خودوكسب اطلاعات لازم درمورد كاركردكاركنان براي خود آنها
10-ارزشيابي به منظور بهبود كارايي بالا و بهره وري درسازمان صورت ميگيرد.
دركتاب مديريت حقوق ودستمزد ،كليه اهداف ذكر شده فوق در مورد ارزشيابي رابه صورت ذيل دسته بندي نموده است .
1- اهداف اداري :درپيش گرفتن روش منظم جهت تعيين جابجائي هاي ارتقايي وافزايش حقوق و غيره
2- اهداف اطلاعاتي :تهيه اطلاعات براي مديريت درمورد عملكردزيردستان وبراي فرد درموردتوانائي ها ونارسايي هاي وي
3- اهداف انگيزشي :برقراري تجربه وموقعيت آموزشي براي زير دستان وايجاد انگيزه براي پيشرفت آنان همچنين بعضي از صاحبنظران مديريت ، هدف هاي ارزشيابي راتحت سه عنوان به صورت زير خلاصه مي كنند .
الف : حفظ ونگهداري توان موجود كاركنان ومديران
ب : تشخيص ورفع نارسايي هايي كه ممكن است از كمبود آگاهي وتوانايي كاركنان يا كمبود علاقه وانگيزه كار درآنها باشد .
ج : آموزش وبهسازي
نظريه هاي ارزشيابي ( ارزيابي )
درمورد نحوه ارزيابي ،نظرات گوناگوني مطرح شده است كه مي توان آنها را تحت دو نظريه كلي عنوان نمود .
نظريه اول: طبق اين نظريه بهترين روش ارزيابي كار ، اندازه گيري دقيق سيستم كار مي باشد كه در شغل مربوطه انجام مي پذيرد به اعتبار اين نظريه معياركاملاً عيني مي تواند عملكردكاركنان رادقيقاً سنجيده ،ميزان استحقاق كاركنان رادرمقايسه با يكديگر مشخص نمايد بعبارت ديگر سنجش واندازه گيري كار و نتيجه بدست آمده از آن يا مقياس وشاخصي كه بتوان كميت وكيفيت مورد نظر را با دقت به گونه اي عيني وبه دوراز داوريهاي شخصي وملاكهاي مبهم ارزشيابي اندازگيري كرده نمودار زيرتصويري از اين طرزتفكر را نشان مي دهد .


اندازه گيري و سنجش دقيق
كار انجام شده

تشويق ،تنبيه ، ترفيع، تنزل دريافت
عدم دريافت ، باقي ماندن رهاشدن

نظريه دوم: به استناد اين نظريه به علت جمعي بودن انجام بسياري از كارها ارزيابي عملكرد افراد به صورت انفرادي دشوار وبعضي موارد حتي غيرممكن است از طرف ديگر نتيجه خيلي ازكارها آنچنان غيرملموس است كه نمي توان آنرا اندازه گيري نموداينگونه نظريه پردازان ارزيابي مشخصات كاركنان را به اندازه گيري محصول كار آنها ترجيح مي دهند .
بنابراين كافيست صفات وويژگيهاي اشخاص راشناخت وبرمبناي آن ارزش كار آنها رامشخص كرد.
خلاصه طرح ارزشيابي وچرخه مستمر آن :

«گفتگو يا مصاحبه آغاز دوره »
برنامه ريزي عملكرد، تعيين وظايف يا ابعاد
مهم شغل يا طرحها وتدوين حدود وانتظار با
استانداردهاي عملكرد

« بررسي طي دوره »

بررسي مستمر وكوشش ونحوة انجام
وظايف كارمند ، تشخيص و ثبت نقاط قوت
و ضعف ، ارشاد و راهنمائي و ارائه تدابير
لازم جهت اصلاح بهبود عملكرد

« گفتگو يا مصاحبه پايان دوره »

آگاه نمودن كارمند ازنتيجه ارزشيابي
بحث و بررسي درزمينه نقـاط قوت و
ضعف عملكرد ارائه راهنمائي و
هدايتهاي شغلي در جهت بهسازي وي


«سنجش عملكرد »
      ارزشيابي عملكرد براساس اطلاعات جمع آوري شده درطول دوره درمقايسه باحدود انتظار يا استانداردهاي عملكرد

