مدیریت فرایندهای سازمان

نام كتاب: مدیریت فرایندهای سازمان، یکپارچه‌سازی سیستم‌ها به منظور مطابقت با استانداردها و تعالی کسب و کار

جهت تجزیه و تحلیل سیستم ها IDEF تشریح متدولوژی، آشنایی با چگونگی شناسایی و ترمیم فرایندهای سازمان، آموزش نرم افزار پروسس مپس، APQC تشریح چارچوب دسته بندی فرایندها

ناشر: انتشارات انديشه‌سرا (با ﻣﺴﺅوليت بهزاد پاكروح)

مولف: چارلز جی کاب، Charles G. Cobb ،

ترجمه‌ی: دکتر عباس سقایی،مهندس علی کیا،مهندس فرزام تهم

پیشگفتار

جهان امروز شاهد تحولات و دگرگوني‌هاي مختلفي بوده است. هر روز تغييرات زيادي در سطح جهان توسط رسانه‌ها مخابره مي‌شود، و اين تغييرات لزوم چابك بودن سازمان‌ها را هرچه بيشتر نويد مي‌دهد. چرا كه سازمان‌هاي چابك توانايي مقابله با تغييرات را دارند. در اين ميان همه چيز معطوف به ساختار و شالوده سازمان است. سازمان‌ها هم هر يك تعريف ويژه‌اي از خود ارائه مي‌دهند. مجموعه فعاليت‌هايي كه سازمان‌ها انجام مي‌دهند، اساس وجودي يا مأموريت سازمان‌ها نام دارد. بنابراين حداقل تلاش سازمان‌ها، كه همان انجام فعاليت‌هاي روزمره‌ی آن‌ها است، ضامن بقاي سازمان در دنياي پر تلاطم امروزي است.

اما سازمان‌ها پا را فراتر نهاده و به دنبال كسب منافع بيشتري هستند، تدوين آرمان‌هاي سازماني و به اشتراك‌گذاري آن با كاركنان، متبلور چنين مدعايي است. براي رسيدن به چشم اندازهاي سازماني بايد نگاه سنتي اداره‌ی سازمان را عوض كرد و عينك نوين گرايي را به چشم زد. ديگر تقسيم كارهاي تيلوري جوابگوي مشتريان امروزي نيست. بنابراين فعاليت‌ها را بايد با ترتيبي كنار هم چيد كه رضايت مشتري به هر طريقي حاصل گردد. چرا كه عدم رضايت مشتري يعني نابودي سازمان.

هدف غايي مديريت فرآیندها، آن‌چنان كه در فصول اين كتاب مورد بررسي قرار گرفته است، يكپارچه‌سازي فرآیندهاي سازمان است تا سازمان به اهداف خويش دست يابد. تمامي روش‌ها و مدل‌هاي نوين مديريتي كه در هر يك از حوزه‌هاي مديريت شكل گرفته‌اند، بر پايه‌ی فرآیندها مي‌باشند:

· مديريت استراتژيك؛ كارت امتيازي متوازن:بعد رشد و يادگيري، بعد فرآیندها، بعد مشتري و بعد مالي

· مدل‌هاي تعالي سازماني؛ مدل تعالی بنیاد کیفیت اروپا: معيار رهبري، معيار كاركنان، معيار استراتژي، معيار شراكت‌ها و منابع، معيار فرآیندها، معيار نتايج كاركنان، معيار نتايج مشتري، معيار نتايج جامعه، معيار نتايج كليدي عملكرد

· روش‌هاي بهبود نظير؛ شش سيگما:شناسايي فرآیند، اندازه‌گيري سطح سيگماي فرآیند، آناليز، بهبود و كنترل

· استانداردهاي بين‌المللي مديريت كيفيت (ISO 9001:2000 , 2005): شناسايي فرآیندهاي سازمان و استفاده از رويكرد فرآیندي يا فرآیند گرايي

همانطور كه اشاره شد، هر يك از روش‌ها و مدل‌هاي مديريتي از زواياي مختلف شالوده‌ی سازمان را نگريسته و بر پايه‌ی فرآیندها، منطقي را ارائه نموده‌اند. منطقي كه شامل تدوين استراتژي، تعالي سازمان، بهبود و ... مي‌باشد. مي‌توان گفت كه خلق ديگر ابزارهاي مديريتي و يا پياده‌سازي اين ابزارها يا مدل‌ها، در گرو تعريف مناسب فرآیند و يا مديريت فرآیند است.

بر اين اساس مديريت فرآیندها را مي‌توان به موارد زير دسته‌بندي نمود و آن را تعريف كرد:

1- شناسايي فرآیندها (Identifying)

2- ترسيم فرآیندها (Mapping)

3- اندازه‌گيري فرآیندها (Measuring)

4- تحليل فرآیندها (Analyzing)

5- بهبود فرآیندها (Improving)

شناسايي فرآیندها، به معناي مشخص كردن فعاليت‌هاي عمده‌اي است كه در فرآیند وجود دارند. اساس شناسايي فرآیندها بر پايه‌ی مأموريت سازمان است. فصل‌هاي اول، دوم و سوم اين كتاب به اين موضوع پرداخته است. همچنين جهت مدل‌سازي فرآیندهاي سازمان پيوست الف، و براي تعيين فعاليت‌هاي موجود در فرآیند، پيوست ب ارائه شده است.

ترسيم فرآیندها، نمايش گرافيكي فرآیند است تا ارتباط، توالي و تعامل بين فعاليت‌هاي فرآیند نمايان گردد. فصل‌هاي چهارم و پنجم كتاب با استفاده از نرم‌افزار مايكرو سافت ويزيوو ايجاد يك نظام استاندارد ترسيمي، به اين موضوع اشاره دارد.

اندازه‌گيري يا كنترل فرآیند بر اساس معيارهایي است كه سازمان آن را مشخص مي‌نمايد كه در قالب مواردي چون؛ تعيين شاخص، تعيين حدود كنترل (روش‌هاي كنترل كيفيت آماري) و ... مي‌باشد. به دليل وجود منابع بسيار در اين زمينه (چه در كتب فارسي و چه در كتب لاتين) در اين كتاب به اين موضوع نپرداخته‌ايم.

در تحليل فرآیندها به دنبال بررسي نقاط ضعف و قدرت فرآیند هستيم. در تحليل فرآیند، مشكلات احتمالي آن مورد بررسي قرار مي‌گيرد و راه حل‌هاي مد نظر اعضاي تيم پس از تبادل نظر اعمال مي‌شود. به دليل اهميت اين موضوع، سه فصل از كتاب (فصل‌هاي ششم، هفتم و هشتم) به تحليل فرآیندها بر اساس نرم‌افزار پروسس مپس اختصاص يافته است.

در فاز بهبود نيز، ابزارهاي زيادي وجود دارند كه در اين زمينه خوانندگان مي‌توانند به كتاب‌هايي كه مباحثي نظير؛ شش سيگما، ابزارهاي كيفيت، مديريت كيفيت جامع، توليد ناب و ... را مطرح مي‌كنند، مراجعه نمايند.

شاهكار اين كتاب ارائه‌ی نرم‌افزار پروسس مپس مي‌باشد. اين نرم‌افزار، مديريت فرآیندها و يكپارچه سازي آن‌ها را در سازمان‌ها ساده و تسهيل مي‌نمايد. اين نرم‌افزار به فراخور اجرا در هر يك از فصول كاملاً تشريح شده است تا ابزار مناسبي را در اختيار سازمان قرار دهد كه نه تنها مفهوم مديريت فرآیندها را اجرا نمايند، بلكه اجراي هر يك از مدل‌ها و روش‌هاي مديريتي نيز تسهيل گردد.

امكاناتي نيز در نرم‌افزار وجود دارد كه هر گونه تغييري كه در روش‌ها و مدل‌ها ايجاد مي‌گردد را بتوان در فرآیندها اعمال نمود. به عنوان مثال؛ ويرايش جديد ايزو 9001، نمونه‌اي از اين موارد است. اين امكانات باعث مي‌شود سازمان هر نوع استاندارد يا دستورالعملي (كه بايد در سر تا سر سازمان رعايت شود) را در هر يك از فعاليت‌ها جاري نموده و تحليل نمايد.

فصل‌هاي اول تا هشتم كتاب برگرفته از كتاب مديريت فرآیندها است كه توسط چارلز جي كاب به رشته تحرير آمده است. نويسنده از اعضاي جامعه‌ی كيفيت آمريكا بوده و كتاب نيز توسط همان مؤسسه (2008) منتشر شده است. مترجمان با اضافه كردن منابع ديگري به اصل كتاب بر اساس تجربه‌هاي تدريس در دانشگاه و سازمان‌هاي مختلف و همچنين سوابق اجرايي خود سعي نموده‌اند تا كتاب را به گونه‌اي نگارش كنند تا قابل به كارگيري در هر نوع سازماني باشد.

"ترسيم و مديريت فرآیندها در يک سازمان، نيازي اساسي در جهت توسعه‌ی بينشي يكپارچه از چگونگي عملكرد کسب و کار به عنوان يك سيستم مي‌باشد و چارچوبي را براي بهبود مستمر فرآیندها فراهم مي‌آورد. ايجاد نمايي قدرتمند و يكپارچه از چگونگي عملكرد کسب و کار به صورت يک سيستم، باعث شكستن موانع سازماني و توسعه درجات بالاتري از هم‌افزايي ميان‌وظيفه‌اي در تمامي وجوه کسب و کار مي‌شود."