ويژگيهاي طرح ارزشيابي :
1) ارزشيابي فعاليتي است كه بصورت مستمر انجام مي شود بدين معنا كه عملكرد كارمند درطول دوره يكساله مورد بررسي قرار
مي گيرد ازاين رو برخلاف برخي ازنظامهاي ارزشيابي كه اظهارنظر وارزشيابي دريك مقطع زماني خاص انجام مي‌گيرد دراين طرح قضاوت درباره عملكرد كارمند درطول دوره ودروضعيتهاي مختلف فعاليتهاي شغلي ورفتارهاي سازماني كارمند به عمل مي آيد كه مزيت آن كاهش خطاهاي رايج درارزشيابي رابدنبال خواهد داشت ضمن اينكه ارزشيابي براساس اطلاعات موثق و مستند انجام مي گيرد وتدابيري كه سرپرست درطول دوره جهت بهبود واصلاح عملكرد ضعيف كارمند به كار مي‌برد شانس موفقيت كارمند را درانجام وظايف ونيل به اهداف شغلي بيشتر ميكند .
2) كاركنان درفرآيند ارزشيابي يعني درتعيين معيارهاوتدوين استانداردهاوسنجش عملكرد مشاركت داشته و بتوانند اظهار نظر نمايند و نسبت به مسائل ارزشيابي ونظر سرپرست نسبت به خود آگاه شوند مشاركت سرپرستان وكاركنان درتدوين برنامه عملكرد ، سازمانها رابه سوي برنامه ريزي هدايت و از اتلاف وقت وانرژي جلوگيري ومبناي اصولي ارزشيابي رافراهم مي‌كند .
3) عملكرد كارمندونتيجه كار اواز لحاظ ارزشيابي اهميت بسيار درعين حال ميزان تلاش و كوشش توان ورعايت موازين شرعي ، اسلامي ، اخلاقي نيزجايگاه درخور توجه درطرح ارزشيابي دارند .
تاكيد برعملكرد واستفاده از معيارهاي مبتني برشغل موجب مي شود كه حتي المقدور از سنجش ويژگيهاي شخصيتي پرهيز گردد ونتايج ارزشيابي واقعي و از ذهنيت گرايي دور شود .
4) مصاحبه ميان سرپرستان وكارمندان باعث بوجود آمدن آگاهي وشناخت اين دو از ديدگاههاي يكديگر ، شناخت تنگناها ونارسائيها و ابزار مشاركت كارمندان خواهد بود همچنين از مقاومت و تلقي منفي كاركنان نسبت به فرآيند ارزشيابي كاسته وبه احترام ودرك متقابل سرپرستان و كارمندان ياري مي رساند .
5) دربرقراري نظام ارزشيابي ، سياست عدم تمركز رعايت مي شود يعني ضمن ارائه چهارچوب واصول كلي ، اختيار تدوين معيارهاوعوامل ارزشيابي مربوط به بخش قابل ملاحظه اي ازمتصديان مشاغل به عهده سرپرستان و كاركنان خواهد بود.
مراحل ارزشيابي :
1- گفتگو يا مصاحبه آغاز دوره :
دراين مرحله ، سرپرست كارمند جلسه مصاحبه‌اي درروزهاي نخستين دوره ارزشيابي اوايل فروردين ماه با كارمند تشكيل ودرمورد كارهايي كه براساس شرح وظايف شغلي برعهده كارمنداست ودرطول يكسال ( دوره ) بايد انجام شود ، برنامه ريزي لازم بعمل مي آيد .
دراين جلسه ، علاوه برتعيين وظايف يا ابعاد مهم شغل يا طرحها وبرنامه هايي كه كارمند بعهده دارد ، استانداردهايا حدود انتظار ازعملكرد وي نيز مشخص مي شود . به گونه اي كه درپايان اين جلسه كارمند بصورت روشن وواضح از وظايفي كه قرار است درطول دوره نسبت به انجام آنها اقدام نمايد ونيزنحوه انجام آنها وحدود انتظار سرپرست از وي آگاهي مي يابد .
توافق حاصل في مابين كارمند وسرپرست نسبت به موارد فوق بصورت كتبي درفرم ارزشيابي درج مي گردد :
2- بررسي طول دوره :
دراين مرحله ، سرپرست ، به منظور آگاهي از كيفيت ، ميزان تلاش وكوشش كارمند درانجام وظايف محوله ونيل به اهداف شغلي ،عملكرد وي را به صورت مستمر ودقت لازم مورد بررسي قرارمي دهد ونقاط ضعف وقوت آن راثبت وحسب مورد ، تدابير وبازخوردهاي لازم راجهت تقويت عملكرد وي اقدامات لازم براي اصلاح وبهبود عملكرد ضعيف كارمند به عمل مي آورد .
3-سنجش
دراين مرحله ، سرپرست با توجه به اطلاعات حاصل ازدوره ارزشيابي ومقايسه كار كارمند با استانداردها و يا حدود انتظار ومشاوره با افرادي كه به نحوي با كـارمند ارتباط كـاري دارند ،نسبت به ارزشيابي وي اقدام مي كند .
4- گفتگو يا مصاحبه پايان دوره :
پس از تكميل فرم ، سرپرست با كارمند جلسه اي را تشكيل مي دهد . دراين جلسه عملكرد كارمند درطول دوره ارزشيابي مورد بحث وبررسي قرار گرفته ، نقاط قوت ضعف آن مشخص وكارمند ازنتيجه ارزشيابي خود آگاه مي شود . درصورت لزوم با توجه به توضيحات واستدلالهاي كارمند ، امتياز ارزشيابي تعديل ونهايتاً راهنماييها وهدايتهاي شغلي ضروري از سوي سرپرست نسبت به كارمند به عمل خواهد آمد .

لطفاً نظرات و پیشنهادات خود را<?xml:namespace prefix = o />

با مدیریت سایت از طریق پست الکترونیکی؛

Email: [email protected]

در میان گذارید.

اصول سرپرستی (supervision)

مطالب مشابه :

اصول سرپرستي و سرپرستي سازمان در بهبود مديريت عالي سازمان

اصول سرپرستی

بعضی از نکته های قابل توجه در اصول سرپرستی :

اصول سرپرستی (supervision)

اصول سرپرستی و سرپرستی سازمان

آموزش اصول سرپرستی