آقاي كاب (نويسنده كتاب)

فهرست:

عنوان

پیشگفتار

فصل اول – مقدمه

معرفی

نياز به مديريت فرآیندها در سازمان‌ها

نقش فن‌آوري اطلاعات

تکامل الزامات مديريت کيفيت

تاثير الزامات قانوني جديد

کنترل در مقابل انعطاف‌پذيري

کاربردهاي مختلف مديريت فرآیندهاي سازماني

تطابق اثربخش با استانداردهاي کيفيت

تطابق با الزامات قانوني جديد

مديريت ريسک

بهبود فرآیندهاي سازمان و مهندسي مجدد

ادغام سازمان‌ها و دست‌آوردهاي آن

فصل دوم - طراحي فرآیندهاي کسب و کار

راهنماي کلي طراحي فرآیند

دامنه فرآیند و مدل‌سازي آن

تعريف فرآیند و اهداف آن

مشکلات رايج در طراحي فرآیند

يک نمونه مطالعه‌ی موردي

پيش زمينه

برنامه‌ی اجرايي

آموخته‌ها

فصل سوم - درک مفاهيم مديريت فرآیندهاي سازمان

مدل‌سازي و تشريح فرآیند در سطح کلان

تجزيه عملياتي

کاربرد در سيستم‌هاي کسب و کار

تشريح سلسله مراتب فرآیند

ترسيم تفصيلي يک فرآیند خاص

مستندسازي جريان فرآیند

استفاده اثربخش از اطلاعات تکميلي

نمونه‌اي از ايجاد يک جريان فرآیند در سطح جزئيات

فصل چهارم - راهنماها و اصول قراردادي در ترسيم فرآیندهاي سازمان

طرح‌ريزي و آغاز مديريت فرآیند

اصول قراردادي در ترسيم فرآیندهاي سازمان

اصول قراردادي مربوط به مستندات

اصول قراردادي مربوط به صفحات

اصول قراردادي مربوط به نمادگذاري فرآیندها

فصل پنجم – به‌کارگيري مايکروسافت ويزيو و ابزار پروسس‌مپس

نگاهي کلي به مايکروسافت ويزيو

الگوهاي ترسيمي و شکلهاي موجود در ويزيو

استفاده از خطوط اتصال دهنده‌ براي وصل کردن شکل‌ها به هم

نگاهي کلي به ابزار پروسس‌مپس

چگونه ابزار پروسس‌مپس قابليتهاي ويزيو را گسترش مي‌دهد؟

به کارگيري ابزار پروسس‌مپس

کاوشگر فرآیند

گزارشات

الگوهاي نمايشي پروسس‌مپس

فصل ششم - مديريت منابع و سوابق

مديريت منابع

مديريت سوابق

نيازمندي‌هاي عمومي در مديريت سوابق

شناسايي نياز به سوابق اختصاصي

يکپارچه‌سازي مديريت سوابق و ترسيم فرآیندها

فصل هفتم - يکپارچه‌سازي مديريت و انتشار مستندات

کنترل مستندات

نيازمندي‌هاي عمومي در کنترل مستندات

کنترل مستندات در نقشه‌هاي فرآیند

سيستم‌هاي مديريت مستندات

نقش سيستم‌هاي مديريت مستندات

استفاده از يک سيستم مديريت مستندات در مديريت فرآیندهاي سازمان

انتشار نقشه‌هاي فرآیند در ويزيو

انتشار مستقيم فايل‌هاي ويزيو

انتشار فايل‌هاي ويزيو در فرمت HTML

فصل هشتم - پياده‌سازي ايزو 9001 و ديگر استانداردهاي کيفيتي

استانداردهاي کيفيتي و الزامات قانوني

مدل‌هاي ارزيابي

ايزو 9000

رويکردي فرآیندگرا در برآورده سازي ايزو 9001

فصل نهم - پياده‌سازي ساربانس اوکسلي و ديگر الزامات قانوني

پيش زمينه ساربانس اوکسلي

رويکرد يکپارچه مديريت تطابقات

مطالعه‌ی موردي - مجموعه آزمايشگاهي «آيدکس»

ضمائم

راهنماي اصول اوليه مدل‌سازي در متودولوژي IDEF0

جدول دسته‌بندی فرآیندها بر اساس APQC

راهنماي نصب نرم‌افزار

مدیریت فرایندهای سازمان

مطالب مشابه :

مدیریت فرایندهای سازمان

تفاوت یادگیری سازمانی و سازمان یادگیرنده

اهمیت زبان BPMN در مدلسازی فرایندهای سازمان

مروری بر کتاب "مدیریت فرآیندهای سازمان"

مروری بر تصمیم و فرآیندهای تصمیم‌گیری سازمانی

خود ارزیابی

روابط انسانی

مدیریت توانمندسازی و تحول سازمانی